表示するレコードを絞り込む

指定した条件を満たすレコードを一覧で表示します。

  1. アプリのレコードの一覧画面で、画像をクリックします。 画像
  2. 「条件」で、条件を指定するフィールドを選択して、レコードの絞り込み条件を指定します。
    画像をクリックして、表示されたフィールドから条件を指定するフィールドを選択します。フィールド名を入力して、フィールドを検索することもできます。 画像

  3. 「ソート」で、レコードの表示順を指定します。
    「ソート」の選択肢に表示されるフィールドは、次のページを参照してください。
    「ソート」で選択できるフィールドを教えてください 画像

  4. [適用]または[保存]をクリックします。
    [適用]をクリックすると、指定した条件でレコードが絞り込まれます。
    管理権限を持つアプリでは、[保存]をクリックして、絞り込み条件をアプリに保存できます。 画像

「次のキーワードを含む」/「次のキーワードを含まない」を使用する場合の注意事項

指定するキーワード
  • 指定できるキーワードについては、次のページの「検索キーワード入力時の注意事項」を参照してください。
    検索キーワード入力時の注意事項
  • 添付ファイルフィールドの文書に含まれるキーワードを指定してレコードを絞り込む場合、検索対象となるファイルの形式は、次のページを参照してください。
    検索対象のファイル形式
  • 指定したキーワードを含むレコードが10万件以内に収まるキーワードを指定してください。10万件を超えると警告が表示され、レコードが正しく絞り込まれません。
    複数の絞り込み条件を指定した場合は、各キーワードを含むレコードの合計が10万件を超えると、レコードが正しく絞り込まれません。

フィールドの値の条件を組織で指定する場合の絞り込み結果の違い

次のフィールドの値の条件を組織で指定する場合、レコードの抽出結果がフィールドによって異なります。

  • 値がユーザーのフィールド(作成者、更新者、作業者、ユーザー選択):
    指定した組織、またはその下位組織に所属するユーザーを値とするレコードが絞り込まれます。
  • 値が組織のフィールド(組織選択):
    指定した組織、またはその下位組織を値とするレコードが絞り込まれます。

「処理に失敗しました。更新または参照するレコード数を減らしてください。」と表示される場合

次の条件にあてはまる場合、レコード情報の取得に失敗します。取得するレコード、またはフィールドを減らしてください。

  • 取得するフィールド数が2百万個を超える場合
  • レコードの合計サイズが数十MBと大きい場合
    データサイズに添付ファイルは含まれません。