大量新增/更新包含表格的記錄

若要大量新增/更新包含表格的記錄,可透過將Excel活頁簿檔案或CSV檔案匯入應用程式進行新增/更新。

能夠於大量新增/更新表格時,省去一條條建立、編輯記錄,及手動輸入表格……等步驟。此外,若於表格中使用計算公式,系統將於匯入檔案時自動重新計算,相當方便。

要大量新增/更新包含表格的記錄,有以下2種方法。

  • 從頭開始建立檔案並匯入應用程式的方法:
    要將新記錄一併新增至已建立的應用程式時相當方便。
  • 從應用程式匯出記錄到檔案,編輯檔案後再匯入應用程式的方法:
    要一併更新已新增的記錄時相當方便。能夠如下所示,覆蓋已登錄的列,或是新增新的列。除此之外,也能新增新的記錄。 圖片

大量新增/更新表格時的注意事項

  • 需要應用程式存取權限中的[匯入檔案]權限。
    此外,要從應用程式匯出檔案,並於編輯後再匯入,也需要[匯出檔案]權限。
    在存取權限的預設設定中,僅允許應用程式建立人[匯出檔案]及[匯入檔案]。
  • 若表格中包含附件欄位,系統將無法大量更新。
    大量新增記錄時,可匯入表格內附件欄位以外的欄位。
  • 若表格內包含Lookup欄位,且要複製的欄位未啟用「值為唯一」,便無法大量新增/更新。
  • 匯入檔案時,以下欄位會重新計算或更新。因此沒有必要指定為匯入對象。
    • 計算欄位
    • 若於單行文字方塊欄位中有設定自動計算
    • 在Lookup欄位中設定成「其他要複製的欄位」的欄位
  • 匯入檔案時,需要為「應用程式的欄位」中顯示的表格內所有欄位指定「檔案中的欄」。也請將沒有更改的欄位指定為匯入對象。

操作步驟(從應用程式匯出檔案,編輯後再匯入時)

此處介紹將包含表格的記錄匯出到檔案,於檔案中更新內容後,再匯入應用程式的範例。

  1. 開啟應用程式的記錄清單頁面,點擊篩選圖示 漏斗圖示,篩選要匯出到檔案的記錄。

  2. 點擊頁面右上角的 圖片,點擊[匯出到檔案]。

  3. 指定表格或其他要匯出的欄位後,點擊[匯出]。
    圖片 記錄將匯出到檔案。

  4. 開啟匯出的檔案,依照以下步驟編輯後再儲存。

    • 要覆蓋表格內容時:
      編輯與要覆寫的表格相對應的儲存格。 圖片
    • 要新增表格的列時:
      複製同一記錄中的其他列,使首列維持空白。接著再於與表格相對應的儲存格中輸入新增內容。   圖片
    • 要新增包含表格的新記錄時:
      新增列,並在首列輸入「*」,使記錄號碼維持空白。接著再於與表格相對應的儲存格中輸入新增內容。
  5. 點擊頁面右上角的 ・・・,點擊[從檔案匯入]。 圖片

  6. 點擊[選擇檔案],選擇欲匯入的檔案。

  7. 在「是否將匯入檔案的第一列作為欄位名稱?」選擇「是」。

  8. 透過「預覽」確認匯入的檔案內容是否正確顯示,並視需求更改「文字編碼」。

  9. 對應應用程式中的欄位與匯入的資料欄。

    • 需要為「應用程式的欄位」中顯示的表格內所有欄位指定「檔案中的欄」。也請將沒有更改的欄位指定為匯入對象。
    • 在「應用程式中的欄位」中,表格將以「表格名稱 > 欄位名稱」的格式顯示。 圖片
  10. 若要覆蓋已新增的記錄的表格,請勾選「大量更新key」的核取方塊。
    若指定為key的欄位值,與「檔案中的欄」的值一致,將會以檔案中該欄的資料取代記錄。 圖片

  11. 點擊頁面左上角的[匯入]。