承認者を自動入力する設定例
承認者など、プロセス管理の作業者が自動で入力されるように設定すると、レコード登録時の手間を省き、入力ミスを避けられます。
このページでは2つの設定例を紹介します。
例1:上司を作業者に設定する
ユーザー情報のカスタマイズ項目に上司を設定して、プロセス管理の「次の作業者」にアクションを実行したユーザーの上司を自動で割り当る方法です。
完成イメージ:
次の手順で、上司を作業者に設定します。
プロセス管理の基本的な設定方法は、次のページを参照してください。
プロセス管理の基本的な使いかた
カスタマイズ項目に「上司」を追加する
この設定には、cybozu.com共通管理者権限が必要です。
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kintoneの画面上部の歯車の形をした[設定]アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
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cybozu.com共通管理の画面で、[組織/ユーザー]をクリックします。
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「組織とユーザーの設定」画面で、[プロフィール項目の設定]をクリックします。
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「プロフィール項目の設定」画面で、「カスタマイズ項目の設定」の[追加]をクリックします。
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「カスタマイズ項目の追加」画面で、任意の項目名を入力します。ここでは項目名を「上司」とすることを例に説明します。
項目タイプは、「ユーザー選択」を選択します。
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[保存]をクリックします。
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「組織とユーザーの設定」画面で、上司を設定したいユーザー名の左側にある、ユーザー情報を変更するアイコンをクリックします。
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「ユーザー情報の変更」画面で、画面下にあるカスタマイズ項目の「上司」欄に、ユーザーを指定します。
1つのカスタマイズ項目に1人のユーザーのみ指定できます。複数人を指定したい場合は、カスタマイズ項目を複数作成して、それぞれに上司を設定してください。
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[保存]をクリックします。
作業者に「上司」を追加する
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上司を作業者に追加するkintoneアプリを開き、「プロセス管理」画面を開きます。
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作業者に上司を追加したいステータスで、「作業者」右横の[組織やグループから選択]アイコンをクリックします。
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「ユーザーを選択」ダイアログで[その他]をクリックし、「上司」を選択します。
複数の上司に申請したい場合は、プロセス管理の設定時にも複数人を追加してください。
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[追加]をクリックします。
例2:複数の承認ルートを設定する
申請者の所属部署や申請内容によって、承認者の組み合わせが複数ある場合は、承認ルートを別アプリに登録します。
登録した承認ルートをルックアップで取得することで、所属部署や申請内容に応じた作業者が設定され、プロセス管理を進めることができます。
完成イメージ:
次の手順で、複数の承認ルートを設定します。
承認ルートアプリを作成する
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承認ルートを登録するアプリを作成します。
アプリのフォームには、次のフィールドを配置します。- 承認ルート名:文字列(1行)フィールド
- 所属部署:組織フィールド
- 承認者:ユーザーフィールド
- 関連部署:組織フィールド
- 決裁者:ユーザーフィールド
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承認ルートアプリに、レコードを追加します。
承認ルートを取得する
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上司を作業者に追加するkintoneアプリを開きます。
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フォームに次のフィールドを配置します。
- 承認ルート名:ルックアップフィールド
- 承認者:ユーザーフィールド
- 関連部署:組織フィールド
- 決裁者:ユーザーフィールド
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「承認ルート名」フィールドの設定画面で、承認ルートアプリから承認ルート名と作業者(承認者、関連部署、決裁者)を取得するように設定します。
絞り込みの初期設定で、「所属部署」が「優先する組織」を含むように設定すると、自分の所属する組織の承認ルートをすぐに取得できます。
ルックアップフィールドの詳細は、次のページを参照してください。
ルックアップ -
「プロセス管理」画面で、次のプロセスを設定します。
- ステータス
申請前、申請中、承認済、確認済、決裁済 - プロセスの一覧表
ステータス 作業者 条件 アクション 次のステータス 申請前 作成者 申請する 申請中 申請中 承認者 承認する 承認済 承認済 関連部署 確認する 確認済 確認済 決裁者 決裁する 決裁済 - プロセス管理の設定
- ステータス