流程管理的基本使用方法

說明於應用程式中設定流程管理的方法。
本頁面將根據以下業務流程所需的狀態與流程清單,進行流程管理設定。

  • 業務流程圖 業務流程的範例

  • 狀態及流程清單

    • 狀態
      未申請、申請中、已簽核
    • 流程清單
    狀態 執行者 條件 動作 下一個狀態
    未申請 建立人 申請 申請中
    申請中 簽核人 簽核 已簽核

設定基本的流程管理

此處以物品購買申請應用程式為例,說明上述流程管理的設定方法。

  1. 開啟應用程式的設定頁面。
    開啟應用程式的設定頁面

  2. 點擊「設定」分頁。

  3. 點擊「一般設定」的[流程管理]。 設定流程管理

  4. 於「1. 啟用」中,選擇「啟用流程管理」的核取方塊。 啟用流程管理

  5. 於「2. 狀態」中,進行必要的狀態設定。
    設定中有既存的「未處理」「處理中」「完成」3個狀態。
    能夠更改狀態的文字,及新增、刪除狀態。
    在此更改為「未申請」「申請中」「已確認」。
    設定狀態

  6. 流程清單是設定為基於「3. 流程」中,執行動作前的狀態、執行者、動作執行條件、動作名稱(按鈕名稱)、執行動作後的狀態所組合而成。

    執行動作前
    的狀態
    執行者 動作
    執行條件
    動作名稱
    (按鈕名稱)
    執行後
    狀態
    未申請 建立人 申請 申請中
    申請中 簽核人 簽核 已簽核
    設定流程 例如,執行者要於「自欄位中選擇」設定確認者,需於表單中新增「選擇使用者」欄位,並將欄位名稱改為「確認者」。 設定流程

    關於設定動作執行條件的詳細說明,請參閱設定依條件區分的流程管理
    關於執行者設定的詳細說明,請參閱設定執行者

  7. 點擊頁面左上的[儲存]。 儲存設定

  8. 點擊頁面右上的[更新應用程式],並點擊[OK]。 圖片 如此便完成流程管理設定。新增記錄並儲存後,將顯示為初始狀態,並顯示進行至下一個狀態的按鈕(動作)。
    圖片

設定依條件區分的流程管理

利用欄位的值,可對動作的執行條件進行設定。

能夠如下圖一般。設定依條件區分的業務流程。
依條件區分的業務

狀態和流程清單,如下所示。

  • 狀態
    未申請、申請中、已簽核
  • 流程清單
    執行動作前
    的狀態
    執行者 動作執行條件 動作名稱
    (按鈕名稱)
    動作執行後
    的狀態
    未申請 建立人 金額在10萬日圓以上 申請中 申請
    金額未滿10萬日圓 已簽核 申請
    申請中 簽核人 已簽核 簽核

流程管理的設定,如下圖所示。 設定執行條件頁面

設定執行者

各個狀態皆可設定執行者。
能以各種方法設定執行者。

初始狀態和第2個以後的狀態,能夠設定的執行者有所不同。

  • 初始狀態中可以選擇「不設定」,或選擇作為執行者的記錄「建立人」。
    設定執行者

  • 第2個以後的狀態則能夠從「使用者/組織/群組」或者「欄位」中選擇執行者。
    設定執行者

    第2個以後的狀態中,執行者中能設定複數的組織或使用者。當1個狀態中存在複數執行者時,請選擇要指定哪位使用者擔任執行者。
    複數執行者

  • 「從以下使用者中選擇執行者」 : 前一個狀態中執行動作時,請從選項中選出1名執行者。

  • 「以下所有使用者」 : 所有人為執行者,所有人執行動作時會進行至下一個狀態。

  • 「以下使用者中任意一人」 : 所有人為執行者,其中一人執行動作時將會進行至下一個狀態。

Q&A

  • 流程管理的狀態能復原嗎?
    無法復原。
    請於流程管理的設定中,設定回到上一個狀態的動作。
    接著,請當前執行者處理,或將應用程式管理員更改為「當前執行者」後返回上一個狀態。
    設定流程管理

  • 是否可大量更改複數記錄的狀態?
    無法。
    請將記錄分別開啟,並改變狀態。
    可以不透過流程管理,藉由下拉式選單欄位中匯入處理狀態,便可匯出/匯入CSV檔案進行大量更新。僅供參考。
    將資料匯出到檔案
    從 [大量新增/更新記錄] 匯入檔案

  • 於流程管理中指定複數執行者後,記錄詳情畫面中的「當前執行者」將如何表示呢?
    若啟用流程管理的應用程式中有指定複數執行者,於記錄詳情畫面的上方將顯示「當前執行者:(使用者名稱)其他○名」。

    例) 當前執行者:高橋 健太 其他4名

    上述顯示為「高橋 健太」的使用者,為執行者中「使用者ID」最小的使用者。「顯示優先度」不會造成影響。
    點擊「其他o名」時所顯示的使用者清單,將按照「使用者ID」升序排列。
    此外,「使用者ID」能於cybozu.com共通管理中的使用者資訊編輯頁面中 存取URL的「editUser?id=○」進行確認。

  • 即使新增使用者至組織/群組,在流程管理中執行者為該組織/群組的既有記錄裡,也不會反映出新增的使用者。
    即使新增使用者至組織或群組,也無法反應於既有的記錄的「當前執行者」。
    「當前執行者」適用於執行動作時的組織/群組/使用者之設定。

    ※新增使用者至組織/群組後,設定會反映至執行過動作的記錄或新增的記錄。

    此外,若為應用程式管理員,能於記錄詳情畫面的上方「更改當前執行者」中,新增執行者。

    步驟:
    1. 請擁有應用程式管理權限的使用者開啟需要更改執行者的記錄
    2. 點擊記錄詳情畫面的上方「更改當前執行者」
    3. 新增所需的使用者,點擊「更改」

    ※「執行者」無法大量更新。