メール通知を設定する
kintoneで受信した通知をメールでも受け取ることができます。
アプリ、スペース、ピープル、メッセージの通知をメールで受信できます。
メール通知を受信するには、次の設定が必要です。
- cybozu.com共通管理者がシステムメールの設定をする
- 通知を受信するユーザーのメールアドレスの設定をする(cybozu.com共通管理者または各ユーザーが設定)
- システム管理者がメール通知機能を有効にする
- 必要に応じて、アプリ管理者がアプリごとの通知設定をする
- 各ユーザーが個人設定で設定する
メール通知の設定の流れを説明します。
システムメールを設定する(管理者)
メール通知を受信するには、cybozu.com共通管理でシステムメールが設定されている必要があります。
cybozu.com共通管理者(「Administrators」グループに所属するユーザー)が設定します。
- cybozu.com共通管理画面で、通知の送信に使用するメールサーバーと、システムメールアドレスを設定します。
システムメールを設定する(cybozu.com ヘルプ)
- メール通知を受信するユーザーのユーザー情報に、メールアドレスを設定します。
ユーザー情報の変更(cybozu.com ヘルプ)
メールアドレスを設定する(ユーザーまたは管理者)
自分のプロフィールにメールアドレスが設定されているか確認します。
プロフィールの確認方法は「プロフィールを確認する」で説明しています。
cybozu.com共通管理者がユーザー情報にメールアドレスを設定することもできます。
ユーザー情報の変更
メール通知機能を有効にする(管理者)
システム管理者が、メール通知機能を有効にします。
- kintoneシステム管理画面を開きます。
kintoneシステム管理画面を開く - [利用する機能の選択]をクリックします。
- 「通知のメール送信機能を利用する」のチェックボックスが有効になっていることを確認します。
必要に応じて「受信設定の既定値」、「メール通知の形式」、「その他の設定」を設定します。
各設定項目の詳細は「通知のメール送信機能の利用設定」で説明しています。
- [保存]をクリックします。
アプリの設定(アプリ管理者)
通知を受信したいアプリで、必要に応じて各アプリの管理者が通知を設定します。
アプリの通知設定では、さまざまな通知条件を設定できます。
アプリの通知設定
たとえば、「レコードが登録されたらAさんに通知を送る」「ステータスが”承認”になったら登録者に通知を送る」といった運用も可能です。
自分のメール通知の設定(ユーザー)
個人設定からメール受信の設定を行います。
-
kintoneの画面上部の歯車の形をした「設定メニューを表示する」アイコンをクリックし、[個人設定]をクリックします。
-
メール通知の受信設定、受信する対象、受信形式を選択します。
「自分宛」の通知と「すべて」の通知の違いは、次のページを参照してください。
「自分宛」通知と「すべて」通知の違い
通知を受信する操作の詳細は、次のページを参照してください。
通知が送信されるタイミングと宛先 -
[保存]をクリックします。
以上の設定で、自分宛または「すべて」の通知をメールで受信できるようになります。
アクセス制限が設定されている場合の注意
管理者がアクセス制限を設定している場合、メール通知に記載されたURLからkintoneにアクセスするには、次のいずれかの設定が必要です。
セキュアアクセス
メール通知に記載されたURLにアクセスすると、次の画面が表示されます。
セキュアアクセスの使用に必要な設定をしている場合、チェックボックスを選択してURLをクリックすれば、kintoneにアクセスできます。
Basic認証
管理者がBasic認証を有効にしている場合、メール通知に記載されたURLにアクセスすると、認証画面が表示されます。
Basic認証のユーザー名とパスワードを入力します。ユーザー名とパスワードは、管理者に確認してください。
Google Chromeでの認証画面の例:
2要素認証
2要素認証を有効にしている場合、メール通知に記載されたURLにアクセスすると、ユーザー名とパスワードを入力してログインしたあとに確認コードの入力が求められます。
Google Authenticatorなどの認証アプリを起動して、表示される6桁の確認コードを入力してください。
確認コードの入手方法の詳細は「2要素認証の確認コードを入手するには」で説明しています。