プロセス管理の基本的な使いかた

記事番号:040575

アプリにプロセス管理を設定する方法を説明します。

基本的なプロセス管理を設定する

ここでは例として、「物品購入申請アプリ」にプロセス管理を設定する方法を説明します。
以下の業務の流れの図と、ステータスとプロセスの一覧表に沿って設定します。

  • 業務の流れの図
    物品購入時に購入者がレコードを作成して申請し、申請内容を承認者が確認・承認する流れです。
    図:業務の流れの例

  • ステータスとプロセスの一覧表

    • ステータス
      申請前、申請中、承認済
    • プロセスの一覧表
      ステータス 作業者 条件 アクション 次のステータス
      申請前 作成者 申請する 申請中
      申請中 承認者 承認する 承認済
  1. レコード一覧画面の右上にあるアプリ設定ボタン 設定ボタン をクリックし、「設定」タブの「一般設定」にある[プロセス管理]を選択します。
    設定ボタン

  2. 「1. 有効化」で、「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスを選択します。 プロセス管理を有効にする

  3. 「2. ステータス」で、必要なステータスを設定します。
    あらかじめ「未処理」「処理中」「完了」の3つのステータスが設定されています。
    ステータスの文字の変更や、ステータスの追加と削除ができます。
    ここでは「申請前」「申請中」「承認済」と変更します。
    ステータスの設定

  4. プロセスの一覧表をもとに、「3. プロセス」で、アクション実行前のステータス、作業者、アクションが実行できる条件、アクション名(ボタン名)、実行後のステータスの組み合わせを設定します。
    プロセスの一覧表:

    アクション実行前
    のステータス
    作業者 アクションが
    実行できる条件
    アクション名
    (ボタン名)
    実行後の
    ステータス
    申請前 作成者 申請する 申請中
    申請中 承認者 承認する 承認済

    プロセスの一覧表のとおり設定した画面:
    プロセスの一覧表のとおり設定した画面

    なお、この例のように作業者として「承認者」を選択するには、事前にフォームに「ユーザー選択」フィールドを追加し、フィールド名を「承認者」にしておきます。
    フォームに「承認者」フィールドを追加している画面

  5. 画面左上の[保存]をクリックします。 設定を保存

  6. 画面右上の[アプリを更新]をクリックし、[OK]をクリックします。 アプリを更新ボタンの位置を示す画像

プロセス管理の設定ができました。
レコードを追加して保存すると、最初のステータスが表示され、次のステータスに進めるためのボタン(アクション)が表示されます。
スクリーンショット:ステータスと、アクションを実行するためのボタンが表示されている

条件によって分かれるプロセス管理を設定する

フィールドに入力された値に応じて、アクションを分岐させることができます。
たとえば、「金額フィールドの値が10万円以上の場合は承認を必要とし、10万円未満の場合は承認不要とする」といった設定が可能です。
図:条件によって分かれる業務の例

アクションを分岐させるには、「アクションが実行できる条件」を設定します。
設定例は次のとおりです。

  • ステータス
    申請前、申請中、承認済

  • プロセスの一覧表(1)
    事前に、フォームに数値フィールド(フィールド名は「金額」)と、ユーザー選択フィールド(フィールド名は「承認者」)を配置しておきます。

    アクション実行前
    のステータス
    作業者 アクションが実行できる条件 アクション名
    (ボタン名)
    アクション実行後
    のステータス
    申請前 作成者 「金額」が100000以上 申請する 申請中
    「金額」が99999以下 申請する 承認済
    申請中 承認者 承認する 承認済

    プロセスの一覧表(1)のとおり設定した画面:
    スクリーンショット:プロセスの一覧表(1)のとおり設定した画面

なお、「アクションが実行できる条件」を設定した場合、条件が満たされるまで、アクションを実行するためのボタンは作業者に表示されません。
たとえば以下の設定例の場合、ステータスが「申請中」であっても、「承認者コメント」が記入されるまで、承認者の画面に[承認する]ボタンは表示されません。

  • プロセスの一覧表(2)
    事前に、フォームに数値フィールド(フィールド名は「金額」)、ユーザー選択フィールド(フィールド名は「承認者」)、文字列(1行)フィールド(フィールド名は「承認者コメント」)を配置しておきます。

    アクション実行前
    のステータス
    作業者 アクションが実行できる条件 アクション名
    (ボタン名)
    アクション実行後
    のステータス
    申請前 作成者 「金額」が100000以上 申請する 申請中
    「金額」が99999以下 申請する 承認済
    申請中 承認者 「承認者コメント」が空白でない 承認する 承認済

