申請 / 決裁番号の設定

申請データに付与する番号を設定します。
申請データに付与する番号は、申請番号と決裁番号の2種類から選択できます。両方の番号を付与することもできます。
  • 申請番号
    ユーザーが提出した申請データに付与する番号です。提出した順に連番が付与されます。
  • 決裁番号
    最終承認者が承認(決裁)した申請データに付与する番号です。最終承認された順に連番が付与されます。
番号が付与された申請データの画像
申請フォームごとに、番号の形式や書式を設定し、申請データに固有の番号を付与できます。
また、申請データの検索や、年度ごとのデータのとりまとめなどに番号を利用できます。
補足
  • 連番が付与された申請データを削除すると、その申請データに付与されていた申請番号や決裁番号は欠番になります。番号は繰り上がりません。
  • 申請番号および決裁番号の最大値は、2,147,483,647です。最大値を超えた場合、最終申請番号や最終決裁番号には「0」が設定され、1からの連番になります。
操作手順:
  1. ヘッダーの歯車の形をした管理者メニューアイコンをクリックします。
  2. [システム設定]をクリックします。
  3. 「各アプリケーションの管理」タブを選択します。
  4. [ワークフロー]をクリックします。
  5. [申請フォームの一覧]をクリックします。
  6. 「申請フォームの一覧」画面で、カテゴリーを選択し、申請番号や決裁番号を設定する申請フォームの申請フォーム名をクリックします。
  7. 「申請フォームの詳細」画面で、「申請フォーム情報」の[申請/決裁番号を設定する]をクリックします。
    申請/決裁番号を設定する操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  8. 「申請/決裁番号の設定」画面の「申請番号形式」項目で、次のいずれかを選択します。
    • 全申請フォームで共通の申請番号を使用する:
      申請フォームにかかわらず、ユーザーが申請データを提出した順に連番を付与します。
    • 申請フォームごとの申請番号を使用する:
      申請フォームごとに、ユーザーが申請データを提出した順に連番を付与します。
    • 申請番号を使用しない
    申請番号形式を選択している画像
  9. 「申請番号書式」項目を入力します。
    「申請フォームごとの申請番号を使用する」を選択した場合に設定します。
    空欄の場合は「%SN%」が適用されます。詳細は、申請 / 決裁番号の書式を参照してください。
    「全申請フォームで共通の申請番号を使用する」を選択した場合、書式は適用されません。
    申請番号書式を設定している画像
  10. 「決裁番号形式」項目で、次のいずれかを選択します。
    • 申請フォームごとの決裁番号を使用する:
      申請フォームごとに、最終承認者が申請データを承認した順に連番を付与します。
    • 決裁番号を使用しない
    決裁番号形式を選択している画像
  11. 「決裁番号書式」項目を入力します。
    「申請フォームごとの決裁番号を使用する」を選択した場合に設定します。
    空欄の場合は「%AN%」が適用されます。詳細は、申請 / 決裁番号の書式を参照してください。
    決裁番号書式を設定している画像
  12. 設定内容を確認し、[設定する]をクリックします。

申請 / 決裁番号の書式

キーワードを使用して、申請番号や決裁番号の書式を設定します。キーワードは半角で入力します。
記号や文字列を設定する場合は、キーワードの前後に入力します。
キーワード 説明
%SN% 申請番号の連番を設定します。 「A-%SN%」を設定した場合:
A-1、A-2、A-3…
%AN% 決裁番号の連番を設定します。 「B-%AN%」を設定した場合:
B-1、B-2、B-3…
%YYYY% 西暦を4桁で設定します。 「%YYYY%-%SN%」を設定した場合:
2019-1、2019-2、2019-3…
%YY% 西暦を下2桁で設定します。 「%YY%-%SN%」を設定した場合:
19-1、19-2、19-3…
%MM% 月を設定します。 「%YY%-%MM%-%SN%」を設定した場合:
19-10-1、19-10-2、19-10-3…
%DD% 日を設定します。 「%YY%%MM%%DD%-%SN%」を設定した場合:
191015-1、191015-2、191015-3…
補足
  • 一般設定で「申請/決裁番号の年次切替」を設定している場合、「%YYYY%」および「%YY%」に年度が設定されます。
    詳細は、申請 / 決裁番号の年次切替を設定する方法を参照してください。
  • 日付に関するキーワード(%YYYY%、%YY%、%MM%、および%DD%)には、ローカライズの一般設定で「ロケールの初期値」項目に設定しているタイムゾーンが適用されます。
  • 運用の途中で書式を変更する場合、変更後に付与された申請データの番号に、変更後の書式が適用されます。
申請番号や決裁番号に桁数を指定する場合
申請番号や決裁番号に桁数を指定する場合は、書式に指定したい桁数の分だけ「0」を並べます。10桁まで指定できます。
申請番号に桁数を指定する場合を例に説明します。
桁数 書式 画面表示
指定しない %SN% 1
1桁 %0SN% 1
2桁 %00SN% 01
3桁 %000SN% 001
補足
  • 番号が指定した桁数よりも繰り上がった場合、指定した桁数を超えて表示されます。
    たとえば、書式で4桁を指定していても、番号が6桁の場合は、そのまま6桁の番号になります。
  • 「%F00SN%」や「%00SN00%」などの不正な桁数や、10桁よりも大きい桁数が指定された場合、エラーは表示されず、指定した文字列がそのまま画面に表示されます。
申請番号と決裁番号の両方を設定する場合
ユーザーが申請データを提出した時点では、申請番号のみ付与されます。申請データが最終承認されると、申請番号のあとに続けて、決裁番号が付与されます。
申請番号と決裁番号の区切り位置を説明した画像

