ルックアップを設定する

記事番号:040547

ルックアップを設定すると、他のアプリから必要なデータをコピーして取得できるようになります。
たとえば、「注文管理アプリ」に「商品管理アプリ」を参照するルックアップを設定すると、「商品管理アプリ」から商品情報を取得して「注文管理アプリ」に必要なデータをコピーできるようになります。データの二重入力を省き、入力ミスも防げます。
参考:ルックアップとは ルックアップ完成イメージ

基本的な使いかた

  1. まず、マスターデータ(参照先)となるアプリを作成します。
    フィールドも配置してください。データの登録はあとでもかまいません。

  2. データを取り込みたいアプリの設定画面に、ルックアップフィールドを配置します。

  3. 配置したルックアップフィールドの設定を開き、以下を設定します。

    • フィールド名(必須)
    • 「必須項目にする」の設定
    • 関連付けるアプリ(必須)
    • コピー元のフィールド(必須)
      アプリ間の関連付けのキーにするフィールドです。次のフィールドを指定できます。
      -文字列(1行)、数値、計算、ルックアップ、リンク、レコード番号
    • ほかのフィールドのコピー
    • コピー元のレコードの選択時に表示するフィールド
    • 絞り込みの初期設定
    • ソートの初期設定
    • フィールドコード(必須)

    「関連付けるアプリ」と「コピー元のフィールド」は、フォームの保存後に変更することはできません。
    それ以外の設定項目は、あとから変更できます。
    各設定項目の詳細については、ルックアップフィールドの設定項目を参照してください。

  4. 「ルックアップの設定」画面の[保存]をクリックします。

  5. [フォームを保存]をクリックし、アプリ設定画面右上の[アプリを更新](または[アプリを公開])をクリックします。
    これでルックアップの設定は完了です。

  6. ルックアップを使ってみます。
    手順2と3でルックアップを設定したアプリのレコード登録画面を開き、[取得]をクリックします。
    ルックアップの入力 キーワードを入力して[取得]をクリックすると、一致するレコードの候補のみに絞り込むことができます。
    参考:設定したルックアップを使ってみる

ルックアップの設定例

具体的なアプリを用いて、ルックアップの設定例を説明します。ここでは、注文管理アプリと商品管理アプリを使用します。

マスターアプリにデータを登録する

商品管理アプリ(マスターアプリ)のデータを注文管理アプリに取り込むには、はじめに元データとなる商品管理アプリのデータ登録が必要です。
今回の例では、商品コード、商品名、単価などのデータを登録しておきます。 商品管理アプリ

ルックアップフィールドを設定する

次に、データを取得する注文管理アプリにルックアップフィールドを配置します。

  1. 注文管理アプリを開き、レコード一覧画面の右上にあるアプリ設定ボタン 設定ボタン をクリックして「フォーム」タブを選択します。
    アプリ設定ボタン

  2. フォームにテーブルを配置します。 テーブルを配置

  3. テーブルに[ルックアップ]をドラッグアンドドロップします。
    ここでは、商品コードを元に情報を取得するルックアップを設定します。 ルックアップフィールドを配置

  4. 商品管理アプリから情報を取得したいフィールドも、あわせてテーブルに追加します。
    今回は、次のフィールドを追加しました。

    • 商品名:文字列(1行)フィールド
    • 単価:数値フィールド
    • 数量:数値フィールド
    • 小計:計算フィールド フィールドを配置
  5. ルックアップフィールドの上にマウスを合わせ、設定ボタン 設定ボタン をクリックして設定画面を開きます。 ルックアップフィールドを開く

  6. 次の項目を設定します。

    • 「フィールド名」を変更します。
      今回は「商品コード」に変更します。
    • 「関連付けるアプリ」を選択します。
      データを取得する元のアプリを選択します。ここでは「商品管理アプリ」を選択します。
    • 「コピー元のフィールド」を選択します。
      関連付けのキーにするフィールドを選択します。ここでは「商品コード」フィールドを選択します。
      「コピー元のフィールド」には、次のフィールドを指定できます。
      • 文字列(1行)、数値、計算、ルックアップ、リンク、レコード番号 ルックアップの設定
  7. 続けて、「ほかのフィールドのコピー」を選択します。
    ルックアップ元のレコードから、ほかのフィールドのデータをまとめて取得できます。
    ここでは、「商品名」 ← 「[商品管理]商品名」、「単価」 ← 「[商品管理]単価」を選択します。
    [ + ]ボタンをクリックして、コピーしたいフィールド分だけ設定を追加できます。 ルックアップの設定

