プロセス管理の基本的な使いかた

記事番号:040575

アプリにプロセス管理を設定する方法を説明します。

基本的なプロセス管理を設定する

基本的なプロセス管理の設定方法を説明します。

プロセス管理の設定画面では、業務の流れに沿って、「アクション実行前のステータス」「作業者」「アクションが実行できる条件」「アクション名」「実行後のステータス」などを設定します。
あらかじめ業務の流れを図や表に整理しておくと、スムーズに設定できます。

ここでは例として、「物品購入申請アプリ」にプロセス管理を設定していきます。
物品購入者(レコード作成者)の申請内容を、承認者が確認・承認する流れです。

図:プロセス管理の設定例

  1. レコード一覧画面の右上にあるアプリ設定ボタン 設定ボタン をクリックし、「設定」タブの「一般設定」にある[プロセス管理]を選択します。
    設定ボタン

  2. 「1. 有効化」で、「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスを選択します。 スクリーンショット:プロセス管理を有効にするチェックボックス

  3. 「2. ステータス」を設定します。
    ステータスとは、レコードの処理状況のことです。
    あらかじめ「未処理」「処理中」「完了」の3つのステータスが設定されています。ステータス名の変更や、ステータスの追加・削除ができます。
    ここでは「申請前」「申請中」「承認済」と変更します。
    スクリーンショット:ステータスの設定

  4. 「3. プロセス」を設定します。
    事前に業務の流れを整理して、プロセスの一覧表を作成しておくとスムーズです。
    参考:プロセス管理の設計
    今回の例では、以下のプロセスの一覧表に沿って設定します。

    アクション実行前
    のステータス
    作業者 アクションが
    実行できる条件
    アクション名
    (ボタン名)
    実行後の
    ステータス
    申請前 作成者 申請する 申請中
    申請中 承認者 承認する 承認済
    最初の「アクション実行前のステータス」には、手順3で設定した「最初のステータス」が自動で設定されます。 今回の例では「申請前」が自動で設定されます。

    スクリーンショット:アクション実行前のステータス

  5. 「作業者」を設定します。
    作業者とは、アクションを実行してステータスを変更する担当者のことです。
    最初のステータスでは、「作業者を設定しない」か、レコードを作成したユーザーを作業者とするかのいずれかを選択できます。
    今回は「作成者」を選択します。
    スクリーンショット:作業者

  6. 「アクションが実行できる条件」を設定します。
    「アクションが実行できる条件」を設定すると、条件によって分かれるプロセス管理を設定できます。
    今回の例では、「すべてのレコード」のままにしておきます。
    スクリーンショット:アクションが実行できる条件

  7. 「アクション名(ボタン名)」を設定します。
    ここで設定した内容は、アクションを実行するためのボタンとして作業者の画面に表示されます。
    今回は「申請する」と入力します。
    スクリーンショット:アクション名

  8. 「実行後のステータス」を設定します。
    アクションが実行されると、「アクション実行前のステータス」から、ここで設定したステータスに変わります。
    手順3で設定したステータスの中から選択できます。今回は「申請中」を選択します。
    スクリーンショット:実行後のステータス これで、最初のステータスから次のステータスまで(今回の例では「申請前」から「申請中」まで)のプロセスが設定できました。
    スクリーンショット:設定例

  9. 同様に、ほかのプロセスも設定します。
    今回の例では、「申請中」ステータスから「承認済」ステータスまでのプロセスを以下のとおり設定します。
    スクリーンショット:設定例

    • アクション実行前のステータス:
      「申請中」を選択します。
    • 作業者:
      「フォームのフィールドを追加」のドロップダウンから、「承認者」を選択します。
    • アクションが実行できる条件:
      「すべてのレコード」のままにしておきます。
    • アクション名(ボタン名):
      「承認する」と入力します。
    • 実行後のステータス:
      「承認済」を選択します。