a) :申請番号

b) :決裁番号

決裁番号書式に記号や文字列を設定することで、申請番号と決裁番号を区別できます。
  • 番号を記号で区切る方法
    申請番号と決裁番号を記号で区切った画像
    この場合の書式の設定は、次のとおりです。
    申請番号書式:%YY%%SN%
    決裁番号書式:-(%YY%%MM%%AN%)
  • 番号を文字列で区切る方法
    申請番号と決裁番号を文字列で区切った画像
    この場合の書式の設定は、次のとおりです。
    申請番号書式:%YY%%SN%
    決裁番号書式:決裁済(%YY%%MM%%AN%)

申請番号を初期化する

申請番号を「申請フォームごとの申請番号を使用する」に設定している場合、申請番号を初期化できます。
初期化する際、申請番号の初期値を指定できます。
注意
  • 初期化した申請番号は元に戻せません。
補足
  • 申請番号を「全申請フォームで共通の申請番号を使用する」に設定している場合は、申請番号を初期化できません。
  • 年度ごとに申請番号を初期化する場合は、一般設定で申請 / 決裁番号の年次切替を設定すると便利です。指定した日時に、自動的に最終申請番号に「0」が設定され、1からの連番になります。
操作手順:
  1. へッダーの歯車の形をした管理者メニューアイコンをクリックします。
  2. [システム設定]をクリックします。
  3. 「各アプリケーションの管理」タブを選択します。
  4. [ワークフロー]をクリックします。
  5. [申請フォームの一覧]をクリックします。
  6. 「申請フォームの一覧」画面で、カテゴリーを選択し、申請番号を初期化する申請フォームの申請フォーム名をクリックします。
  7. 「申請フォームの詳細」画面の「申請フォーム情報」で、「最終申請番号」項目の[初期化する]をクリックします。
    初期化するボタンが赤枠で囲まれた画像
  8. 「申請番号の初期化- Step 1/2」画面で、新しい申請番号の初期値を入力し、[初期化する]をクリックします。
    初期化後に付与される最初の申請番号は、ここで設定した初期値に1を足した値になります。
    たとえば、新しい申請番号を「100」とした場合、初期化してから最初に提出された申請データの申請番号は「101」になります。
    申請番号の初期化画面
  9. 「申請番号の初期化- Step 2/2」画面で、[はい]をクリックします。

決裁番号を初期化する

決裁番号を初期化します。
初期化する際、決裁番号の初期値を指定できます。
注意
  • 初期化した決裁番号は元に戻せません。
補足
  • 年度ごとに決裁番号を初期化する場合は、一般設定で申請 / 決裁番号の年次切替を設定すると便利です。指定した日時に、自動的に最終決裁番号に「0」が設定され、1からの連番になります。
操作手順:
  1. へッダーの歯車の形をした管理者メニューアイコンをクリックします。
  2. [システム設定]をクリックします。
  3. 「各アプリケーションの管理」タブを選択します。
  4. [ワークフロー]をクリックします。
  5. [申請フォームの一覧]をクリックします。
  6. 「申請フォームの一覧」画面で、カテゴリーを選択し、決裁番号を初期化する申請フォームの申請フォーム名をクリックします。
  7. 「申請フォームの詳細」画面の「申請フォーム情報」で、「最終決裁番号」項目の[初期化する]をクリックします。
    初期化するボタンが赤枠で囲まれた画像
  8. 「決裁番号の初期化- Step 1/2」画面で、新しい決裁番号の初期値を入力し、[初期化する]をクリックします。
    初期化後に付与される最初の決裁番号は、ここで設定した初期値に1を足した値になります。
    たとえば、新しい決裁番号を「100」とした場合、初期化してから最初に最終承認された申請データの決裁番号は「101」になります。
    決裁番号の初期化画面
  9. 「決裁番号の初期化- Step 2/2」画面で、[はい]をクリックします。