メール承認フローとは、メールを送信する際に承認者の許可を得る一連の流れです。メール承認フローを取り入れることで、メールの誤送信や情報漏洩の防止が期待できます。

メール共有オプションでは、次の機能を利用して、メール承認フローを実現できます。

• 処理状況
• 担当者
• 確認者

次の手順で、メールの処理を行います。各ステップの詳細は後述しています。

担当者がメールの承認を申請します。担当者は、作成したメールを送信せずに書きかけ保存してください。処理状況と確認者を次のように変更します。

• 処理状況：申請
• 確認者：メールの承認者

メールの承認者は、処理状況が「申請」の確認メールを開き、メールを内容を確認後、承認するか差し戻します。処理状況と確認者を次のように変更します。

• 処理状況：承認する場合は「（送信待ち）」、差し戻す場合は「差し戻し」
• 確認者：メールの担当者

メールの内容を確認したことや、メールを差し戻す理由をメモに記入しておくと、その後の対応がスムーズになります。

承認されたメールを送信します。
差し戻されたメールは、確認者からの指示に従って処理します。