對每筆記錄分別限制可以查看、編輯、刪除記錄的使用者。以欄位的值作為條件，對每筆記錄設定不同的存取權限。

1. 點擊記錄清單畫面右上方齒輪形狀的應用程式設定圖示 ，選擇「設定」分頁中「存取權限」的[記錄]。
   
   

2. 對記錄設定存取權限。
   點擊[新增]。

3. 在「記錄的條件」中，指定要設定存取權限的記錄的條件。 此外，無法指定以下欄位作為條件：

   • 文字編輯方塊
   • 多行文字方塊
   • 附件
   • 相關記錄清單

4. 在「使用者/組織/群組和存取權限」中指定使用者、組織或群組，並勾選要允許的操作。
   點擊「選擇表單中的欄位」選擇欄位後，即可對欄位中指定的使用者、組織或群組設定存取權限。
   對同一位使用者設定多個存取權限時，將優先套用排在上方列的設定。例如，進行如下設定後，將只允許「佐藤 昇」查看、編輯或刪除記錄。

   佐藤 昇	[✔]查看	[✔]編輯	[✔]刪除
   Everyone	[  ]查看	[  ]編輯	[  ]刪除

   有選擇組織時，勾選「繼承存取權限」核取方塊後，所屬於下級組織的使用者也將繼承相同的存取權限。

5. 想設定多種記錄條件與存取權限的組合時，再次點擊[新增]。在新增的那一列，進行步驟3及步驟4的設定。
   有多列時，將優先套用排在上方列的設定。若要變更優先順序，請拖放想變更的列左側的排序圖示。

6. 點擊畫面右下方的[儲存]。

7. 點擊畫面右上方的[更新應用程式]。

8. 在確認對話方塊中點擊[更新應用程式]。

透過以上操作即可對記錄設定存取權限。

可以將記錄的建立人或更新人、流程管理的執行者指定為存取權限的對象。從[選擇表單中的欄位]中選擇。

• 建立人：建立記錄的使用者
• 更新人：最後更新記錄的使用者
• 執行者：在流程管理上，身為當前狀態的作業負責人的使用者

例如，設定為在啟用流程管理的應用程式中，狀態尚未顯示「完成」的記錄，僅限建立人、執行者、更新人可以查看。

在應用程式表單中配置選擇使用者欄位或選擇組織欄位後，可以將存取權限的對象指定為各記錄中所選擇的使用者、組織，而非特定的使用者或組織。
從[選擇表單中的欄位]中選擇要指定的欄位。

例如，設定為僅限選擇使用者（案件負責人）中所選擇的使用者才能編輯或刪除。

與「流程管理」或「選擇使用者、選擇組織欄位」搭配使用，可以設定更彈性的存取權限。