メールをテキストファイルまたはMbox形式で書き出す方法は、次のページを参照してください。
テキストファイルへのメールの出力
Mbox形式でのメールデータの管理
HTMLメールはダウンロードできます。詳細は、HTMLファイルをダウンロードする方法を参照してください。
メールソースを表示したり、添付されたemlファイルを表示したりする操作については、次のページを参照してください。
メールソースの表示
emlファイルが添付されたメールを受信すると
メールのデータ量の削減が目的でメールを書き出す場合は、メールデータの退避を実施します。
詳細は、メールデータの退避を参照してください。

迷惑メールの振り分けには、システム管理者が一括で設定する方法と、ユーザーが個人でカスタマイズする方法があります。

• システム管理者
  システム管理者が一括で設定する方法は、迷惑メールの振り分け条件の初期値を参照してください。
• ユーザー
  システム管理者が設定した迷惑メールの設定を自分用に変更できます。詳細は、迷惑メールの振り分け条件を変更する方法を参照してください。
  メールの振り分けを、ユーザーが自分で一から設定する方法は、メールの振り分け保存を参照してください。

Gmailのメールサーバーとメールアカウントの情報を登録することで送受信できるようになります。
詳細は、よくあるご質問のGmailのアカウントを使って、メールを送受信できますか？という記事を参照してください。

メールアカウントの設定画面で、メールデータを受信メールサーバーに残す設定を有効にしている場合は、サイボウズ Officeの「メール」とほかのメールクライアントソフトの両方で、メールを受け取ることができます。
メールアカウントを登録する手順13で案内しています。
ただし、システム管理者が、受信メールサーバーにメールを残す設定を、ユーザーに許可している場合に限ります。
設定方法は、ユーザーに許可するメールの操作を参照してください。

個人設定で、メールの署名を設定できます。署名は複数設定可能です。
署名を設定しておくと、「メールの送信」画面に「署名」欄が表示されます。
詳細は、署名の設定を参照してください。

あらかじめ、メールに定型文を挿入しておいたり、特定の宛先を選択しておいたり、書式編集を選択した状態にしておいたりしたい場合は、メールの下書き機能を利用して、ひな型の代用とする運用をご検討ください。
詳細は、メールの下書きを参照してください。