プロセス管理を設定する

アプリにプロセス管理を設定する方法を説明します。
ここでは、次の業務の流れによるステータスとプロセスの一覧表をもとに、プロセス管理を設定します。

  • 業務の流れの図 業務の流れの例

  • ステータスとプロセスの一覧表

    • ステータス
      申請前、申請中、承認済
    • プロセスの一覧表
      ステータス 作業者 条件 アクション 次のステータス
      申請前 作成者 申請する 申請中
      申請中 承認者 承認する 承認済

基本的なプロセス管理を設定する

ここでは、物品購入申請アプリを例に、上記のプロセス管理を設定する方法を説明します。

  1. アプリの設定画面を開きます。
    アプリの設定画面を開く
  2. 「設定」タブをクリックします。
  3. 「一般設定」の[プロセス管理]をクリックします。 プロセス管理の設定
  4. 「1. 有効化」で、「プロセス管理を有効にする」のチェックボックスを選択します。 プロセス管理を有効にする

  5. 「2. ステータス」で、必要なステータスを設定します。
    あらかじめ「未処理」「処理中」「完了」の3つのステータスが設定されています。
    ステータスの文字の変更や、ステータスの追加と削除ができます。
    ここでは「申請前」「申請中」「承認済」と変更します。
    ステータスの設定

  6. 「3. プロセス」で、アクション実行前のステータス、作業者、アクションの実行条件、アクション実行後のステータス、アクション名の組み合わせを設定します。

    ステータス 作業者 条件 次のステータス アクション
    申請前 作成者 申請中 申請する
    申請中 承認者 承認済 承認する
    (アクション実行前
    のステータス)
    (アクションの
    実行条件)
    (アクション実行後
    のステータス)
    (アクション名)
    プロセスの設定 たとえば、作業者として「フィールドから選択」で承認者を設定するには、フォームに「ユーザー選択」フィールドを追加し、フィールド名を「承認者」にしておきます。
    プロセスの設定 アクションの実行条件の設定について、詳しくはこのページの条件によって分かれるプロセス管理を設定するを参照してください。
    作業者の設定について、詳しくはこのページの作業者を設定するを参照してください。

  7. 画面左上の[保存]をクリックします。 設定を保存

  8. 画面右上の[アプリを更新]をクリックし、[OK]をクリックします。 画像 プロセス管理の設定ができました。レコードを追加して保存すると、最初のステータスが表示され、次のステータスに進めるためのボタン(アクション)が表示されます。
    画像

条件によって分かれるプロセス管理を設定する

フィールドの値を利用して、アクションに実行条件を設定できます。

たとえば、下記のような条件によって分かれる業務の流れを設定できます。
条件によって分かれる業務

ステータスとプロセスの一覧表は、次のとおりです。

  • ステータス
    申請前、申請中、承認済
  • プロセスの一覧表
    アクション実行前
    のステータス
    作業者 アクションの実行条件 アクション実行後
    のステータス
    アクション名
    申請前 作成者 金額が10万円以上 申請中 申請する
    金額が10万円未満 承認済 申請する
    申請中 承認者 承認済 承認する

プロセス管理の設定は、下記となります。 実行条件の設定画面

作業者を設定する

各ステータスに、作業者を設定できます。
作業者の設定方法にはさまざまなパターンがあります。

最初のステータスと、2番目以降のステータスで、それぞれ設定できる作業者が異なります。

  • 最初のステータスでは、作業者を設定しないか、作業者としてレコードの作成者を選択するか、のどちらかです。
    作業者の設定
  • 2番目以降のステータスでは、「ユーザー/組織/グループ」または「フィールド」から作業者を選択できます。
    作業者の設定

2番目以降のステータスでは、作業者に複数のユーザーや組織を設定できます。1つのステータスに対して作業者が複数の場合は、どのユーザーを作業者にするかを選択します。
複数の作業者

  • 「次のユーザーから作業者を選択」 : 前のステータスでアクションを実行する際に、選択肢から1人を作業者として選びます。
  • 「次のユーザー全員」 : 全員が作業者になり、全員がアクションを実行したときに次のステータスに進みます。
  • 「次のユーザーのうち1人」 : 全員が作業者になり、誰か1人がアクションを実行したときに次のステータスに進みます。