メールの自動転送

メールの自動転送について説明します。
個人設定で、メールの自動転送を設定しておくと、ひとつひとつのメールを手動で転送する手間が省けます。
たとえば、複数の担当者で取引先の対応をしている場合、取引先からのメールを自動転送しておくことで、複数の担当者で共有できます。

自動転送メールの内容

宛先には、自動転送設定で指定したすべての転送先が表示されます。
標題には「Fwd:」が付きます。
本文には「----- Original Message -----」と、転送元のメール内容が表示されます。
自動転送された受信メールには、転送済みのアイコンが表示されます。自動転送されたメールは送信箱に保存され、メールの送受信履歴にも追加されます。

自動転送設定を追加する

自動転送設定を追加します。
自動転送設定は、20件まで追加できます。

ヘッダー右側の[ユーザー名]をクリックします。
[個人設定]をクリックします。
「各アプリケーション」セクションのメールをクリックします。
自動転送の設定をクリックします。
追加するをクリックします。
転送設定名を入力します。
転送設定名は必ず入力してください。
転送条件の組み合わせ方法を選択します。
初期値は「すべての条件を満たす」です。条件の組み合わせ方法は、次のとおりです。
- 次のすべての条件を満たす
  設定した条件項目をAND検索します。指定したすべての条件を満たすデータを絞り込む場合に選択します。
- 次のいずれかの条件を満たす
  設定した条件項目をOR検索します。どれかの条件を満たすデータを絞り込む場合に選択します。
転送条件を設定します。
設定項目は、次のとおりです。
- 条件の対象となる項目：
  「標題」、「差出人」、「宛先」、または「CC」のいずれかを選択します。
- 対象を絞り込むための文字列：
  100文字まで入力できます。
  「差出人」、「宛先」、または「CC」を対象となる項目として選択した場合は、「差出人」、「宛先」、または「CC」に含まれる名称やメールアドレスを指定してください。
- 対象を絞り込むための演算子：
  「を含む」、「を含まない」、「と同じ」、「と異なる」、または「で始まる」のいずれかを選択します。初期値は「を含む」です。
  
  条件を増やすをクリックすると、転送条件の入力欄を追加します。1,000件まで追加できます。
  転送条件の入力欄横の削除をクリックすると、該当の転送条件を削除します。
  条件をすべて削除するをクリックすると、すべての転送条件を削除します。
転送先を設定します。
- 転送先を追加する
  メールアドレスを直接入力することもできます。
  右側の選択欄で、通知先に設定する、メールアドレスまたはユーザーを選択し、追加をクリックします。メールアドレスが設定されていないユーザーは、候補として表示されません。
  転送先の順番は、転送先のリストに追加した順に表示されます。
  ただし、メールアドレスを直接入力した場合はユーザー選択より下に並び替えられます。
  順番を手動で並び替えることはできません。
- 転送先を削除する
  左側の一覧で、メールアドレスまたはユーザーを選択し、リストから削除をクリックします。
設定内容を確認し、追加するをクリックします。

補足

転送先の設定で、ユーザーを指定していた場合、自動転送を設定したあとにユーザー情報のメールアドレスが削除されると、メールの転送先から除外されます。
複数の自動転送設定の条件に合致する場合、各設定のすべての転送先にメールが転送されます。
ただし、転送先が重複する場合は、転送されるメールは1通です。
例：
- 複数の転送条件に合致するメール：
  標題がテスト、差出人がCさん
- 自動転送条件1：
  標題がテストを含む、転送先はAさんとBさん
- 自動転送条件2：
  差出人がCさんと同じ、転送先はAさんとDさん
- 自動転送の結果：
  Aさん、Bさん、Dさんに転送されます。Aさんに2通メールが転送されることはありません。