プロセス管理の基本的な使いかた

アプリにプロセス管理を設定する方法を説明します。
ここでは、次の業務の流れによるステータスとプロセスの一覧表をもとに、プロセス管理を設定します。

  • 業務の流れの図 業務の流れの例

  • ステータスとプロセスの一覧表

    • ステータス
      申請前、申請中、承認済
    • プロセスの一覧表
      ステータス 作業者 条件 アクション 次のステータス
      申請前 作成者 申請する 申請中
      申請中 承認者 承認する 承認済

基本的なプロセス管理を設定する

ここでは、物品購入申請アプリを例に、上記のプロセス管理を設定する方法を説明します。

  1. レコード一覧画面の右上にあるアプリ設定ボタン 設定ボタン をクリックし、「設定」タブ > 「一般設定」の[プロセス管理]を選択します。

  2. 「1. 有効化」で、「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスを選択します。 プロセス管理を有効にする

  3. 「2. ステータス」で、必要なステータスを設定します。
    あらかじめ「未処理」「処理中」「完了」の3つのステータスが設定されています。
    ステータスの文字の変更や、ステータスの追加と削除ができます。
    ここでは「申請前」「申請中」「承認済」と変更します。
    ステータスの設定

  4. プロセスの一覧表をもとに、「3. プロセス」で、アクション実行前のステータス、作業者、アクションが実行できる条件、アクション名(ボタン名)、実行後のステータスの組み合わせを設定します。

    アクション実行前
    のステータス
    作業者 アクションが
    実行できる条件
    アクション名
    (ボタン名)
    実行後の
    ステータス
    申請前 作成者 申請する 申請中
    申請中 承認者 承認する 承認済

    プロセスの設定 たとえば、作業者として「フィールドから選択」で承認者を設定するには、フォームに「ユーザー選択」フィールドを追加し、フィールド名を「承認者」にしておきます。
    プロセスの設定 アクションの実行条件の設定について、詳しくはこのページの条件によって分かれるプロセス管理を設定するを参照してください。

    作業者の設定について、詳しくはこのページの作業者を設定するを参照してください。

  5. 画面左上の[保存]をクリックします。 設定を保存

  6. 画面右上の[アプリを更新]をクリックし、[OK]をクリックします。 画像 プロセス管理の設定ができました。レコードを追加して保存すると、最初のステータスが表示され、次のステータスに進めるためのボタン(アクション)が表示されます。
    画像

条件によって分かれるプロセス管理を設定する

フィールドの値を利用して、アクションに実行条件を設定できます。

たとえば、下記のような条件によって分かれる業務の流れを設定できます。
条件によって分かれる業務

ステータスとプロセスの一覧表は、次のとおりです。

  • ステータス
    申請前、申請中、承認済
  • プロセスの一覧表
    アクション実行前
    のステータス
    作業者 アクションが実行できる条件 アクション名
    (ボタン名)
    アクション実行後
    のステータス
    申請前 作成者 金額が10万円以上 申請する 申請中
    金額が10万円未満 申請する 承認済
    申請中 承認者 承認する 承認済

プロセス管理の設定は、下記となります。 実行条件の設定画面

作業者を設定する

各ステータスに作業者を設定できます。
作業者の設定方法にはさまざまなパターンがあります。

最初のステータスと、2番目以降のステータスで、それぞれ設定できる作業者が異なります。

  • 最初のステータスは「作業者を設定しない」か、または作業者としてレコードの「作成者」を選択するかのいずれかになります。
    作業者の設定
  • 2番目以降のステータスでは、「ユーザー/組織/グループ」または「フィールド」から作業者を選択できます。
    作業者の設定

2番目以降のステータスでは、作業者に複数のユーザーや組織を設定できます。1つのステータスに対して作業者が複数の場合は、どのユーザーを作業者にするかを選択します。
複数の作業者

  • 「次のユーザーから作業者を選択」 : 前のステータスでアクションを実行する際に、選択肢から1人を作業者として選びます。
  • 「次のユーザー全員」 : 全員が作業者になり、全員がアクションを実行したときに次のステータスに進みます。
  • 「次のユーザーのうち1人」 : 全員が作業者になり、誰か1人がアクションを実行したときに次のステータスに進みます。

Q&A

  • プロセス管理のステータスを元に戻せますか?
    戻せません。
    プロセス管理の設定で、1つ前のステータスに戻るアクションを設定してください。
    その後、現在の作業者に処理を戻してもらうか、アプリ管理者が「現在の作業者」を変更したあとに処理を戻してください。
    プロセス管理を設定する

  • 複数レコードのステータスを一括で変更できますか?
    できません。
    1つずつレコードを開いて、ステータスを変更してください。
    参考までに、プロセス管理を利用せず、ドロップダウンフィールドで処理状況を入力する方法にすると、CSVファイルの書き出し/読み込みで一括更新することは可能です。
    ファイルにデータを書き出す
    [レコードの一括登録/更新] ファイルを読み込む

  • プロセス管理で複数の作業者が指定されている場合、レコード詳細画面で「現在の作業者」はどのように表示されますか?
    プロセス管理の有効なアプリで作業者に複数名が指定されている場合、レコード詳細画面の上部に「現在の作業者:(ユーザー名)他○名」と表示されます。

    例) 現在の作業者:高橋 健太 他4名

    上記「高橋 健太」のように一名だけ表示されるユーザーは、作業者の中で「ユーザーID」が一番小さいユーザーです。「表示優先度」は影響しません。
    「他○名」をクリックした時に表示されるユーザー一覧は、「ユーザーID」の昇順で表示されます。
    なお、「ユーザーID」は、cybozu.com共通管理のユーザー情報編集画面で アクセスURLの「editUser?id=○」から確認できます。

  • 組織/グループの所属ユーザーを追加しても、プロセス管理で該当組織/グループが作業者となっている既存レコードに、追加したユーザーが反映されません。
    組織やグループに所属ユーザーを追加しても、既存のレコードの「現在の作業者」には反映されません。
    「現在の作業者」は、アクション実行時の組織/グループ/ユーザーの設定が適用されます。
    ※組織/グループに所属ユーザーを追加した後に、アクションを実行したレコードや新規登録したレコードに設定が反映されます。

    なお、アプリ管理者であれば、レコード詳細画面の上部の「現在の作業者を変更」から、作業者を追加できます。

    手順:
    1.アプリ管理権限のあるユーザーが、作業者の変更が必要なレコードを開きます
    2.レコード詳細画面の上部の「現在の作業者を変更」をクリックします
    3.必要なユーザーを追加し、「変更」をクリックします

    ※「作業者」を一括更新することはできません。