  8. 必要に応じて、「コピー元のレコードの選択時に表示するフィールド」を選択します。
    ここで選択したフィールドは、取得するレコードの選択画面に表示されます。たとえば、同じ商品コードのレコードが複数ある場合などに、レコードを識別するのに役立ちます。
    ここでは「商品名」、「単価」を選択します。実際の表示画面は設定したルックアップを使ってみるのページを参照してください。 ルックアップの設定

  9. 次の項目も、必要に応じて設定します。

    • 絞り込みの初期設定を指定します。
      ここで設定した絞り込み条件は、取得するレコードの選択画面に適用されます。ドロップダウンで条件を指定するフィールドを選択して、絞り込み条件を指定します。今回の例では絞り込みの初期設定は行わず、すべてのレコードが表示されるようにします。
      なお、絞り込みの初期設定を指定していても、ルックアップフィールドに入力されたキーワードと一致するレコードが1つしかない場合は、絞り込みは適用されずにそのままレコード情報が取得されます。

    • ソートの初期設定を選択します。
      取得するレコードの表示順を設定します。ここでは「商品コード」、「昇順」を選択します。
      ルックアップの設定

  10. ルックアップフィールドの設定画面の[保存]をクリックします。

  11. テーブル右上にあるテーブル設定ボタン 設定ボタン の[テーブルの設定]をクリックして、テーブル名を設定します。 テーブルの設定

  12. テーブル名を入力して、[保存]をクリックします。
    ここでは、「商品情報」と入力します。 テーブル名の設定

  13. 画面右上の[アプリを更新](または[アプリを公開])をクリックします。 ルックアップの設定

これでルックアップの設定は完了です。
ルックアップの使い方は設定したルックアップを使ってみるを参照してください。

そのほかのルックアップの設定例

ルックアップ設定の「ほかのフィールドのコピー」を利用することで、複数選択フィールド、チェックボックスフィールド、ドロップダウンフィールドなどのデータを取得することもできます。
ここでは、顧客リストアプリに登録している以下の内容を、案件管理アプリにもコピーする場合の設定例を紹介します。

  • 利用製品(複数選択フィールド)
  • オプション(チェックボックスフィールド)

複数選択フィールド使用例

顧客リストアプリと案件管理アプリでは両方とも会社名を登録するので、この会社名を紐づけて、利用製品とオプションの内容を取得することにします。
案件管理アプリで会社名としてルックアップフィールドを配置し、以下のとおり設定します。

関連付けるアプリ コピー元のフィールド
顧客リスト 会社名
ほかのフィールドのコピー(コピー先) ほかのフィールドのコピー(コピー元)
利用製品 [顧客リスト]利用製品
オプション [顧客リスト]オプション

複数選択フィールド使用例

これで、案件管理アプリの会社名を入力して[取得]をクリックすると、顧客リストアプリから利用製品とオプションの内容を取得できるようになりました。 複数選択フィールド使用例

ルックアップの注意点

  • 参照先のレコード(マスターデータ)に変更があっても、ルックアップで取得済みの値はそのまま維持されます。自動的に最新の値にはなりません。
    再度[取得]をクリックすると、最新の値に上書きされます。

  • 既存のレコードを更新する場合、CSVファイルを読み込んで一括更新する方法が便利です。
    ただし、ルックアップ機能を使用して入力したフィールドの値を一括更新できるのは、次の条件を満たしている場合だけです。

    • 「コピー元のフィールド」で選択したフィールドについて、既存のレコードの値に重複がない。
    • 「コピー元のフィールド」で選択したフィールドの設定で「値の重複を禁止する」を選択している。
      ルックアップの設定 たとえば、商品管理アプリの「商品コード」を「コピー元のフィールド」に設定している場合、商品管理アプリのデータに値の重複がない、かつ「商品コード」フィールドの設定画面で「値の重複を禁止する」にチェックが入っている必要があります。  
  • テーブルに設定したフィールドは指定できません。

  • ルックアップフィールドの設定を変更しても、登録済みのレコードの、次のフィールドの値は変わりません。

    • ルックアップフィールドの設定の「ほかのフィールドのコピー」で選択したフィールド

参考:動画で見るルックアップの設定

動画でも、顧客管理アプリと案件管理アプリを例にルックアップの設定方法を説明しています。