创建报告并发送。
在“多功能报告”页面,点击[创建报告]。
在“报告的创建(报告样式的选择)”页面,选择类别,再选择报告样式。
点击“(根目录)”则显示最近选择过的样式。
最近选择过的报告样式至多显示5份。
最近选择过的报告样式如果被删除或者设为无效,则从此列表中删除。
在“报告的创建(内容的输入)”页面,输入必要的项目。
点击 或者[说明]则显示项目的说明。
若需设置对方参加者,可以采用以下任意一种方法。
输入参加者
在输入栏内输入参加者的名字以及公司名称等,点击[←输入]。
从共享通讯录中选择
点击[搜索共享通讯录]。
检索通讯录,选择参加者,然后点击[←追加]。
点击[应用]后,在通讯录里登记的个人名字和公司名称将被输入到“对方参加者”中。
选择公开对象。
选项如下所示。
公开对象 | 说明 |
---|---|
所有用户 | 对所有用户公开报告。 |
参加者和通知对象的用户 | 仅将报告公开给创建人、参加者、通知对象的用户。 仅在报告样式中设置了“参加者”栏时显示。 |
通知对象的用户 | 仅将报告公开给创建人和通知对象的用户。 |
设置通知对象。
对创建人和参加者自动设置更新通知。
即使将创建人和参加者添加至通知对象,也不在通知对象列表中显示。
设置可更改报告的用户。
可更改报告的用户从参加者和设为通知对象的用户中指定。
点击[确认内容>>]。
在“报告的创建(内容的输入)”页面,点击[报告]。
参加者和被设为通知对象的用户可解除更新通知。
满足以下条件的申请,设置的对方参加者可用链接显示。点击链接,即显示该通讯条目的详情页面。
・对方参加者的通讯条目登记在共享通讯录中。
・要查看报告的用户对于已设置的通讯条目拥有访问权限。
・要查看报告的用户拥有通讯录的使用权限。
即使报告使用了设置有访问权限的类别的报告样式,以下用户也可查看此报告。
创建人
通知对象的用户
参加者
设置了报告的公开对象后,报告的查看即被限制。
公开对象的设置与查看报告的用户各组合,如下所示。
用户 | 公开对象 | ||
---|---|---|---|
所有用户 | 参加者和通知对象的用户 | 通知对象的用户 | |
创建人 | ○ | ○ | ○ |
参加者 | ○ | ○ | ○ |
通知对象的用户 | ○ | ○ | ○ |
其他用户 | ○ | × | × |
○: 可查看、×: 不可查看
给报告的正文和回复添加附件。
点击附件的[详情]与“报告的详情”页面的[附件列表],则显示“附件列表”页面。操作方法与文件管理相同,用户只可编辑自己添加的附件。
根据报告样式的不同,部分报告的正文可能无法添加附件。
重复利用报告,再创建其他的报告。
在“报告的详情”页面点击[重复利用],创建其他的报告。
无法重复利用报告样式已被删除的报告。
所使用的报告样式被更改后,在重复利用时报告将应用更改后的报告样式。
申请人、可更改报告的用户、以及系统管理员才可更改报告。
在“报告的详情”页面点击[更改],编辑报告。
无法更改其报告样式已被删除的报告。
所使用的报告样式被更改后,在更改报告时将应用更改后的报告样式。
申请人、可更改报告的用户、以及系统管理员才可更改通知对象。
在“报告的详情”页面点击[更改通知对象],可更改作为通知对象的用户。
若在“通知对象的更改”页面添加或者更改通知对象,将不发送更新通知。
在“报告的详情”页面点击[显示参加者/通知对象],可在“参加者/通知对象的详情”页面确认以下用户。
可更改报告的用户
已解除通知的用户
申请人、设置的可更改报告的用户、以及系统管理员才可删除报告。
在“报告的详情”页面点击[删除],删除报告。
已删除的报告将无法还原。
在可查看的报告中可进行的操作
操作 | 用户 | |||
---|---|---|---|---|
创建人 | 可更改报告的用户 | 有管理权限的用户 | 其他用户 | |
报告的更改 | 已发送的报告 草稿中的报告 |
已发送的报告 | 所有已发送的报告 | × |
更改通知对象 用户的更改 |
已发送的报告 草稿中的报告 |
已发送的报告 | 所有已发送的报告 | × |
