メールの総サイズとは、1ユーザーの全メールアカウントに保存されているメールの総サイズです。
メールの総サイズを設定することで、サイボウズ Office 10のデータが肥大化するのを防ぐことができます。

システム管理者は、ユーザーがサイボウズ Office 10のメールアプリケーションに保存しているメールの容量を一覧で確認できます。
メールの総サイズが制限値を超えそうなユーザーに不要なメールを削除するように連絡したり、ユーザーごとに保存できる総メールサイズの制限値を変更したりできます。

1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。

2. [システム設定]をクリックします。

   

   システム管理用パスワードを設定している場合は、パスワードを入力し、[OK]をクリックします。

3. [+]詳細設定を開くをクリックします。

4. 「運用管理」セクションの 利用状況をクリックします。

5. メールをクリックします。

6. 組織のドロップダウンリストから、目的の組織を選択し、メールの利用状況を確認します。

   確認できる項目は、次のとおりです。

   • 現在の総メールサイズ
     ユーザーごとに、サイボウズ Office 10のメールアプリケーションに保存されている総メールサイズが表示されます。
     保存しているメールの総サイズが1MBに満たなくても、「1MB」と表示されます。
   • 総メールサイズの上限値
     システム管理者が「サイズ制限（メール）」画面の「メールの総サイズ」セクションで設定している制限値が表示されます。
     「サイズ制限（メール）」画面は、 メールのサイズを制限するをクリックすると、表示できます。
   • 利用率（％）
     ユーザーごとに保存されているメールの総サイズが、設定している上限値の何パーセントかが表示されます。
     メールの総サイズの上限値が無制限に設定されている場合は、「-」が表示されます。
     利用率が90％以上の場合は、背景と文字色が赤色で表示されます。
   

7. 総メールサイズの上限値を調整する場合は、 メールのサイズを制限するをクリックし、サイズを変更します。

   

サイボウズ Office 10の利用ユーザー全員に対して、メールの総サイズの制限値を設定します。
初期値は、無制限に設定されています。

1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。

2. [システム設定]をクリックします。

   

   システム管理用パスワードを設定している場合は、パスワードを入力し、[OK]をクリックします。

3. [+]詳細設定を開くをクリックします。

4. 「カスタマイズ」セクションの サイズ制限をクリックします。

5. メールをクリックします。

6. 「全員」の 編集するをクリックします。

   

7. ドロップダウンリストから制限値を選択し、反映するをクリックします。

   

   （直接入力）を選択した場合は、半角で整数を入力してください。

全員に対する制限値とは別に、特定のユーザーに対して制限値を設定できます。
ユーザー単位の制限値は、全員の制限値より優先されます。
全員の制限値を1000MBに設定し、派遣社員の制限値には500MBを設定する、といった運用が可能です。

1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。

2. [システム設定]をクリックします。

   

   システム管理用パスワードを設定している場合は、パスワードを入力し、[OK]をクリックします。

3. [+]詳細設定を開くをクリックします。

4. 「カスタマイズ」セクションの サイズ制限をクリックします。

5. メールをクリックします。

6. 制限値を設定するユーザーを選択し、追加をクリックします。

   

7. 制限値を設定するユーザーの 編集するをクリックします。

   

8. ドロップダウンリストから制限値を選択し、反映するをクリックします。

   

   （直接入力）を選択した場合は、半角で整数を入力してください。

1ユーザーが保存できるメールの総サイズが制限値を超えると、ユーザーはメールを送受信できません。
制限値を超えた状態で、メールを送受信しようとすると、ユーザーのメール画面に次のメッセージが表示されます。

• 制限値を超えた状態で、メールを送信しようとした場合
• 制限値を超えた状態で、メールを受信しようとした場合
• 運用の途中で制限値が変更され、ごみ箱に制限値を超過したメールが保存されている場合

ユーザーから相談を受けた場合は、次のどちらかの方法で対処してください。

詳細は、メールの総サイズの設定を参照してください。

• メールを送信できない場合
  ユーザーに制限値内におさまるよう、受信メールや送信済みメールの削除を依頼します。
• メールを受信できない場合
  ユーザーに、次のどちらかの操作を依頼します。
  • 受信できなかったメールを他のメールソフトで受信します。
  • 受信できなかったメールをサーバーから削除します。
    詳細は、サイズ制限を超えたメールを受信するとを参照してください。

