プロセス管理は、設定が複雑になりがちです。
kintone上でプロセス管理を実際に設定する前に、あらかじめ業務の流れを把握し、プロセス管理の設計をしておくとスムーズに設定できます。
プロセス管理で設定したい業務の流れを、紙でメモしたりPowerPointやExcelなどのアプリケーションを利用したりして、図にしてみましょう。

たとえば、申請や承認といった業務の流れを次のような図にします。

業務の流れを表す図では、ステータスと作業者とアクションがわかるようにします。

1. 最初の状況（ステータス）と最初の担当者（作業者）を決めます。
   最初の担当者（作業者）は、指定しないか、作成者にします。
   例：

   • ステータス：申請前
   • 作業者：作成者

2. 次の状況（ステータス）と次の担当者（作業者）を決めます。
   例：

   • 次のステータス：申請中
   • 次の作業者：承認者

3. 最初の状況（ステータス）から次の状況（ステータス）に進めるためのボタンの名前（アクション）を決めます。
   例：

   • アクション：申請する

4. 業務の流れに応じて、手順2と手順3を繰り返します。
   差し戻したり、次の承認者に進めたりする場合の例：
   
   条件によって次のステータスと次の作業者が分岐する場合の例：
   

5. 完了となる、最後の状況（ステータス）と最後の状況（ステータス）に進めるためのボタンの名前（アクション）を決めます。
   完了のステータスの担当者（作業者）は不要です。
   例：

   • アクション：承認する
   • 最後のステータス：承認済

プロセスの詳細は、ステータスごとに設定します。
業務の流れの図からステータスをリストアップし、ステータスごとに作業者、条件、アクション、次のステータスを書き出します。

• 最初のステータス：申請前
• 2番目以降のステータス：
  • 申請中
  • 承認済

• ステータス：申請前
• 作業者：作成者
• 条件：なし
• アクション：申請する
• 次のステータス：申請中

今回の例では、ステータスが「申請中」のプロセスの設定です。

• ステータス：申請中
• 作業者： 承認者
• 条件：なし
• アクション：承認する
• 次のステータス：承認済

プロセスが完了となる最後のステータスは、その作業者やアクションがないため、一覧として書き出す必要はありません。