ファイルにデータを書き出す

レコードのデータをCSVファイルに書き出して、レコードの一括更新や、アプリ間のデータ移行、レコードのバックアップなどに使用することができます。

ファイル書き出し時の注意事項

  • アプリのアクセス権で「ファイル書き出し」権限が必要です。
    アクセス権の初期設定では、「ファイル書き出し」はアプリの作成者だけに許可されています。
    必要に応じて、アプリのアクセス権の設定で、操作するユーザーに対して「ファイル書き出し」の権限を付与してください。
  • 添付ファイルとコメントは、ファイルに書き出すことができません。
  • 書き出すファイルが100MBを超えると、書き出しに失敗します。
    一度に書き出すフィールド、またはレコードの数を減らしてください。

ファイルへの書き出しが可能なデータについては、アプリのデータの入出力のページを参照してください。

レコードの一括更新に必要なフィールドの書き出し

レコードの一括更新に使用するファイルには、次のフィールドを書き出します。

  • 値を更新するフィールド
  • 一括更新のキーにするフィールド

「一括更新のキーにするフィールド」は、更新するレコードとファイルのデータを紐づけるために使われます。
キーに指定したフィールドの値とファイルの列の値が一致すると、ファイルのその行のデータでレコードが上書きされます。キーに指定したフィールドにファイルと一致する値がない場合は、ファイルのその行のデータが、新しいレコードとして登録されます。

一括更新のキーに指定できるフィールド
次のいずれかの種類のフィールドを一括更新のキーに指定できます。

  • レコード番号
  • 文字列(1行)
  • 数値
  • 日付
  • 日時
  • リンク

一括更新のキーに指定するフィールドは、ほかのレコードと値が重複しないフィールドでなければなりません。

  • レコード番号は、レコードに必ず含まれ、ほかのレコードとは重複しない値が自動で生成されるため、一括更新のキーとしてよく利用されます。
    レコード番号を一括更新のキーに指定した場合、ファイルの「レコード番号」の列にアプリに存在しないレコード番号があると、ファイルを読み込めません。

  • レコード番号以外(文字列(1行)、数値、日付、日時、リンク)を一括更新のキーに指定する場合は、フィールドの設定で「値の重複を禁止する」を有効にしている必要があります。

ファイル書き出しの手順

  1. アプリのレコード一覧画面を開きます。
    レコード一覧画面に表示されているレコードをファイルに書き出すことができます。

  2. ファイルに書き出すレコードを絞り込みたい場合は、次のいずれかの操作を行ってください。

    • 絞り込みボタン 絞り込みボタンをクリックし、絞り込み条件を指定する
      参考:表示するレコードを絞り込む
    • すでに絞り込み条件を指定している一覧を選択する
      参考:一覧を設定する
  3. 画面右上のオプションボタン オプションボタン をクリックし、[ファイルに書き出す]をクリックします。

  4. ファイルの先頭行に項目名を書き出す場合は、[先頭行を項目名にする]にチェックを入れたままにします。
    項目名を書き出しておくと、書き出したファイルをアプリに読み込む際に、ファイルの項目とアプリのフィールドの紐づけが自動で行われるようになります。

  5. 必要に応じて、文字コードやフィールド間の区切り文字を選択します。

    • 文字コード
      書き出したファイルを日本語版のExcelで閲覧または編集する場合は、[日本語(Shift JIS)]を選択します。
      ただし、[日本語(Shift JIS)]を選択すると、日本語と英数字以外の文字が正しく表示されなくなる場合があります。詳しくは、文字コードの選びかたのページを参照してください。
    • 区切り文字
      書き出すファイルのフィールド間の区切り文字を選択できます。
      書き出したファイルをExcelで開く場合は、[カンマ]を選択することをおすすめします。
  6. ファイルに書き出すフィールドをファイル内の挿入したい位置にドラッグアンドドロップします。