ユーザー単位で設定したメールの総サイズの制限値を削除します。全員の制限値は削除できません。

1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。

2. [システム設定]をクリックします。

   

   システム管理用パスワードを設定している場合は、パスワードを入力し、[OK]をクリックします。

3. [+]詳細設定を開くをクリックします。

4. 「カスタマイズ」セクションの サイズ制限をクリックします。

5. メールをクリックします。

6. 制限値を削除するユーザーの 削除するをクリックします。

   

メールの総サイズの制限値の設定をCSVファイルから読み込んだり、CSVファイルに書き出したりできます。

CSVファイルからデータを読み込み、メールの総サイズの制限値を設定します。
「全員」の制限値は読み込めません。CSVファイルのデータと、サイボウズ Office 10上のユーザーIDが一致する場合に、ユーザー単位の制限値を設定できます。

1. 読み込み可能なレコード数の上限など、CSVファイルを読み込む際の注意点を確認します。

   詳細は、CSVファイル読み込み時の注意点を参照してください。

2. CSVファイルから読み込める項目を確認します。

   CSVファイルで管理できる項目については、メールの総サイズのCSVフォーマットを参照してください。

3. メールの総サイズの制限値のデータをCSVファイルで準備します。

   次のどちらかの方法で、CSVファイルを準備します。

   • Excelなどを使って、CSVファイルを作成する。
     CSVファイルを準備する際には、CSVファイル作成時の注意点を確認してください。
   • サイボウズ Office 10から書き出したCSVファイルを編集する。
     CSVファイルに書き出す方法を参照して、データをCSVファイルに書き出してください。

4. 準備したファイルを保存します。

   ファイルの種類に「CSV（カンマ区切り）（*.csv）」を選択します。

5. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。

6. [システム設定]をクリックします。

   

   システム管理用パスワードを設定している場合は、パスワードを入力し、[OK]をクリックします。

7. [+]詳細設定を開くをクリックします。

8. 「カスタマイズ」セクションの サイズ制限をクリックします。

9. メールをクリックします。

10. CSVファイルから読み込むをクリックします。

11. 手順4で保存したファイルを選択します。

12. CSVファイルの文字コードをドロップダウンリストから選択します。

    選択できる文字コードは、次のとおりです。

    • 自動判定
      システムが、読み込むファイルの文字コードを自動的に判別します。
      文字コードの種類が不明な場合は、「自動判定」を選択します。
    • シフトJIS
    • UTF-8
    

13. 読み込むファイルと文字コードが設定されていることを確認し、次に、ファイルの中身を確認するをクリックします。

14. CSVファイルの1行目に項目名を入力している場合は、「先頭行を項目名として無視する」のチェックボックスを選択します。

15. プレビューで、読み込むデータを確認し、読み込むをクリックします。

    プレビューには、ファイルの先頭から5行分のデータが表示されます。

メールの総サイズの制限値データをCSVファイルに書き出します。バックアップデータとして保管できます。
「全員」の制限値は書き出されません。

1. CSVファイルに書き出せる項目を確認します。

   CSVファイルで管理できる項目については、メールの総サイズのCSVフォーマットを参照してください。

2. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。

3. [システム設定]をクリックします。

   

   システム管理用パスワードを設定している場合は、パスワードを入力し、[OK]をクリックします。

4. [+]詳細設定を開くをクリックします。

5. 「カスタマイズ」セクションの サイズ制限をクリックします。

6. メールをクリックします。

7. CSVファイルへ書き出すをクリックします。

8. CSVファイルの1行目に項目名を書き出す場合は、「先頭行に項目名を書き出す」のチェックボックスを選択します。

9. CSVファイルの文字コードを、ドロップダウンリストから選択します。

   選択できる文字コードは、次のとおりです。

   • シフトJIS
   • UTF-8（BOMなし）
   • UTF-8（BOMあり）
   

10. 項目名を書き出すかどうかと文字コードが設定されていること確認し、次に、書き出す内容を確認するをクリックします。

11. ファイルの中身をプレビューで確認して、書き出すをクリックします。

12. Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。