プロセス管理は、設定が複雑になりがちです。
kintone上でプロセス管理を実際に設定する前に、あらかじめ業務の流れを把握し、プロセス管理の設計をしておくとスムーズに設定できます。
プロセス管理で設定したい業務の流れを、紙でメモしたりPowerPointやExcelなどのアプリケーションを利用したりして、図にしてみましょう。

たとえば、申請や承認といった業務の流れを次のような図にします。

業務の流れを表す図では、ステータスと作業者とアクションがわかるようにします。
例）【ステータス】 円、【作業者】 四角、【アクション】 矢印

1. 最初の状況（ステータス）を決めます。
   最初の担当者（作業者）は、指定しないか、作成者にします。
   例）【ステータス】 申請前、【作業者】 作成者

2. 次の状況（ステータス）と、担当者（作業者）を決めます。
   そのステータスに進めるためのボタンの名前（アクション）も決めます。 例）【アクション】 申請する、【次のステータス】 申請中、【次の作業者】 承認者

3. 完了となる、最後の状況（ステータス）を決めます。
   完了のステータスの担当者（作業者）は不要です。
   そのステータスに進めるためのボタンの名前（アクション）も決めます。 例）【アクション】 承認する、【次のステータス】 承認済
   これで、業務の流れの図ができました。

プロセス管理の詳細は、ステータスごとに設定します。
業務の流れの図からステータスをリストアップし、ステータスごとに作業者、条件、アクション、次のステータスを一覧表にします。

1. 作成した業務の流れの図

2. ステータスとプロセスの一覧表

   • ステータス
     申請前、申請中、承認済

   • プロセスの一覧表

     ステータス	作業者	条件	アクション	次のステータス
     申請前	作成者		申請する	申請中
     申請中	承認者		承認する	承認済

     プロセスが完了となる最後のステータスは、その作業者やアクションがないため、一覧表には記述不要です。

これで、プロセス管理を設定する準備ができました。