全般

アクセス権で利用できるユーザーを制限したい

アクセス権を設定できるアプリケーションは、次のとおりです。

使用するアプリケーションを制限したい

使用しないアプリケーションを、アプリケーションメニューに表示しないようにできます。
システム管理者、ユーザーの両方から設定可能です。

  • システム管理者
    アプリケーションの使用は許可したまま、ユーザーが迷わないように、使用しないアプリケーションを非表示にしたい場合にご利用ください。
    詳細は、アプリケーションメニューの設定を参照してください。
  • ユーザー
    アプリケーションメニューの表示を、自分でカスタマイズしてすっきりさせたい場合にご利用ください。
    詳細は、アプリケーションメニューの見た目の変更を参照してください。

アプリケーションを表示しないようにする対応ではなく、アプリケーションの使用自体を制限したい場合は、システム設定で、使用する機能やユーザーを制限する運用をご検討ください。
まず、すべてのユーザーに対して、使用するアプリケーションを制限します。
詳細は、全ユーザーで使用するアプリケーションの設定を参照してください。
次に、各ユーザーに対して、利用を許可するアプリケーションを設定します。
詳細は、各ユーザーに許可するアプリケーションの設定を参照してください。

アプリケーションごとの使用量を確認したい

システム管理者は、ユーザーごとのメールの容量を確認できます。
また、メッセージ、掲示板、およびファイル管理に添付/保存されているファイルの容量を確認できます。
詳細は、次のページを参照してください。

ディスク使用量を削減したい

cybozu.com共通管理の「契約状況」に表示されるディスク使用量は、添付ファイル領域、監査ログ保存領域、およびデータベース領域を合計した値です。
ディスク使用量を減らすには、不要なメールや添付ファイルを削除してください。また、監査ログの保存期間を短くすることで、ディスク使用量が減ることがあります。

添付ファイル領域のデータ

添付ファイル領域に含まれるデータを削除すると、ディスク使用量が減ります。
イラスト:添付ファイル領域の推移を説明している

添付ファイル領域に含まれるデータは、次のアプリケーションに添付されたファイルです。

  • メモ
  • メッセージ
  • メール
    メールソースのデータを含みます。
  • スケジュール
  • 掲示板
  • ファイル管理
  • アドレス帳
  • ユーザー名簿
  • ワークフロー
  • 報告書
  • プロジェクト
  • カスタムアプリ

データベース領域のデータ

データベース領域のデータを削除しても、ディスク使用量は減りません。
データベース領域は、保存データに応じて自動的に拡張されます。一度拡張された領域は、保存データの有無にかかわらず減りません。
データを削除したデータベースの空き容量は、再利用されます。
イラスト:データベース領域の推移を説明している

データベース領域に含まれるデータは、次のとおりです。

  • 添付ファイル以外の入力データ
  • 設定情報

不要なデータを削除してディスク使用量を減らす

不要なメールや添付ファイルを削除すると、ディスク使用量が減ります。
データごと削除すると、再利用できるデータベース空き容量を確保できます。
ディスク容量を圧迫している可能性があるアプリケーションから、添付ファイルを含めてデータを一括削除してください。

監査ログのディスク使用量を減らす

不要なデータや添付ファイルを削除してもディスク使用量が多い場合は、監査ログの保存期間を短くすると、ディスク使用量が減ることがあります。
監査ログの保存期間の設定については、監査ログの保存期間を設定するを参照してください。

人事異動で組織情報を変更したい

サイボウズ Office クラウド版では、組織の事前設定を利用すると、事前に準備しておいて、日時を指定して、運用している環境に反映できます。
組織の事前設定機能は、マニュアルに記載の注意点および影響を必ず確認してから、利用するようにしてください。
注意点および影響については、次のページを参照してください。
組織変更や人事異動への対応
組織の変更や削除に伴う影響

Administratorやユーザーを非表示にしたい

Administratorやユーザーを非表示にするには、個人に許可するアプリケーションを制限する運用をご検討ください。
ただし、個人に許可するアプリケーションを制限しても、一部アプリケーションでは非表示にならない箇所もあります。その場合は、ユーザーの表示順を最後尾に設定する運用をご案内しています。
詳細は、よくあるご質問のAdministrator や停止中ユーザーを非表示にできますか?という記事を参照してください。

設定の初期値を知りたい

試用期間中に設定を変更したりして、導入直後の状態がわからなくなってしまった場合は、機能やアプリケーションの初期値一覧を参照してください。

印刷用画面があるアプリケーションを知りたい

印刷用画面があるアプリケーションは、次のとおりです。

アンケートをとりたい

スケジュール、メッセージ、および掲示板でアンケートをとることができます。
打ち合わせの前に、議題について意見を確認したり、交流会の参加希望日を投票で決めたりするときに便利です。
詳細は、次のページを参照してください。
予定のアンケート機能の使いかた
メッセージのアンケート機能の使いかた
掲示のアンケート機能の使いかた