    プロセスの一覧表(2)のとおり設定した画面:
    スクリーンショット:プロセスの一覧表(2)のとおり設定した画面

作業者を設定する

ステータスごとに、作業者を設定できます。作業者とは、アクションを実行できるユーザーのことです。
作業者を設定した場合は、作業者のみにアクションのボタンが表示され、作業者以外にはアクションのボタンは表示されません。
作業者を設定しない場合は、レコードを表示できるユーザーすべてにアクションのボタンが表示されます。

作業者の設定項目は、最初のステータスと、2番目以降のステータスとで異なります。

最初のステータスでの設定

最初のステータスでは、「作業者を設定しない」か、レコードの「作成者」を作業者とするか、いずれかを選択します。
スクリーンショット:最初のステータス設定時の選択肢

2番目以降のステータスでの設定

2番目以降のステータスでは、まず、レコードのステータスが変更される条件を選択します。
スクリーンショット:ステータスが変更される条件の選択肢

  • 「次のユーザーから作業者を選択」:
    このあと設定するユーザーのうち、前のステータスの作業者が指定したユーザー1人が作業者になります。指定された作業者がアクションを実行したら、ステータスが変更されます。

  • 「次のユーザー全員」:
    このあと設定するユーザー全員が作業者になります。作業者全員がアクションを実行したら、ステータスが変更されます。

  • 「次のユーザーのうち1人」:
    このあと設定するユーザー全員が作業者になります。作業者のうち誰か1人がアクションを実行したら、ステータスが変更されます。

レコードのステータスが変更される条件を選択したら、作業者にするユーザーや組織を設定します。「ユーザー/組織/グループを追加」にユーザー名や組織名を入力するか、「フォームのフィールドを追加」からフィールドを選択します。
複数のユーザーや組織を設定できます。
スクリーンショット:作業者にするユーザーや組織の設定箇所

Q&A

  • プロセス管理のステータスを元に戻せますか?
    戻せません。
    プロセス管理の設定で、1つ前のステータスに戻るアクションを設定してください。
    その後、現在の作業者に処理を戻してもらうか、アプリ管理者が「現在の作業者」を変更したあとに処理を戻してください。

  • 複数レコードのステータスを一括で変更できますか?
    できません。
    1つずつレコードを開いて、ステータスを変更してください。
    参考までに、プロセス管理を利用せず、ドロップダウンフィールドで処理状況を入力する方法にすると、CSVファイルの書き出し/読み込みで一括更新することは可能です。
    ファイルにデータを書き出す
    [レコードの一括登録/更新] ファイルを読み込む

  • プロセス管理で複数の作業者が指定されている場合、レコード詳細画面で「現在の作業者」はどのように表示されますか?
    プロセス管理の有効なアプリで作業者に複数名が指定されている場合、レコード詳細画面の上部に「現在の作業者:(ユーザー名)他○名」と表示されます。

    例) 現在の作業者:高橋 健太 他4名

    上記「高橋 健太」のように一名だけ表示されるユーザーは、作業者の中で「ユーザーID」が一番小さいユーザーです。「表示優先度」は影響しません。
    「他○名」をクリックした時に表示されるユーザー一覧は、「ユーザーID」の昇順で表示されます。
    なお、「ユーザーID」は、cybozu.com共通管理のユーザー情報編集画面で アクセスURLの「editUser?id=○」から確認できます。

  • 組織/グループの所属ユーザーを追加しても、プロセス管理で該当組織/グループが作業者となっている既存レコードに、追加したユーザーが反映されません。
    組織やグループに所属ユーザーを追加しても、既存のレコードの「現在の作業者」には反映されません。
    「現在の作業者」は、アクション実行時の組織/グループ/ユーザーの設定が適用されます。
    ※組織/グループに所属ユーザーを追加した後に、アクションを実行したレコードや新規登録したレコードに設定が反映されます。

    なお、アプリ管理者であれば、レコード詳細画面の上部の「現在の作業者を変更」から、作業者を追加できます。

    手順:
    1.アプリ管理権限のあるユーザーが、作業者の変更が必要なレコードを開きます
    2.レコード詳細画面の上部の「現在の作業者を変更」をクリックします
    3.必要なユーザーを追加し、「変更」をクリックします

    ※「作業者」を一括更新することはできません。