流程管理的基本使用方法

文章編號:040575

以下說明在應用程式中設定流程管理的方法。

設定基本的流程管理

以下說明基本的流程管理設定方法。

在流程管理的設定畫面中,根據業務流程設定[動作執行前的狀態]、[執行者]、[可執行動作的條件]、[動作名稱]、[執行後的狀態]。
建議在開始設定前先將業務流程整理成圖或表。

此處以「物品購買申請應用程式」為例,設定流程管理。
由簽核人確認、簽核物品購買人(記錄建立人)的申請內容的流程。

圖:流程管理的設定範例

  1. 點擊記錄清單畫面右上方齒輪形狀的應用程式設定圖示,選擇[設定]分頁的[一般設定]中的[流程管理]。
    截圖:應用程式設定圖示被框線強調

  2. 在[1.啟用]中,勾選[啟用流程管理]。
    作為範例,[2.狀態] 及[3.流程]中已設定預設值。
    [流程圖]中將以圖例顯示各項目的設定。 截圖:啟用流程管理的核取方塊被框線強調

  3. 設定[2.狀態]。
    狀態是指記錄的處理狀態。
    已預先設定「未處理」、「處理中」以及「完成」3個狀態。可以變更狀態名稱、新增或刪除狀態。
    本次範例中將3個狀態名稱分別變更為「未申請」、「申請中」以及「已簽核」。
    截圖:設定狀態

  4. 設定[3.流程]。
    事先整理業務流程,再建立流程清單,可以更順利地進行設定。
    參考:流程管理的設計
    本次範例將根據以下流程清單進行設定。

    執行動作前
    的狀態
    執行者 動作
    執行條件
    動作名稱
    (按鈕名稱)
    執行後
    狀態
    未申請 建立人 申請 申請中
    申請中 簽核人 簽核 已簽核
    最初的[動作執行前的狀態],將自動設定為步驟3中設定的「最初的狀態」。 本次範例中將自動設定為「未申請」。

    截圖:動作執行前的狀態

  5. 設定[執行者]。
    執行者是指執行動作並變更狀態的負責人。
    最初的狀態中可以選擇[不設定],或選擇[建立人]將建立記錄的使用者設定為執行者。
    本次選擇[建立人]。
    截圖:執行者

  6. 設定[可執行動作的條件]。
    設定[可執行動作的條件]後,即可設定依條件分支的流程管理。
    設定依條件分支的流程管理
    本次範例中先維持[所有記錄]。
    截圖:可執行動作的條件

  7. 設定[動作名稱(按鈕名稱)]。
    此處設定的內容將在執行者的畫面中顯示為執行動作的按鈕。
    本次輸入「申請」。
    截圖:動作名稱

  8. 設定[執行後的狀態]。
    執行動作後,將從[動作執行前的狀態]變成此處設定的狀態。
    可以從在步驟3中設定的狀態中選擇。本次選擇「申請中」。
    截圖:執行後的狀態 從最初的狀態到下一個狀態(本次範例中為從「未申請」到「申請中」)的流程設定完成。
    截圖:設定範例

  9. 同樣設定其他流程。
    本次範例中,「申請中」狀態到「已簽核」狀態的流程設定如下:
    截圖:設定範例

    • 動作執行前的狀態:
      選擇「申請中」。
    • 執行者:
      在選擇[從以下使用者中選擇執行者]的狀態下,點擊[選擇表單中的欄位],選擇「簽核人」。
    • 可執行動作的條件:
      先維持[所有記錄]。
    • 動作名稱(按鈕名稱):
      輸入「簽核」。
    • 執行後的狀態:
      選擇「已簽核」。

      此外,若要像本次範例中選擇「簽核人」作為執行者,請事先在表單中新增選擇使用者欄位,並將欄位名稱改為「簽核人」。
      截圖:在表單中新增「簽核人」欄位的畫面 狀態為「申請中」時的流程設定完成。
      不需要設定最後的狀態(本次範例中為「已簽核」)的流程。
  10. 確認畫面上方[流程圖]中顯示的流程設定是否如預期。
    截圖:[流程圖]範例

  11. 點擊畫面右下方的[儲存]。

  12. 點擊畫面右上方的[更新應用程式]。 截圖:應用程式更新按鈕

  13. 在確認對話方塊中點擊[更新應用程式]。

流程管理設定完成。
新增記錄並儲存後,將顯示為最初的狀態,並顯示進行至下一個狀態的按鈕(動作)。
截圖:狀態與執行動作用的按鈕被紅框強調

執行者的詳情

執行者是指被指定為負責人的使用者,負責執行動作,並將當前狀態變更為其他狀態。
設定執行者後,變更動作的按鈕只會顯示在執行者的記錄詳情畫面中。不會對執行者以外的使用者顯示按鈕。
未設定執行者時,會對可查看記錄的所有使用者顯示按鈕。

執行者的設定方法

對各個狀態設定執行者。
在最初的狀態中選擇[不設定],或選擇[建立人]將建立記錄的使用者作為執行者。
截圖:設定最初的狀態時的選項
第2個以後的狀態,可以直接輸入使用者名稱或組織名稱,或從[選擇表單中的欄位]選擇欄位來設定執行者。

若要設定多個使用者或組織,從[執行者]下拉式選單的[從以下使用者中選擇執行者]、[以下所有使用者]或[以下使用者中其中一人]等選項中擇一。
執行者的決定方式、狀態改變的時間點將依選擇的選項而異。詳情如下:
截圖:設定第2個以後的狀態時的選項

