レコードにアクセス権を設定する

レコード1件ずつに対して、レコードの閲覧、編集、削除ができるユーザーを制限します。フィールドの値を条件にして、レコードごとに異なるアクセス権を設定できます。

設定手順

  1. レコード一覧画面の右上にあるアプリ設定ボタン 設定ボタン をクリックし、「設定」タブにある「アクセス権」の[レコード]を選択します。

  2. レコードに対するアクセス権を設定します。
    [追加する]をクリックします。 レコードのアクセス権を追加する

  3. 「レコードの条件(優先度順)」で、アクセス権を設定するレコードの条件を指定します。 レコードの条件を指定する なお、次のフィールドを使用した条件は指定できません。

    • リッチエディター
    • 文字列(複数行)
    • 添付ファイル
    • 関連レコード一覧
  4. 「ユーザー/組織/グループとアクセス権」で、ユーザー、組織、またはグループを選び、許可する操作のチェックボックスを選択します。
    「フォームのフィールドを追加」のドロップダウンからフィールドを選んで、フィールドで指定されたユーザー、組織、またはグループに対してアクセス権を設定することもできます。 ユーザー/組織/グループとアクセス権を指定する
    1人のユーザーに対して複数のアクセス権を設定した場合は、上の行の設定が優先されます。たとえば、次のように設定すると、「佐藤 昇」だけにレコードの閲覧、編集および削除が許可されます。

    佐藤 昇 [✔]閲覧 [✔]編集 [✔]削除
    Everyone [  ]閲覧 [  ]編集 [  ]削除
    組織を選択した場合は、「アクセス権の継承」のチェック ボックスを選択すると、下位組織に所属するユーザーにも同じアクセス権が継承されます。
  5. 画面左上の[保存]をクリックします。 保存

  6. 画面右上の[アプリを更新]をクリックします。

TIPS:作成者、更新者、作業者を指定する

レコードの作成者や更新者、プロセス管理の作業者を指定して、アクセス権の対象にすることができます。[フォームのフィールドを追加]から選択できます。

  • 作成者:レコードを作成したユーザー
  • 更新者:レコードを最後に更新したユーザー
  • 作業者:プロセス管理上で、現在のステータスの作業担当になっているユーザー

たとえば、プロセス管理が有効なアプリで、ステータスが「完了」になっていないレコードは、作成者・作業者・更新者以外は閲覧できないようにする、という設定が可能です。

TIPS:ユーザー選択・組織選択フィールドを指定する

アプリのフォームに配置したユーザー選択フィールドや組織選択フィールドを指定すると、特定のユーザーや組織ではなく、レコードごとに選択されたユーザー・組織をアクセス権の対象にすることができます。
[フォームのフィールドを追加]から指定するフィールドを選択できます。

たとえば、ユーザー選択(案件担当者)に選択されたユーザーのみが編集・削除できるように設定することができます。

「プロセス管理」や、「ユーザー選択・組織選択フィールド」と組み合わせることで、より柔軟なアクセス権が設定できるようになります。