ルックアップを設定する
ルックアップを設定すると、他のアプリから必要なデータをコピーして取得できるようになります。
たとえば、「注文管理アプリ」に「商品管理アプリ」を参照するルックアップを設定すると、「商品管理アプリ」から商品情報を取得して「注文管理アプリ」に必要なデータをコピーできるようになります。データの二重入力を省き、入力ミスも防げます。
参考：ルックアップとは
ルックアップの設定手順
完成イメージ図のルックアップができるような手順を、注文管理アプリと商品管理アプリを例にご紹介します。
商品管理アプリに商品情報データを登録する
商品管理アプリのデータを注文管理アプリに取り込むには、はじめに元データとなる商品管理アプリのデータ登録が必要です。
今回の例では、商品コード、商品名、単価などのデータを登録しておきます。
注文管理アプリにルックアップフィールドを設定する
次に、注文管理アプリにルックアップフィールドを配置します。
注文管理アプリのレコード一覧画面の右上にある設定メニュー
をクリックして、設定画面を開きます。
アプリの設定画面を開く[フォーム]タブの画面で、画面左側のパーツ一覧から[ルックアップ]を選択して、右側へドラッグします。ここでは、商品コードを入力する項目にルックアップを配置します。
商品管理アプリから情報を取得したいフィールドも、あわせて追加します。
今回は、次のフィールドを追加しました。- 商品名：文字列（1行）フィールド
- 単価：数値フィールド
- 数量：数値フィールド
- 小計：計算フィールド
1行に配置した上記フィールドをテーブル化すると、フォームの入力時に行の追加ができて便利です。
ルックアップフィールドの上にマウスを合わせ、設定メニュー
をクリックして設定画面を開きます。
次の項目を設定します。
「フィールド名」を変更します。
今回は「商品コード」に変更します。「関連付けるアプリ」を選択します。
データを取得する元のアプリを選択します。ここでは「商品管理アプリ」を選択します。「コピー元のフィールド」を選択します。
関連付けのキーにするフィールドを選択します。ここでは「商品コード」フィールドを選択します。
「ほかのフィールドのコピー」を選択します。
ルックアップ元のレコードから、ほかのフィールドのデータをまとめて取得できます。
ここでは、「商品名」 > 「[商品管理]商品コード」、「単価」 > 「[商品管理]単価」を選択します。
[ + ]ボタンをクリックして、コピーしたいフィールド分だけ設定を追加できます。
「コピー元のレコードの選択時に表示するフィールド」を選択します。
取得するレコードの選択画面に表示するフィールドを選択します。「商品名」、「単価」を選択します。使い方は設定したルックアップを使ってみるを参照してください。ソートの初期設定を選択します。
取得するレコードの並べ順を設定します。「商品コード」、「昇順」を選択します。
ルックアップフィールドの設定画面の[保存]をクリックします。
画面右上の[アプリを更新]をクリックします。
ルックアップの設定が完了しました！
動画で見るルックアップの設定
動画でも、顧客管理アプリと案件管理アプリを例にルックアップの設定方法を説明しています。
ルックアップの注意点
ルックアップ参照元のレコードの値に変更があっても、ルックアップ先ですでに取得済みの値はそのまま維持されます。
再度[取得]をクリックすると、最新の値に上書きされます。既存のレコードを更新する場合、CSVファイルを読み込んで一括更新する方法が便利です。
ただし、ルックアップ機能を使用して入力したフィールドの値を一括更新できるのは、次の条件を満たしている場合だけです。- 「コピー元のフィールド」で選択したフィールドについて、既存のレコードの値に重複がない。
- 「コピー元のフィールド」で選択したフィールドの設定で「値の重複を禁止する」を選択している。
「コピー元のフィールド」には、次のフィールドを指定できます。
- 文字列（1行）
- 数値
- 計算
- ルックアップ
- リンク
- レコード番号
テーブルに設定したフィールドは指定できません。
ルックアップフィールドの設定を変更しても、登録済みのレコードの、次のフィールドの値は変わりません。
- ルックアップフィールドの設定の「ほかのフィールドのコピー」で選択したフィールド
ルックアップの使い方は設定したルックアップを使ってみるで紹介しています。