  • 選擇[從以下使用者中選擇執行者]時

    • 執行者的決定方式:
      在設定畫面中設定的使用者,將成為該狀態執行者的候補。由上一個狀態的執行者從候補中指定一位使用者,作為該狀態的執行者。
    • 狀態改變的時間點:
      指定的執行者執行動作後,狀態將會改變。 圖:選擇「從以下使用者中選擇執行者」時的範例
  • 選擇[以下所有使用者]時

    • 執行者的決定方式:
      在設定畫面中設定的所有使用者皆為執行者。
    • 狀態改變的時間點:
      所有執行者執行動作後,狀態將會改變。 圖:選擇「以下所有使用者」時的範例
  • 選擇[以下使用者中其中一人]時

    • 執行者的決定方式:
      在設定畫面中設定的所有使用者皆為執行者。
    • 狀態改變的時間點:
      執行者中其中一人執行動作後,狀態將會改變。
      圖:選擇「以下使用者中其中一人」時的範例

設定依條件分支的流程管理

可以設定依據欄位中輸入的值,將動作分支。
例如,設定為「金額欄位的值10萬日圓以上時需要簽核,小於10萬日圓時則不需要簽核」。
圖:依條件分支的業務範例

若要將動作分支,請設定[可執行動作的條件]。
設定範例如下:

  • 狀態
    未申請、申請中、已簽核

  • 流程清單(1)
    事先在表單中配置數值欄位(欄位名稱為「金額」)與選擇使用者欄位(欄位名稱為「簽核人」)。

    執行動作前
    的狀態
    執行者 可執行動作的條件 動作名稱
    (按鈕名稱)
    動作執行後
    的狀態
    未申請 建立人 「金額」為100000以上 申請 申請中
    「金額」為99999以下 申請 已簽核
    申請中 簽核人 簽核 已簽核

    依照流程清單(1)設定的畫面:
    截圖:依照流程清單(1)設定的畫面

此外,已設定[可執行動作的條件]時,在滿足條件之前不會對執行者顯示執行動作用的按鈕。
例如以下設定範例中,即使狀態為「申請中」,在填寫「簽核人回覆」之前,不會在簽核人的畫面中顯示「簽核」按鈕。

  • 流程清單(2)
    事先在表單中配置數值欄位(欄位名稱為「金額」)、選擇使用者欄位(欄位名稱為「簽核人」)以及單行文字方塊欄位(欄位名稱為「簽核人回覆」)。

    執行動作前
    的狀態
    執行者 可執行動作的條件 動作名稱
    (按鈕名稱)
    動作執行後
    的狀態
    未申請 建立人 「金額」為100000以上 申請 申請中
    「金額」為99999以下 申請 已簽核
    申請中 簽核人 「簽核人回覆」非空白 簽核 已簽核

    依照流程清單(2)設定的畫面:
    截圖:依照流程清單(2)設定的畫面

Q&A

  • 可以復原流程管理的狀態嗎?
    無法復原。
    請應用程式管理員在流程管理的設定中,設定回到上一個狀態的動作。接下來,再請應用程式管理員進行以下操作:

    • 應用程式管理員將自己設定為[當前執行者],並執行設定的動作
    • 委託指定為[當前執行者]的使用者執行設定的動作

  • 可以大量變更記錄的狀態嗎?
    無法。
    請分別開啟記錄,並變更狀態。
    不利用流程管理,而是藉由在下拉式選單欄位中輸入處理狀態,則可以匯出/匯入CSV檔案大量更新,僅供參考。
    下拉式選單
    將資料匯出到檔案
    從檔案將記錄資料匯入到應用程式

  • 在流程管理中指定多個執行者後,記錄詳情畫面中的[當前執行者]將如何顯示?
    啟用流程管理的應用程式中有指定多位執行者時,在記錄詳情畫面的上方將顯示[當前執行者:(使用者名稱)其他X人]。

    例) 當前執行者:高橋 健太 其他4名

    上述顯示為「高橋 健太」的使用者,為執行者中「使用者ID」最小的使用者。「顯示優先度」不會造成影響。
    點擊「其他X人」時顯示的使用者清單,將按照「使用者ID」遞增排序。
    「使用者ID」可以在cybozu.com共通管理的使用者資訊編輯畫面中,從存取URL的「editUser?id=使用者ID」進行確認。

  • 在指定為流程管理[執行者]的組織/群組中新增了使用者,但新增的使用者未顯示在已執行動作的記錄的[當前執行者]中。
    已執行動作的記錄的[當前執行者]是依據執行前一個動作時的組織/群組/使用者的設定來決定。
    因此,在指定為流程管理[執行者]的組織/群組成為[當前執行者]之後,才變更組織/群組中的使用者,已執行動作的記錄的[當前執行者]中組織/群組的使用者,仍會顯示為變更前的內容,不會自動更新。

    具有應用程式管理權限的使用者,可以手動將要設為執行者的使用者新增至已執行動作的記錄的[當前執行者]。
    步驟如下:
    1. 請具有應用程式管理權限的使用者開啟要新增執行者的記錄。
    2. 點擊記錄詳情畫面中顯示的[變更當前執行者]的動作按鈕。
    3. 新增要設為執行者的使用者,點擊[變更]。