      なお、今回の例のように作業者として「承認者」を選択するには、事前にフォームに「ユーザー選択」フィールドを追加し、フィールド名を「承認者」にしておきます。
      スクリーンショット:フォームに「承認者」フィールドを追加している画面 これで、ステータスが「申請中」のときのプロセスが設定できました。
      なお、最後のステータス(今回の例では「承認済」)のプロセスは、設定する必要はありません。
  10. 画面左上の[保存]をクリックします。 スクリーンショット:保存ボタン

  11. 画面右上の[アプリを更新]をクリックし、[OK]をクリックします。 スクリーンショット:アプリを更新ボタン

プロセス管理の設定ができました。
レコードを追加して保存すると、最初のステータスが表示され、次のステータスに進めるためのボタン(アクション)が表示されます。
スクリーンショット:ステータスと、アクションを実行するためのボタンが赤枠で強調されている

作業者の詳細

作業者とは、アクションを実行して、現在のステータスを別のステータスに変更する担当者として指定されているユーザーのことです。
作業者が設定されている場合、アクションを変更するためのボタンは、作業者のレコード詳細画面だけに表示されます。作業者以外にはボタンは表示されません。
作業者が設定されていない場合は、レコードを表示できるすべてのユーザーにボタンが表示されます。

作業者の設定方法

作業者は、ステータスごとに設定できます。
最初のステータスでは、「作業者を設定しない」か、レコードを作成したユーザーを作業者とするか、いずれかを選択します。
スクリーンショット:最初のステータス設定時の選択肢
2番目以降のステータスでは、ユーザー名や組織名を直接入力するか、「フォームのフィールドを追加」からフィールドを選択して、作業者を設定できます。

複数のユーザーや組織を設定する場合は、ドロップダウンの「次のユーザーから作業者を選択」「次のユーザー全員」「次のユーザーのうち1人」の選択肢の中から、いずれかを選択します。
どれを選択するかによって、作業者の決まりかたや、ステータスが変わるタイミングが異なります。詳細は次のとおりです。
スクリーンショット:2番目以降のステータス設定時の選択肢

  • 「次のユーザーから作業者を選択」を選択した場合

    • 作業者の決まりかた:
      設定画面で設定したユーザーは、そのステータスの作業者の候補となります。候補者のうち、前のステータスの作業者によって指定されたユーザー1人が、そのステータスの作業者になります。
    • ステータスが変わるタイミング:
      指定された作業者がアクションを実行したら、ステータスが変わります。 図:「次のユーザーから作業者を選択」を選んだ場合の例
  • 「次のユーザー全員」を選択した場合

    • 作業者の決まりかた:
      設定画面で設定したユーザー全員が作業者になります。
    • ステータスが変わるタイミング:
      作業者全員がアクションを実行したら、ステータスが変わります。 図:「次のユーザーから作業者を選択」を選んだ場合の例
  • 「次のユーザーのうち1人」を選択した場合

    • 作業者の決まりかた:
      設定画面で設定したユーザー全員が作業者になります。
    • ステータスが変わるタイミング:
      作業者のうち誰か1人がアクションを実行したら、ステータスが変わります。
      図:「次のユーザーから作業者を選択」を選んだ場合の例

条件によって分かれるプロセス管理を設定する

フィールドに入力された値に応じて、アクションを分岐させることができます。
たとえば、「金額フィールドの値が10万円以上の場合は承認を必要とし、10万円未満の場合は承認不要とする」といった設定が可能です。
図:条件によって分かれる業務の例

アクションを分岐させるには、「アクションが実行できる条件」を設定します。
設定例は次のとおりです。

  • ステータス
    申請前、申請中、承認済

  • プロセスの一覧表(1)
    事前に、フォームに数値フィールド(フィールド名は「金額」)と、ユーザー選択フィールド(フィールド名は「承認者」)を配置しておきます。

