ファイル管理のアクセス権

ファイル管理に保存するデータの中には、決算報告書や個人情報を含むファイルなど、扱いに注意が必要なファイルが含まれる場合があります。
そのような場合に、セキュリティを強化したいフォルダにアクセス権を設定すると、フォルダ内のファイル操作を制限できます。
フォルダを作成した直後は、すべてのユーザーにすべての操作が許可されています。
アクセス権は、すべてのフォルダに設定できます。
ただし、サブフォルダのアクセス権は、親フォルダのアクセス権が自動的に適用されます。サブフォルダ単位でアクセス権を設定することはできません。
アクセス権を設定したフォルダは、削除や移動ができません。

ルートフォルダにアクセス権を設定する

ルートフォルダにアクセス権を設定しておくと、ルートフォルダの直下に、ファイルを追加できるユーザーを、限定できます。
ルートフォルダのアクセス権が適用されるのは、ルートフォルダの直下に追加されたファイルだけです。
組織フォルダやユーザーが任意に追加したフォルダに、ルートフォルダのアクセス権は適用されません。

スクリーンショット：ルートフォルダのアクセス権のイメージ

ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
[サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
[+]詳細設定を開くをクリックします。
「各アプリケーション」セクションのファイル管理をクリックします。
フォルダの設定をクリックします。
（ルートフォルダ）のアクセス権を変更するをクリックします。
[全員]のアクセス権を設定します。
[全員]をアクセス権の対象から削除することはできません。
[全員]に対するアクセス権を、「閲覧のみ」、または「閲覧・変更・追加・削除が可能」のどちらかに設定します。
[全員]の初期値は「閲覧・変更・追加・削除が可能」です。
必要に応じて、[全員]以外の組織やユーザーにアクセス権を設定します。
設定内容を確認し、設定するをクリックします。
「フォルダの設定」画面で、（ルートフォルダ）のアクセス制限欄に「制限あり」と表示されていれば、ルートフォルダに対するアクセス権の設定は完了です。

組織フォルダや任意のフォルダにアクセス権を設定する

次のようなアクセス権を設定する場合を例に説明します。
例：
人事に関するファイルの操作を制限する場合

ファイルの保存先：「人事部」フォルダ
想定するファイルの操作範囲：
- 人事部に所属するユーザーのみ、閲覧を許可する。
- ファイルの更新や削除は、人事部の特定のユーザー（直木さん）のみ許可する。

ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
[サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
[+]詳細設定を開くをクリックします。
「各アプリケーション」セクションのファイル管理をクリックします。
フォルダの設定をクリックします。
「人事部」のアクセス権を変更するをクリックします。
[全員]を選択し、削除をクリックします。
これで、全ユーザーの閲覧が禁止になりました。
選択肢の詳細は、アクセス権で許可できる操作を参照してください。
画面右側のドロップダウンリストから「人事部」を選択し、追加をクリックします。
[人事部]の設定欄で、「閲覧のみ」を選択します。
これで、「人事部」に所属するユーザーのみ、「人事部」フォルダのファイルの閲覧が可能になります。
画面右側のドロップダウンリストから人事部の特定のユーザー（直木さん）を選択し、追加をクリックします。
特定のユーザー（直木さん）の設定欄で、「閲覧・変更・追加・削除が可能」を選択します。
これで、直木さんは、「人事部」フォルダのファイルに対し、閲覧、変更、追加、削除が可能になります。
正しく権限が設定されていることを確認し、設定するをクリックします。