承認者を自動入力する設定例

承認者など、プロセス管理の作業者が自動で入力されるように設定すると、レコード登録時の手間を省き、入力ミスを避けられます。
このページでは2つの設定例をご紹介します。

設定例 1:上司を作業者に設定する

ユーザー情報のカスタマイズ項目に上司を設定して、プロセス管理の「次の作業者」にアクションを実行したユーザーの上司を自動で割り当る方法です。

  • 完成イメージ 画像

この設定を行うには、cybozu.com共通管理権限が必要です。

  1. 設定メニューからcybozu.com共通管理画面を開きます。

  2. [組織/ユーザー]をクリックします。

  3. [プロフィール項目の設定]をクリックします。 プロフィール項目の設定

  4. 「プロフィール項目の設定」画面で、「カスタマイズ項目の設定」の[追加]をクリックします。 カスタマイズ項目の追加

  5. 任意の項目名を入力します。ここでは項目名を「上司」とすることを例に説明します。
    項目タイプは、「ユーザー選択」を選択します。
    カスタマイズ項目の追加

  6. 上司を設定したいユーザーの編集アイコンをクリックして、ユーザー情報の編集画面を開きます。 ユーザー情報の編集

  7. 画面下にあるカスタマイズ項目「上司」欄に、ユーザーを指定します。
    1つのカスタマイズ項目に1人のユーザーのみ指定できます。複数人を指定したい場合は、カスタマイズ項目を複数作成して、それぞれに上司を設定してください。
    カスタマイズ項目に上司指定

続いて、kintoneのプロセス管理で設定を行います。
プロセス管理の設定時に「上司」の項目を作業者に指定します。複数の上司に申請したい場合は、プロセス管理の設定時にも複数人を追加してください。 画像

設定例 2:承認ルートを設定する

申請者の所属部署や申請内容によって、承認者の組み合わせが複数あるような場合は、承認ルートを別アプリに登録し、ルックアップで取得できます。 多段階承認

  1. 承認ルートアプリを作成し、所属部署に対応した承認ルート名と作業者(承認者、関連部署、決裁者)を登録します。
    承認ルートアプリ
  2. プロセス管理を設定するアプリのフォームに、ルックアップフィールドと、作業者(承認者、関連部署、決裁者)のユーザー選択フィールドや組織選択フィールドを追加します。
    プロセス管理を設定するアプリ
  3. ルックアップフィールドで、承認ルートアプリから承認ルート名と作業者(承認者、関連部署、決裁者)を取得するように設定します。
    絞り込みの初期設定で、「所属部署」が「優先する組織」を含むように設定すると、自分の所属する組織の承認ルートをすぐに取得できます。
    承認ルート名と作業者を取得 ルックアップフィールドについて、詳しくはルックアップのページを参照してください。
  4. プロセス管理を設定します。
    • ステータス
      申請前、申請中、承認済、確認済、決裁済
    • プロセスの一覧表
      ステータス 作業者 条件 アクション 次のステータス
      申請前 作成者 申請する 申請中
      申請中 承認者 承認する 承認済
      承認済 関連部署 確認する 確認済
      確認済 決裁者 決裁する 決裁済
    • プロセス管理の設定
      プロセス管理の設定

申請時に承認ルートを取得することにより、所属部署や申請内容に応じた作業者(承認者、関連部署、決裁者)が設定され、プロセス管理を進めることができます。 多段階承認のプロセス管理