ファイルにデータを書き出す

ここでは、レコードのデータをファイルに書き出す方法について説明します。
ファイルに書き出す操作の流れは次のとおりです。

(1) 必要に応じて、ファイルに書き出すレコードを絞り込みます。
(2) ファイルに書き出す項目や出力形式を設定して、ファイルに書き出します。
(3) 出力されたファイルをダウンロードします。

ファイルに書き出す操作の前に、必ずファイルに書き出す際の注意事項をご確認ください。
また、ファイルに書き出すことができるデータの種類については、アプリのデータの入出力を参照してください。

(1) ファイルに書き出すレコードを絞り込む

レコード一覧画面に表示されているレコードをファイルに書き出すことができます。
ファイルに書き出すレコードを絞り込む場合は、ファイルに書き出す操作の前に、次のいずれかの方法で絞り込んでください。

  • 絞り込みボタン 絞り込みボタンをクリックし、絞り込み条件を指定する
    参考:一覧に表示するレコードを絞り込む

  • すでに絞り込み条件を指定している一覧を選択する
    参考:一覧を設定する

ファイルに書き出す項目は、ファイルに書き出す操作の中で変更可能です。

(2) ファイルに書き出す

  1. 書き出したいレコードが、レコード一覧画面に表示されていることを確認します。

  2. 画面右上のオプションボタン オプションボタン をクリックし、[ファイルに書き出す]をクリックします。

  3. ファイルの先頭行に項目名を書き出す場合は、[先頭行を項目名にする]にチェックを入れたままにします。
    項目名を書き出しておくと、書き出したファイルをアプリに読み込む際に、ファイルの項目とアプリのフィールドの紐づけが自動で行われるようになります。

  4. 必要に応じて、文字コードや区切り文字を選択します。

    • 文字コード
      ファイルをどの文字コードで出力するかを選択できます。
      詳しくは、文字コードの選びかたのページを参照してください。
    • 区切り文字
      ファイルをどの区切り文字で出力するかを選択できます。
      出力されたファイルをExcelで開く場合は、[カンマ]を選択することをおすすめします。
  5. ファイルに書き出す項目をファイル内の挿入したい位置にドラッグアンドドロップします。
    書き出す項目をまとめて追加・クリアすることができます。また、追加した項目を並び替えることも可能です。詳細は書き出す項目の一括選択と並び替えを参照してください。

  6. ユーザーや組織、グループを表示名で出力したい場合は、出力オプションの「ユーザー、組織、グループを表示名で出力する」にチェックを入れます。
    「ユーザー、組織、グループを表示名で出力する」にチェックを入れずに書き出すと、ユーザーはログイン名で、組織は組織コードで、グループはグループコードで出力されます。

    「ユーザー、組織、グループを表示名で出力する」にチェックを入れたら、表示名の出力方法を「表示名のみを出力」か「表示名を列追加して出力」のどちらかから選択します。
    出力オプションの詳細については、ユーザー、組織、グループの値を出力する場合を参照してください。

  7. リッチエディターの内容をテキスト形式で出力したい場合は、出力オプションの「リッチエディターをテキスト形式で出力する」にチェックを入れます。
    「リッチエディターをテキスト形式で出力する」にチェックを入れずに書き出すと、リッチエディターフィールドの入力内容がHTMLタグが含まれた状態で出力されます。

    出力オプションの詳細については、リッチエディターの内容を出力する場合を参照してください。

  8. 画面左上の[書き出す]ボタンをクリックします。 データの書き出しが開始されると、「出力されたファイル」画面に遷移します。
    ファイルの書き出しには、数秒から数分程度かかります。

(3) 出力されたファイルをダウンロードする

  1. 「出力されたファイル」画面左上の[再読み込み]ボタンをクリックします。

    「ダウンロード可能なファイル」欄に、出力されたファイルが表示されます。
    ファイルが表示されない場合は、しばらく経ってから、再度[再読み込み]ボタンをクリックしてください。

