将记录的数据从文件导入应用

文章编号:040724

可以通过将数据从文件导入到已创建的应用中,添加新记录或覆盖已添加的记录。
此外,还可以对记录内的表格添加新的行或更新已有的行。

本文介绍将文件中的数据导入到已创建的应用时的操作及注意事项。

导入文件前的注意事项

  • 根据字段的类型或设置,可能无法通过文件登记/覆盖数据。
    确认是否存在无法登记/覆盖数据的字段或信息
    确认是否存在无法查看/编辑的记录或字段

  • 从文件导入类别的数据时,若将多个类别设置成相同的名称,记录将被归类至相同类别名称中最下方的类别中。
    请根据需要,考虑在更改类别名称后导入文件,或打开各记录直接编辑。

  • 要从文件导入数据,需拥有应用的访问权限中的“导入文件”权限。
    另外,将数据导入到新添加记录的创建人/创建时间/更新人/更新时间字段时,还需“管理应用”的权限。
    给应用设置访问权限

  • 建议在从文件导入数据前,先将现有记录的数据导出到文件进行备份。关于将数据导出到文件的方法,请参考“将数据导出到文件”。

  • 从文件导入数据的过程中,可能无法通过kintone页面或API添加/更新记录。

导入文件时的注意事项

从文件导入数据时,请为应用中的各字段指定要导入文件的哪一列的数据。
另外,如要覆盖现有记录中的数据,请指定作为“批量更新key”的字段。

此处,对设置这2项时的注意事项进行说明。 截图:字段与文件中的列的对应

(a) 指定“文件中的列”时的注意事项

在“从文件导入”页面中的“文件中的列”下,为应用中的各字段指定要导入数据的文件中的列。
图:字段与文件中的列的对应

  • 如果要导入数据的字段未显示在“应用中的字段”中,该字段为无法从文件登记/覆盖数据的字段或没有查看/编辑权限的字段。
    例如,根据其他字段的值计算/获取值的字段(如设置了计算公式的字段)不会显示在“应用中的字段”中。导入文件时,将重新计算/重新获取数据。
    相应字段请参考“确认导入文件的应用”。

  • 将数据添加为新记录时,必须给必填字段(带“*”的字段)指定文件中的列。
    另外,如要覆盖已添加的记录,但存在该字段未登记值的记录时,也请指定文件中的列。

  • 对于不需要登记/更新值的字段,请选择“(不指定)”。

    • 新记录时,将登记为空白或初始值(设置了初始值时)。
    • 现有记录时,不对已登记的值进行更新。

    特别是对于不更新值的字段,请选择“(不指定)”,以防止在覆盖数据时,误将错误的数据覆盖到现有记录中。

  • 对现有记录中的表格覆盖数据时,需要为“应用中的字段”中显示的表格内的所有字段指定文件中的列。请将无更改的字段也指定为导入对象。

(b)指定“批量更新key”时的注意事项

对现有记录覆盖数据时,指定作为“批量更新key”的字段。

“批量更新key”是用于标识文件中各行的数据要覆盖哪条记录的字段。指定为“批量更新key”的字段,值不能与同一应用中的其他记录重复。可指定例如记录编号或订单编号等。

指定“批量更新key”后,导入文件时“批量更新key”字段的值将与文件中对应列的值进行比较。

  • 文件中对应列的值与“批量更新key”字段的值一致时
    使用记载有该值的行中的数据覆盖与该值一致的记录。

  • 文件中的列的值与“批量更新key”字段的值不一致时
    将记载有该值的行中的数据添加为新记录。

图:将数据登记/覆盖到通过“批量更新key”锁定的记录中

可指定为“批量更新key”的字段如下:

  • 记录编号
  • 单行文本框
  • 数值
  • 日期
  • 日期与时间
  • 链接

导入文件的步骤

  1. 点击记录列表页面右上方的“选项”图标,再点击[从文件导入]。 截图:在记录列表页面中选择菜单 如不显示[从文件导入],请在设置应用的访问权限中赋予“导入文件”权限。
    给应用设置访问权限

  2. 点击[选择文件],指定要导入的文件。 截图:指定要导入的文件

  3. 选择“是否将文件首行作为字段名称?”的单选框。
    文件的首行为列名称时,选择“是”。 截图:指定首行的数据是否为字段名称的页面 根据文件的内容,有时会自动选择“是”。

  4. 确认文件内容在“预览”框中是否显示正确。
    截图:所导入文件的预览页面 仅在显示CSV文件数据的预览时才显示“文字编码”与“分隔符”的下拉菜单。

    • 如果文件中的数据显示乱码,请更改“文字编码”。
    • 如果文件中的数据没有按列正确分隔,请更改“分隔符”。
  5. 对应用中的各字段,分别指定导入数据的文件中的列。
    参考: (a) 指定“文件中的列”时的注意事项
    截图:指定“文件中的列” 文件的首行为列名称时,与应用中的字段名称一致的列将自动匹配到“文件中的列”。

    • 如果未显示要导入数据的字段,该字段为无法从文件登记/覆盖数据的字段或没有查看/编辑权限的字段。
      相应字段请参考“确认导入文件的应用”。

    • 将数据添加为新记录时,必须给必填字段(带“*”的字段)指定文件中的列。

    • 对于不从文件登记/更新数据的字段,请选择“(不指定)”。
      • 新记录时,将登记为空白或初始值(设置了初始值时)。
      • 现有记录时,不对已登记的值进行更新。

    数据导入表格时
    表格内的字段将以“表格名称 > 字段名称”的格式显示。
    如要覆盖已登记的记录,请为表格中的所有字段指定文件中的列。
    截图:表格中字段的显示形式

  6. 如要对现有的记录进行覆盖,需勾选“批量更新key”。
    参考:(b)指定“批量更新key”时的注意事项
    截图:勾选“批量更新key” 可指定为“批量更新key”的字段如下:

    • 记录编号
    • 单行文本框
    • 数值
    • 日期
    • 日期与时间
    • 链接
  7. 导入新添加的记录的创建人/创建时间/更新人/更新时间时,对“记录的创建/更新信息”的各字段指定文件中的列。
    截图:对“记录的创建/更新信息”指定文件中的列的页面

    • 如果“记录的创建/更新信息”的各字段未显示,请在设置应用的访问权限中赋予“管理应用”权限。
      给应用设置访问权限

    • 如果选择“(不指定)”,则新添加的记录的创建人/创建时间/更新人/更新时间将成为导入文件的用户和时间。
  8. 点击页面左上方的[导入]。 截图:点击[导入]的图片

导入开始后,将自动跳转到记录列表页面。
截图:正在导入文件的页面 可通过页面顶部显示的信息,确认数据的导入情况和结果。
点击信息中的链接,将显示“导入的文件”页面。可在“导入的文件”页面中确认自己执行导入的进度和错误的详情。
确认文件的导入情况

当导入文件失败时,处理方法请参考“批量添加/更新记录失败时”。