プロセス管理では、次の3つを組み合わせてプロセスを設定します。

• ステータス
• アクション
• 作業者

「申請内容を記載したレコードを登録し、上司の承認を得る」というプロセスを例にすると、ステータス、アクション、および作業者は、下図のように表されます。 あらかじめ業務の流れを把握してプロセス管理の設計をしておくと、スムーズに設定できます。
プロセス管理の設計について詳しくは、プロセス管理の設計のページを参照してください。

レコードの処理状況です。
ステータスを設定すると、各レコードに現在のステータスが表示されるようになります。

アクションは、レコードを別のステータスに変更するための操作です。ステータスごとに設定します。
アクションを設定すると、レコード詳細画面にアクションを実行するためのボタンが表示されます。
ユーザーがボタンをクリックすると、レコードのステータスが変更されます。
1つのステータスには複数のアクションを設定できます。
各アクションには、アクション実行後のステータスを設定します。
また、フィールドの値を使用して、各アクションの実行条件を設定できます。
たとえば、「費用」フィールドの値が100万円以上の場合のみ実行できるアクションと、値が100万円未満の場合のみ実行できるアクションを設定すれば、費用の金額に応じて、ユーザーが実行できるアクションが変わります。
※具体的な設定方法は、申請ワークフローの設定例の「条件分岐のある申請」で説明しています。

最初のステータスと、途中のステータスには、必ずアクションを指定します。
完了のステータスには、アクションはありません。

作業者は、アクションを実行できるユーザーです。ステータスごとに設定できます。
作業者が設定されている場合、アクションを実行するためのボタンは、作業者のレコード詳細画面だけに表示されます。
「ログインユーザーがそのレコードの現在の作業者ではない」場合か、「ログインユーザーを含めた複数のユーザーが作業者である」場合は、ステータスの右側に「現在の作業者」が表示されます。
作業者が設定されていない場合、アクションを実行するためのボタンは、すべてのユーザーのレコード詳細画面に表示されます。

1つのステータスに複数の作業者を設定できます。
複数の作業者を設定する場合、レコードのステータスが変更される条件を、次のいずれかから選択します。

• 前のステータスの作業者が指定したユーザーがアクションを実行したら、ステータスが変更される
• 作業者全員がアクションを実行したら、ステータスが変更される
• 作業者のうち誰か1人がアクションを実行したら、ステータスが変更される

最初のステータスと、途中のステータスには、作業者を指定できます。
完了のステータスには、作業者はありません。

次のユーザーには画面上部に［現在の作業者を変更］ボタンが表示され、作業者を変更できます。

• cybozu.com共通管理者
• プロセス管理の設定が有効なアプリの、アプリ管理権限を持つユーザー