全般
アクセス権で利用できるユーザーを制限したい
アクセス権を設定できるアプリケーションは、次のとおりです。
- スケジュール
設定方法は、スケジュールのアクセス権を参照してください。 - 掲示板
設定方法は、掲示板のアクセス権を参照してください。 - ファイル管理
設定方法は、ファイル管理のアクセス権を参照してください。 - 電話メモ
設定方法は、電話メモのアクセス権を参照してください。 - アドレス帳
アドレス帳は、ブック単位でアクセス権を設定します。設定方法は、ブックのアクセス権を参照してください。 - カスタムアプリ
フォルダにアクセス権を設定する方法は、カスタムアプリのフォルダのアクセス権を参照してください。
アプリ単位でアクセス権を設定する方法は、次のページを参照してください。
アプリとレコードのアクセス権
項目のアクセス権
ビューのアクセス権
絞込のアクセス権
ツールメニューのアクセス権
コメントのアクセス権
使用するアプリケーションを制限したい
使用しないアプリケーションを、アプリケーションメニューに表示しないようにできます。
システム管理者、ユーザーの両方から設定可能です。
- システム管理者
アプリケーションの使用は許可したまま、ユーザーが迷わないように、使用しないアプリケーションを非表示にしたい場合にご利用ください。
詳細は、アプリケーションメニューの設定を参照してください。 - ユーザー
アプリケーションメニューの表示を、自分でカスタマイズしてすっきりさせたい場合にご利用ください。
詳細は、アプリケーションメニューの見た目の変更を参照してください。
アプリケーションを表示しないようにする対応ではなく、アプリケーションの使用自体を制限したい場合は、システム設定で、使用する機能やユーザーを制限する運用をご検討ください。
まず、すべてのユーザーに対して、使用するアプリケーションを制限します。
詳細は、全ユーザーで使用するアプリケーションの設定を参照してください。
次に、各ユーザーに対して、利用を許可するアプリケーションを設定します。
詳細は、各ユーザーに許可するアプリケーションの設定を参照してください。
アプリケーションごとの使用量を確認したい
システム管理者は、ユーザーごとのメールの容量を確認できます。
また、ファイル管理に保存されているファイルの容量を確認できます。
詳細は、次のページを参照してください。
- メール
メールの利用状況を確認する方法を参照してください。 - ファイル管理
ファイル管理のデータ利用量を確認する方法を参照してください。
データを削減したい（データを一括で削除したい）
不要なデータを削除することで、容量を減らすことができます。
一括削除したデータは元に戻すことができません。
マニュアルに記載の注意事項を必ず確認し、削除する前に、手動でバックアップをとったり、データをCSVファイルに書き出しておくなど、バックアップ作業をしてから実施するようにしてください。
また継続サービスライセンスをご購入いただいている場合は、バックアップの場合を参照し、システムタスクを利用して、データをバックアップできます。
データを削除しても、データベースを最適化するまで容量は変わりません。データを削除したあとは、データベース最適化の場合を参照し、システムタスクを利用して、データベースの最適化を実施してください。
システム管理者とユーザー側で、一括削除できるデータが異なります。
システム管理者が一括削除できるデータは、次のとおりです。
- スケジュール
特定のユーザーの予定データを一括削除できます。
詳細は、予定を一括削除する方法を参照してください。 - メッセージ
操作方法は、更新されていないメッセージの一括削除を参照してください。 - 掲示板
更新が止まっている、不要な掲示を一括削除できます。
詳細は、更新されていない掲示を削除する方法を参照してください。 - ファイル管理
操作方法は、フォルダ内のファイルの一括削除を参照してください。 - アドレス帳
ブック内のアドレスデータを一括削除できます。
詳細は、ブック内のアドレスデータを一括削除する方法を参照してください。 - ワークフロー
申請フォームを指定して、申請データを一括削除できます。
操作方法は、システム管理者の操作を参照してください。 - 報告書
更新が止まっている、不要な報告書を一括削除できます。
詳細は、報告書を一括削除する方法を参照してください。
ユーザーが一括削除できるデータは、次のとおりです。
- メール
メールを完全に削除できます。操作方法は、ごみ箱機能を使用しているかどうかによって異なります。- ごみ箱を有効にしている場合：
操作方法は、ごみ箱から完全に削除する方法を参照してください。 - ごみ箱を無効にしている場合：
操作方法は、メールの削除（ごみ箱無効時）を参照してください。
- ごみ箱を有効にしている場合：
- カスタムアプリ
一覧画面に表示するレコードを、まとめて削除できます。
操作方法は、複数のレコードを一括削除する方法を参照してください。
設定の初期値を知りたい
試用期間中に設定を変更したりして、導入直後の状態がわからなくなってしまった場合は、機能やアプリケーションの初期値一覧を参照してください。
ログをとりたい
ユーザーの操作や、操作に伴うプログラムの動作を、ログとして保存できます。
サイボウズ Office 10をインストールした直後は、ログを「保存しない」設定です。
運用に応じて、ログを保存する期間とログを保存する操作を設定してください。
詳細は、ログを出力する操作の設定を参照してください。
印刷用画面があるアプリケーションを知りたい
印刷用画面があるアプリケーションは、次のとおりです。
- メール
操作方法は、メールの印刷を参照してください。 - スケジュール
スケジュールで印刷できる画面は、次のとおりです。 - タイムカード
ユーザーは、自分で自分のタイムカードを印刷できます。
操作方法は、自分のタイムカードの印刷を参照してください。
システム管理者は、特定のユーザーのタイムカードを印刷できます。
操作方法は、タイムカードの印刷を参照してください。 - ワークフロー
ユーザーは、閲覧できるデータであれば、申請を印刷できます。
操作方法は、申請の印刷を参照してください。
ワークフローの運用管理者は、管理権限のあるカテゴリーの申請データを印刷できます。
操作方法は、管理者による申請の印刷を参照してください。 - カスタムアプリ
カスタムアプリで印刷できる画面は、次のとおりです。
アンケートをとりたい
スケジュールやメッセージでアンケートをとることができます。
打ち合わせの前に、議題について意見を確認したり、交流会の参加希望日を投票で決めたりするときに便利です。
詳細は、次のページを参照してください。
予定のアンケート機能の使いかた
メッセージのアンケート機能の使いかた