承認者を自動入力する設定例

記事番号:040569

承認者など、プロセス管理の作業者が自動で入力されるように設定すると、レコード登録時の手間を省き、入力ミスを避けられます。
このページでは2つの設定例を紹介します。

例1:上司を作業者に設定する

ユーザー情報のカスタマイズ項目に上司を設定して、プロセス管理の「次の作業者」にアクションを実行したユーザーの上司を自動で割り当る方法です。

完成イメージ:
スクリーンショット:レコードの追加または編集画面で「申請」アクションのボタンをクリックした画面例

次の手順で、上司を作業者に設定します。

プロセス管理の基本的な設定方法は、次のページを参照してください。
プロセス管理の基本的な使いかた

カスタマイズ項目に「上司」を追加する

この設定には、cybozu.com共通管理者権限が必要です。

  1. kintoneの画面上部の歯車の形をした[設定]アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
    スクリーンショット:[cybozu.com共通管理]を枠線で強調

  2. cybozu.com共通管理の画面で、[組織/ユーザー]をクリックします。
    スクリーンショット:[cybozu.com共通管理]の[組織/ユーザー]が枠線で強調されている

  3. 「組織とユーザーの設定」画面で、[プロフィール項目の設定]をクリックします。
    スクリーンショット:[組織/ユーザー]で[プロフィール項目の設定]が枠線で強調されている

  4. 「プロフィール項目の設定」画面で、「カスタマイズ項目の設定」の[追加]をクリックします。
    スクリーンショット:「プロフィール項目の設定」画面で「カスタマイズ項目の設定」の[追加]が枠線で強調されている

  5. 「カスタマイズ項目の追加」画面で、任意の項目名を入力します。ここでは項目名を「上司」とすることを例に説明します。
    項目タイプは、「ユーザー選択」を選択します。
    スクリーンショット:「カスタマイズ項目の追加」画面が表示されている

  6. [保存]をクリックします。

  7. 「組織とユーザーの設定」画面で、上司を設定したいユーザー名の左側にある、ユーザー情報を変更するアイコンをクリックします。
    スクリーンショット:「組織とユーザーの設定」画面でユーザー情報を変更するアイコンが強調されている

  8. 「ユーザー情報の変更」画面で、画面下にあるカスタマイズ項目の「上司」欄に、ユーザーを指定します。
    1つのカスタマイズ項目に1人のユーザーのみ指定できます。複数人を指定したい場合は、カスタマイズ項目を複数作成して、それぞれに上司を設定してください。
    スクリーンショット:「ユーザー情報の変更」画面でカスタマイズ項目に上司を指定

  9. [保存]をクリックします。

作業者に「上司」を追加する

  1. 上司を作業者に追加するkintoneアプリを開き、「プロセス管理」画面を開きます。

  2. 作業者に上司を追加したいステータスで、「作業者」右横の[組織やグループから選択]アイコンをクリックします。 スクリーンショット:「プロセス管理」画面で[組織やグループから選択]アイコンが枠線で強調されている

  3. 「ユーザーを選択」ダイアログで[その他]をクリックし、「上司」を選択します。
    複数の上司に申請したい場合は、プロセス管理の設定時にも複数人を追加してください。
    スクリーンショット:ユーザー選択ダイアログで[その他]「上司」[追加]が枠線で強調されている

  4. [追加]をクリックします。

例2:複数の承認ルートを設定する

申請者の所属部署や申請内容によって、承認者の組み合わせが複数ある場合は、承認ルートを別アプリに登録します。
登録した承認ルートをルックアップで取得することで、所属部署や申請内容に応じた作業者が設定され、プロセス管理を進めることができます。

完成イメージ:
スクリーンショット:プロセス管理が設定されたレコードの表示例

次の手順で、複数の承認ルートを設定します。

承認ルートアプリを作成する

  1. 承認ルートを登録するアプリを作成します。
    アプリのフォームには、次のフィールドを配置します。

    • 承認ルート名:文字列(1行)フィールド
    • 所属部署:組織フィールド
    • 承認者:ユーザーフィールド
    • 関連部署:組織フィールド
    • 決裁者:ユーザーフィールド
  2. 承認ルートアプリに、レコードを追加します。
    スクリーンショット:承認ルートアプリのレコード一覧画面

承認ルートを取得する

  1. 上司を作業者に追加するkintoneアプリを開きます。

  2. フォームに次のフィールドを配置します。

    • 承認ルート名:ルックアップフィールド
    • 承認者:ユーザーフィールド
    • 関連部署:組織フィールド
    • 決裁者:ユーザーフィールド

    スクリーンショット:プロセス管理を設定するアプリのフォームに必要なフィールドを配置している

  3. 「承認ルート名」フィールドの設定画面で、承認ルートアプリから承認ルート名と作業者(承認者、関連部署、決裁者)を取得するように設定します。
    絞り込みの初期設定で、「所属部署」が「優先する組織」を含むように設定すると、自分の所属する組織の承認ルートをすぐに取得できます。
    スクリーンショット:「ルックアップの設定」画面でルックアップの設定項目が枠線で強調されている ルックアップフィールドの詳細は、次のページを参照してください。
    ルックアップ

  4. 「プロセス管理」画面で、次のプロセスを設定します。

    • ステータス
      申請前、申請中、承認済、確認済、決裁済
    • プロセスの一覧表
      ステータス 作業者 条件 アクション 次のステータス
      申請前 作成者 申請する 申請中
      申請中 承認者 承認する 承認済
      承認済 関連部署 確認する 確認済
      確認済 決裁者 決裁する 決裁済
    • プロセス管理の設定 スクリーンショット:「プロセス管理」画面の[1.有効化]と[2.ステータス]の設定例 スクリーンショット:「プロセス管理」画面の[3.プロセス]の設定例