  2. ダウンロードしたいCSVファイルのファイル名をクリックします。
    ファイル名は、アプリ名に日時のタイムスタンプが付いた形式で表示されます。
    レコードのデータを書き出したファイルがダウンロードされます。
    参考:出力されたファイルに関する補足事項

手順(2)に関する補足事項

書き出す項目の一括選択と並び替え

  • [すべて追加]ボタンをクリックすると、すでに追加されている項目の右端に、残りの項目がまとめて追加されます。
    項目をひとつずつドラッグアンドドロップする必要なく、すべての項目をまとめて追加できます。

  • [すべてクリア]ボタンをクリックすると、すでに追加されている項目がすべてクリアされます。
    書き出したい項目が少ない場合や、項目の順番をいちから並べ替えたい場合などに、追加されている項目をすべてクリアしてから選びなおすことができます。

  • すでに追加されている項目の並び順をドラックアンドドロップで変更できます。

出力オプションの選択

出力オプションによって、値の出力がどのように変わるかを説明します。

ユーザー、組織、グループの値を出力する場合

ここでは例として、ユーザー「田中愛美」(ログイン名:tanaka-manami/表示名:田中愛美)と組織 「営業部」(組織コード:s_001/表示名:営業部)の場合について説明します。

  • 「ユーザー、組織、グループを表示名で出力する」にチェックを入れない場合
    ユーザーはログイン名で、組織は組織コードで、グループはグループコードで出力されます。
    この形式で出力すると、ファイル読み込み時に、ユーザー選択や組織選択、グループ選択などのフィールドにデータを読み込むことができます。

    出力例:
    ユーザーはログイン名「tanaka-manami」、組織は組織コード「s_001」で出力されます。

  • 「ユーザー、組織、グループを表示名で出力する」にチェックを入れる場合
    次のフィールドの値がkintoneの画面上の表示名で出力されます。
    ユーザー選択、組織選択、グループ選択、作成者、更新者、作業者

    この形式は、kintone以外の使い慣れたツールなどでデータ分析・集計するような場合に適しています。

    表示名の出力方法は、次の2通りあります。

    • 表示名のみを出力
      ログイン名や組織コード、グループコードが表示名に置き換わって出力されます。
      出力例:
      ユーザーは表示名「田中 愛美」、組織は表示名「営業部」で出力されます。

    • 表示名を列追加して出力
      ログイン名や組織コード、グループコードの列の右隣りに表示名の列が追加されて出力されます。ログイン名や組織コード、グループコードの値と、表示名の値を同時に出力したい場合に選択します。
      出力例:
      ユーザーはログイン名「tanaka-manami」と表示名「田中 愛美」、組織は組織コード「s_001」と表示名「営業部」でそれぞれ出力されます。

リッチエディターの内容を出力する場合

  • 「リッチエディターをテキスト形式で出力する」にチェックを入れない場合
    リッチエディターフィールドの入力内容がHTMLタグが含まれた状態で出力されます。
    この形式で出力すると、ファイルを読み込んだときに、リッチエディターフィールドの入力内容を文字装飾や改行が適用された状態で更新することができます。

    出力例:
    入力されていた一部の文字は、文字参照で出力されます。
    文字参照で出力される文字の例:

    • 全角の記号の一部(&¥()*+-/:;<=>?@~| など)
    • 半角の記号の一部
    • 全角の英数字
    • 半角カタカナ など
      上記の記号や文字以外にも文字参照で書き出される場合があります。
  • 「リッチエディターをテキスト形式で出力する」にチェックを入れる場合
    リッチエディターフィールドの入力内容がHTMLタグを取り除いた形式(テキスト形式)で出力されます。
    この形式は、ファイルに書き出したリッチエディターフィールドの入力内容を閲覧・加工するような場合に適しています。

    出力例: