承認者を自動入力する設定例
承認者など、プロセス管理の作業者が自動で入力されるように設定すると、レコード登録時の手間を省き、入力ミスを避けられます。
このページでは2つの設定例をご紹介します。
設定例 1:上司を作業者に設定する
ユーザー情報のカスタマイズ項目に上司を設定して、プロセス管理の「次の作業者」にアクションを実行したユーザーの上司を自動で割り当る方法です。
- 完成イメージ
この設定を行うには、cybozu.com共通管理権限が必要です。
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kintoneの画面上部の歯車の形をした[設定]アイコンをクリックし、[cybozu.com共通管理]をクリックします。
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[組織/ユーザー]をクリックします。
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[プロフィール項目の設定]をクリックします。
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「プロフィール項目の設定」画面で、「カスタマイズ項目の設定」の[追加]をクリックします。
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任意の項目名を入力します。ここでは項目名を「上司」とすることを例に説明します。
項目タイプは、「ユーザー選択」を選択します。
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上司を設定したいユーザー名の左側にあるユーザー情報を変更するアイコンをクリックします。
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画面下にあるカスタマイズ項目「上司」欄に、ユーザーを指定します。
1つのカスタマイズ項目に1人のユーザーのみ指定できます。複数人を指定したい場合は、カスタマイズ項目を複数作成して、それぞれに上司を設定してください。
続いて、kintoneのプロセス管理で設定を行います。
プロセス管理の設定時に「上司」の項目を作業者に指定します。複数の上司に申請したい場合は、プロセス管理の設定時にも複数人を追加してください。
設定例 2:承認ルートを設定する
申請者の所属部署や申請内容によって、承認者の組み合わせが複数あるような場合は、承認ルートを別アプリに登録し、ルックアップで取得できます。
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承認ルートアプリを作成し、所属部署に対応した承認ルート名と作業者(承認者、関連部署、決裁者)を登録します。
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プロセス管理を設定するアプリのフォームに、ルックアップフィールドと、作業者(承認者、関連部署、決裁者)のユーザー選択フィールドや組織選択フィールドを追加します。
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ルックアップフィールドで、承認ルートアプリから承認ルート名と作業者(承認者、関連部署、決裁者)を取得するように設定します。
絞り込みの初期設定で、「所属部署」が「優先する組織」を含むように設定すると、自分の所属する組織の承認ルートをすぐに取得できます。
ルックアップフィールドについて、詳しくは「ルックアップ」を参照してください。 -
プロセス管理を設定します。
- ステータス
申請前、申請中、承認済、確認済、決裁済 - プロセスの一覧表
ステータス 作業者 条件 アクション 次のステータス 申請前 作成者 申請する 申請中 申請中 承認者 承認する 承認済 承認済 関連部署 確認する 確認済 確認済 決裁者 決裁する 決裁済 - プロセス管理の設定
- ステータス
申請時に承認ルートを取得することにより、所属部署や申請内容に応じた作業者(承認者、関連部署、決裁者)が設定され、プロセス管理を進めることができます。