报告的删除 | 已发送的报告 草稿中的报告 |
已发送的报告 | 所有已发送的报告 | × |
回复的填写 | ○ | ○ | × | ○ |
回复的删除 | 仅自己的回复 | 仅自己的回复 | 所有已发送的报告 | 仅自己的回复 |
○: 可、 ×: 否
可在报告中填写回复。回复按发表的时间先后顺序排列显示。
仅填写回复的用户才可删除回复。
根据系统管理员设置的不同,有可能可使用定向功能。设置了定向功能时,在已有的回复编号前添加“>>(半角不等号)”,则跳转至该回复的链接点击有效。
在自己参加的预定的“预定的详情”页面,点击[创建报告],创建新报告。预定的参加者,在“报告的创建(内容的输入)”页面,也可作为参加者反映出来。
将创建的报告与预定关联起来。
对一个预定,一个用户只可创建一个报告。
预定与报告相关联后,可更改报告和预定两边的参加者。
但是报告的参加者和预定的参加者并未被关联起来。即使更改了报告的参加者,预定的参加者也不会被更改。
在自己参加的预定的“预定的详情”页面,点击[与报告关联],将所选的已发送的报告与预定相关联。
对一个预定,一个用户只可关联一个报告。
在“选择要关联的报告”页面,可进行以下的操作。
点击报告右边的[详情],在其他窗口显示“报告的详情”页面。
输入关键字,搜索未与其他预定关联的报告。
在自己参加的预定的“预定的详情”页面,显示已关联的报告,点击[删除关联]。或者在“报告的详情”页面,点击[删除关联],即可解除预定与报告的关联。
即使解除了关联,报告也并未被删除。
只可解除自己关联起来的报告。
有管理权限的用户可解除其他用户设置的关联。
对已关联的报告可进行的操作
关联的报告以可查看的报告为例进行说明。
预定 | 操作 | ||||
---|---|---|---|---|---|
关联 报告的查看 |
报告的创建 | 报告的 关联 |
已关联 报告的更改 |
关联的解除 | |
参加的预定 | ○ | ○1 | ○2 | ○ | ○ |
未参加的预定 | ○ | × | × | × | × |
途中退出的预定 | ○ | × | × | ○ | ○ |
非公开的预定 | × | × | × | × | × |
调整中的预定 | ― | × | × | ― | ― |
○: 可、 ×: 不可、 ―: 无对应报告。
1: 将报告作为草稿保存时,在同一个预定中,不能关联其他报告 。
2: 仅已发送的报告可关联预定。关联了报告的重复预定将成为普通预定。
如给对方参加者设置了共享通讯录的通讯条目,即可将报告与选择的通讯条目相关联。
与通讯条目相关联的报告可在共享通讯录中查看。
用户有通讯录的使用权限、以及对通讯簿的访问权限
用户有所选报告的查看权限
在“报告的详情”页面点击[打印用页面],将报告通过打印用页面显示并打印。
仅打印报告的内容。
不打印以下内容。
通知对象的用户
可更改报告的用户
附件
在打印用页面仅显示正文附件的文件名称。
回复
在打印用的页面中可以设置的项目如下所示。
文字大小
地域
用户地域设置:用户正使用的地域的设置
打印用地域设置:系统管理员设置的打印用地域的设置
多功能报告可从以下2个页面中进行搜索。
在“多功能”页面输入关键字,搜索报告。执行搜索时所显示的文件夹为搜索对象。
显示在以下任一项目中含有关键字的报告。
报告样式的项目
创建人
回复
在“报告的搜索”页面搜索报告。可以指定的搜索条件的项目如下。
搜索文件夹:接收列表、发送列表、草稿、可查看的报告
报告样式:设置是否要搜索报告所使用的报告样式。
搜索条件:创建人、创建日期、项目、回复
使用筛选,即可用在可查看的报告中设置的条件搜索报告。
选择筛选后,搜索条件将显示在报告列表的上方。
筛选的种类
筛选 | 说明 |
---|---|
最近选择的筛选1 | 显示最近选择过的筛选。最多可显示5个筛选。更新页面后,选择履历将被更新。 |
推荐筛选2 | 对登录用户显示推荐的筛选。 由系统管理员设置。 |
全部的筛选 | 显示所有可使用的筛选。 |
1: 已更新的筛选的选择履历将无法还原。
2: 以下筛选不显示在最近选择的筛选列表中。
已删除的筛选
无效的筛选