一覧に表示するレコードを絞り込む

記事番号:040458

アプリのレコード一覧画面では、条件を指定してレコードを絞り込むことができます。
自分が担当する顧客、日付が今月の案件、未着手のタスクなど条件を絞り込んだ一覧を複数用意できます。
また、絞り込んだレコードを保存しておくことも可能です。保存した一覧は、クリックしてかんたんに切り替えることも可能です。 一覧

手順

レコードを絞り込む手順を説明します。

  1. レコード一覧画面で、絞り込みボタン 漏斗をクリックします。 一覧画面

  2. レコードを絞り込む条件(フィールド)を指定します。
    v 字ボタン v字ボタンをクリックして、表示されたフィールドから条件を指定するフィールドを選択します。フィールド名を直接入力して、検索することもできます。
    また、[すべてクリア]ボタンをクリックすると、追加済みの条件がすべて削除されます。
    フィールド選択

  3. 「ソート」で、レコードの表示順を指定します。
    「ソート」の選択肢に表示されるフィールドは、次のページを参照してください。
    「ソート」で選択できるフィールドを知りたい ソート

  4. [保存]または[適用]をクリックします。
    画像

  5. 手順4で[保存]をクリックした場合は、一覧名を付けて保存すると、絞り込んだ一覧が表示されます。
    [適用]をクリックした場合は、絞り込んだ一覧が表示されます。

「次のキーワードを含む」/「次のキーワードを含まない」を使用する場合の注意事項

  • 指定できるキーワードについては、次のページの「検索キーワード入力時の注意事項」を参照してください。
    検索キーワード入力時の注意事項
  • 添付ファイルフィールドの文書に含まれるキーワードを指定してレコードを絞り込む場合、検索対象となるファイルの形式は、次のページを参照してください。
    検索対象のファイル形式
  • 指定したキーワードを含むレコードが10万件以内に収まるキーワードを指定してください。10万件を超えると警告が表示され、レコードが正しく絞り込まれません。
    複数の絞り込み条件を指定した場合は、各キーワードを含むレコードの合計が10万件を超えると、レコードが正しく絞り込まれません。

フィールドの値の条件を組織で指定する場合の絞り込み結果の違い

次のフィールドの値の条件を組織で指定する場合、レコードの抽出結果がフィールドによって異なります。

  • 値がユーザーのフィールド(作成者、更新者、作業者、ユーザー選択):
    指定した組織、またはその下位組織に所属するユーザーを値とするレコードが絞り込まれます。
  • 値が組織のフィールド(組織選択):
    指定した組織、またはその下位組織を値とするレコードが絞り込まれます。

「処理に失敗しました。更新または参照するレコード数を減らしてください。」と表示される場合

次の条件にあてはまる場合、レコード情報の取得に失敗します。取得するレコード、またはフィールドを減らしてください。

  • 取得するフィールド数が200万個を超える場合
  • レコードの合計サイズが数十MBと大きい場合
    データサイズに添付ファイルは含まれません。