    アクション実行前
    のステータス
    作業者 アクションが実行できる条件 アクション名
    (ボタン名)
    アクション実行後
    のステータス
    申請前 作成者 「金額」が100000以上 申請する 申請中
    「金額」が99999以下 申請する 承認済
    申請中 承認者 承認する 承認済

    プロセスの一覧表(1)のとおり設定した画面:
    スクリーンショット:プロセスの一覧表(1)のとおり設定した画面

なお、「アクションが実行できる条件」を設定した場合、条件が満たされるまで、アクションを実行するためのボタンは作業者に表示されません。
たとえば以下の設定例の場合、ステータスが「申請中」であっても、「承認者コメント」が記入されるまで、承認者の画面に[承認する]ボタンは表示されません。

  • プロセスの一覧表(2)
    事前に、フォームに数値フィールド(フィールド名は「金額」)、ユーザー選択フィールド(フィールド名は「承認者」)、文字列(1行)フィールド(フィールド名は「承認者コメント」)を配置しておきます。

    アクション実行前
    のステータス
    作業者 アクションが実行できる条件 アクション名
    (ボタン名)
    アクション実行後
    のステータス
    申請前 作成者 「金額」が100000以上 申請する 申請中
    「金額」が99999以下 申請する 承認済
    申請中 承認者 「承認者コメント」が空白でない 承認する 承認済

    プロセスの一覧表(2)のとおり設定した画面:
    スクリーンショット:プロセスの一覧表(2)のとおり設定した画面

Q&A

  • プロセス管理のステータスを元に戻せますか?
    戻せません。
    プロセス管理の設定で、1つ前のステータスに戻るアクションを設定してください。
    その後、現在の作業者に処理を戻してもらうか、アプリ管理者が「現在の作業者」を変更したあとに処理を戻してください。

  • 複数レコードのステータスを一括で変更できますか?
    できません。
    1つずつレコードを開いて、ステータスを変更してください。
    参考までに、プロセス管理を利用せず、ドロップダウンフィールドで処理状況を入力する方法にすると、CSVファイルの書き出し/読み込みで一括更新することは可能です。
    ファイルにデータを書き出す
    ファイルからレコードのデータをアプリに読み込む

  • プロセス管理で複数の作業者が指定されている場合、レコード詳細画面で「現在の作業者」はどのように表示されますか?
    プロセス管理の有効なアプリで作業者に複数名が指定されている場合、レコード詳細画面の上部に「現在の作業者:(ユーザー名)他○名」と表示されます。

    例) 現在の作業者:高橋 健太 他4名

    上記「高橋 健太」のように一名だけ表示されるユーザーは、作業者の中で「ユーザーID」が一番小さいユーザーです。「表示優先度」は影響しません。
    「他○名」をクリックした時に表示されるユーザー一覧は、「ユーザーID」の昇順で表示されます。
    なお、「ユーザーID」は、cybozu.com共通管理のユーザー情報編集画面で アクセスURLの「editUser?id=○」から確認できます。

  • 組織/グループの所属ユーザーを追加しても、プロセス管理で該当組織/グループが作業者となっている既存レコードに、追加したユーザーが反映されません。
    組織やグループに所属ユーザーを追加しても、既存のレコードの「現在の作業者」には反映されません。
    「現在の作業者」は、アクション実行時の組織/グループ/ユーザーの設定が適用されます。
    ※組織/グループに所属ユーザーを追加した後に、アクションを実行したレコードや新規登録したレコードに設定が反映されます。

    なお、アプリ管理者であれば、レコード詳細画面の上部の「現在の作業者を変更」から、作業者を追加できます。

    手順:
    1.アプリ管理権限のあるユーザーが、作業者の変更が必要なレコードを開きます
    2.レコード詳細画面の上部の「現在の作業者を変更」をクリックします
    3.必要なユーザーを追加し、「変更」をクリックします

    ※「作業者」を一括更新することはできません。