    • [すべて追加]ボタンをクリックすると、すでに追加されているフィールドの右端に、残りのフィールドがまとめて追加されます。
      フィールドをひとつずつドラッグアンドドロップする必要なく、すべてのフィールドをまとめて追加できます。
    • [すべてクリア]ボタンをクリックすると、すでに追加されているフィールドがすべてクリアされます。
      書き出したいフィールドが少ない場合や、フィールドの順番をいちから並べ替えたい場合などに、追加されているフィールドをすべてクリアしてから選びなおすことができます。
    • すでに追加されているフィールドの並び順をドラックアンドドロップで変更できます。
    • すでに追加されているフィールドをひとつずつクリアするには、クリアするフィールドにカーソルを合わせ、表示されたフィールド名右横の設定ボタン 設定ボタンから[削除]を選択します。
  7. 必要に応じて、「ユーザー、組織、グループを表示名で出力する」にチェックを入れます。
    ここでは例として、ユーザー「田中愛美」(ログイン名:tanaka-manami/表示名:田中愛美)と組織 「営業部」(組織コード:s_001/表示名:営業部)の場合について説明します。

    • チェックを外したままファイル書き出しすると、ユーザーはログイン名で、組織は組織コードで、グループはグループコードで出力されます。
      出力例:「tanaka-manami」「s_001」
      この形式で出力すると、ファイル読み込み時に、ユーザー選択や組織選択、グループ選択の各フィールドのデータを更新することができます。

    • チェックを入れてファイル書き出しすると、次のフィールドの値がkintoneの画面上の表示名で出力されます。

      • ユーザー選択、組織選択、グループ選択、作成者、更新者、作業者

      出力例:「田中 愛美」「営業部」 この形式で出力すると、kintone以外の使い慣れたツールなどでデータ分析・集計するような場合に、出力した表示名のまま使用できます。

  8. 必要に応じて、「リッチエディターをテキスト形式で出力する」にチェックを入れます。

    • チェックを外したままファイル書き出しすると、リッチエディターフィールドの入力内容がHTMLタグが含まれた状態で出力されます。
      出力例:
      入力されていた一部の文字は、文字参照で出力されます。
      文字参照で出力される文字の例:

      • 全角の記号の一部(&¥()*+-/:;<=>?@~| など)
      • 半角の記号の一部
      • 全角の英数字
      • 半角カタカナ など
        上記の記号や文字以外にも文字参照で書き出される場合があります。

      この形式で出力すると、ファイル読み込み時に、リッチエディターフィールドの入力内容を文字装飾や改行が適用された状態で更新することができます。

    • チェックを入れてファイル書き出しすると、リッチエディターフィールドの入力内容がHTMLタグを取り除いた形式(テキスト形式)で出力されます。
      出力例: この形式は、ファイルに書き出したリッチエディターフィールドの入力内容を閲覧・加工するような場合に適しています。

  9. [書き出す]ボタンをクリックします。 参考:書き出されるファイルの補足事項

ファイル書き出しの進捗を確認する

データの書き出しを開始すると、「出力されたファイル」画面に遷移します。
「作成中のファイル」で書き出しの進捗を確認できます。
出力されたファイル [キャンセル]をクリックすると、データの書き出しを中止できます。

書き出されるファイルの補足事項

  • 出力オプションで「リッチエディターをテキスト形式で出力する」にチェックを入れずに書き出すと、リッチエディターフィールドに入力されている一部の文字が文字参照で出力されます。
    文字参照で出力される文字の例:

    • 全角の記号の一部(&¥()*+-/:;<=>?@~| など)
    • 半角の記号の一部
    • 全角の英数字
    • 半角カタカナ など
      上記の記号や文字以外にも文字参照で出力される場合があります。

    文字を閲覧・加工しやすい形式で出力したい場合は、「リッチエディターをテキスト形式で出力する」にチェックを入れてから出力してください。

  • 組織間のアクセス権の設定が有効の場合、出力オプションで「ユーザー、組織、グループを表示名で出力する」にチェックを入れて書き出すと、閲覧権限のないユーザーや組織は、ログイン名または組織コードとあわせて「(表示名を取得できませんでした)」と出力されます。

  • 削除されたユーザーの場合、ログイン名の後に、該当ユーザーが削除された時刻がUTC(協定世界時)形式で付与されて出力されます。
    出力オプションで「ユーザー、組織、グループを表示名で出力する」にチェックを入れて書き出すと、削除前の表示名で出力されます。