メールアカウントの設定について説明します。

メールサーバーへアクセスするためのアカウントとパスワードを、ユーザーごとに設定します。
メールアカウントは、1ユーザーに複数登録できます。

1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。

2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
   

3. [+]詳細設定を開くをクリックします。

4. 「各アプリケーション」セクションの メールをクリックします。

5. メールアカウントの登録をクリックします。

6. ユーザーが所属する組織をドロップダウンリストから選択します。

   

7. ユーザーの 設定するをクリックします。

8. 追加するをクリックします。

9. 使用するメールサーバーを選択します。

   詳細をクリックすると、メールサーバーの設定内容を確認できます。
   

10. 「E-mail」セクションに、メールアドレスを入力します。

    

11. アカウント名を入力します。

    手順9でExchange Onlineを選択している場合にだけ、この項目が表示されます。
    

12. 受信メールサーバー（POP3）のアカウントとパスワードを入力します。

    手順9でGmailまたはExchange Onlineを選択した場合、この項目は表示されません。
    

13. 必要に応じて、送信メールサーバー（SMTP）のアカウントとパスワードを入力します。

    手順9でGmailまたはExchange Onlineを選択した場合、この項目は表示されません。
    送信メールサーバーの設定で、認証方法に「認証に使用するユーザー名とパスワードを個別に設定する」を選択している場合のみ表示されます。
    【メールアカウントの設定画面】
    
    【メールサーバーの設定画面】
    

14. 受信メールをメールサーバーに残すかどうかを設定します。

    メールをサーバーに残す設定にする場合は、期限を設定します。
    期限の初期値は14日後にサーバーから削除される設定です。期限の入力欄には、1～100までの整数値を半角で入力してください。
    
    • 受信メールをサーバーに残すと
      メールの受信後もメールサーバーにデータが残るため、サイボウズ Office以外のメールソフトで同じメールを再度受信できます。
      ただし、メールサーバーにデータが蓄積されるため、メール受信に時間がかかったり、メールサーバーの容量に問題が発生したりする可能性があります。
      メールサーバーにメールを残す場合は、定期的にメールサーバーからデータを削除する必要があります。

15. メールアカウントの使用を許可するかどうかを設定します。

    登録後、すぐにメールアカウントの使用を許可しない場合は、「メールアカウントの使用を停止する」を選択します。
    
    使用状況は、「メールアカウントの設定」画面に表示されます。
    

16. 設定内容を確認し、追加するをクリックします。

    追加したメールアドレスは、一覧の末尾に表示されます。
    メールアドレスの表示順を変更する場合は、「メールアカウントの設定」の設定画面で、 順番変更するをクリックします。

メールアカウントの情報を変更する手順を説明します。

1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。

2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
   

3. [+]詳細設定を開くをクリックします。

4. 「各アプリケーション」セクションの メールをクリックします。

5. メールアカウントの登録をクリックします。

6. ユーザーが所属する組織をドロップダウンリストから選択します。

7. ユーザーの 設定するをクリックします。

8. メールアカウントの 変更するをクリックします。

9. 必要な項目を変更し、変更するをクリックします。

   設定項目の詳細は、メールアカウントを登録する方法を参照してください。

ユーザーごとにメールアカウントを削除します。
メールアカウントを削除しても、ユーザーは、削除する前に送受信したメールを、メール一覧から閲覧できます。

1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。

2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
   

3. [+]詳細設定を開くをクリックします。

4. 「各アプリケーション」セクションの メールをクリックします。

5. メールアカウントの登録をクリックします。

6. ユーザーが所属する組織をドロップダウンリストから選択します。

7. ユーザーの 設定するをクリックします。

8. メールアカウントの 削除するをクリックします。

9. 確認画面で、削除するをクリックします。

メールアカウントデータをCSVファイルから読み込んだり、CSVファイルに書き出したりできます。

CSVファイルからデータを読み込み、メールアカウントとして設定します。

1. 読み込み可能なレコード数の上限など、CSVファイルを読み込む際の注意点を確認します。

   詳細は、CSVファイル読み込み時の注意点を参照してください。

2. CSVファイルから読み込める項目を確認します。

   CSVファイルで管理できる項目については、メールアカウントのCSVフォーマットを参照してください。

3. 次のどちらかの方法で、メールアカウントデータのCSVファイルを準備します。

   • Excelなどを使って、CSVファイルを作成する。
     CSVファイルを準備する際には、CSVファイル作成時の注意点を確認してください。
   • サイボウズ Officeから書き出したCSVファイルを編集する。
     CSVファイルに書き出す方法を参照して、メールアカウントのデータをCSVファイルに書き出してください。

4. 準備したファイルを「CSV（カンマ区切り）（*.csv）」の形式で保存します。

5. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。

6. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
   

7. [+]詳細設定を開くをクリックします。

8. 「各アプリケーション」セクションの メールをクリックします。

9. メールアカウントの登録をクリックします。

10. CSVファイルから読み込むをクリックします。

11. 手順4で保存したファイルを選択します。

12. CSVファイルの文字コードをドロップダウンリストから選択します。

    選択できる文字コードは、次のとおりです。

    • 自動判定
      システムが、読み込むファイルの文字コードを自動的に判別します。
      文字コードの種類が不明な場合は、「自動判定」を選択します。
    • シフトJIS
    • UTF-8
    

13. 読み込むファイルと文字コードが設定されていることを確認し次に、ファイルの中身を確認するをクリックします。

14. CSVファイルの1行目に項目名を入力している場合は、「先頭行を項目名として無視する」のチェックボックスを選択します。

15. プレビューで、読み込むデータを確認し、読み込むをクリックします。

    プレビューには、ファイルの先頭から5行分のデータが表示されます。

メールアカウントデータをCSVファイルに書き出します。バックアップデータとして保管できます。

1. CSVファイルに書き出せる項目を確認します。

   CSVファイルで管理できる項目については、メールアカウントのCSVフォーマットを参照してください。

2. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。

3. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
   

4. [+]詳細設定を開くをクリックします。

5. 「各アプリケーション」セクションの メールをクリックします。

6. メールアカウントの登録をクリックします。

7. CSVファイルへの書き出しをクリックします。

8. CSVファイルの1行目に項目名を書き出す場合は、「先頭行に項目名を書き出す」のチェックボックスを選択します。

9. CSVファイルの文字コードを、ドロップダウンリストから選択します。

   選択できる文字コードは、次のとおりです。

   • シフトJIS
   • UTF-8（BOMなし）
   • UTF-8（BOMあり）
   

10. 項目名を書き出すかどうかと文字コードが設定されていること確認し、次に、書き出す内容を確認するをクリックします。

11. ファイルの中身をプレビューで確認して、書き出すをクリックします。

12. Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。