報告書データの管理

登録された報告書データは、システム管理者と運用管理者で管理します。
操作できる内容は異なります。
  • システム管理者
    全報告書をまとめて削除できます。
  • 運用管理者
    バックアップデータとしてファイルに報告書データを書き出せます。

報告書を一括削除する

指定した日付以降に更新されていない古い報告書を一括削除します。
下書きに保存されている報告書は、一括削除の対象外です。
報告書の変更画面での操作は、報告書の更新とみなされます。
次の操作は、報告書の更新とはみなされません。
  • [通知先の変更]からの通知するユーザーの変更
  • コメントの削除
注意
  • 報告書を一括削除する場合
    削除した報告書は元に戻せません。運用に支障がないかどうか、十分確認してから削除してください。
    削除する前に、データをCSVファイルに書き出して保存したり、サイボウズ Office 10全体のバックアップを取ったりして、データのバックアップを取ることを推奨します。
    バックアップを取る手順の詳細は、次のページを参照してください。
    CSVファイルで報告書データを管理する
    バックアップ
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [システム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
    システム管理用パスワードを設定している場合は、パスワードを入力し、[OK]をクリックします。
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションの報告書をクリックします。
  5. 報告書の一括削除をクリックします。
  6. 削除基準となる日付を選択し、削除するをクリックします。
    指定した日付以降に更新された報告書は削除されません。
    基準日に、2015年4月2日を指定した場合の例:
    最終更新日が2015年4月1日の報告書:削除されます。
    最終更新日が2015年4月2日の報告書:削除されません。
  7. 確認画面で、一括削除するをクリックします。

CSVファイルで報告書データを管理する

報告書データをCSVファイルで管理します。

CSVファイルを読み込む

CSVファイルで作成した報告書データを読み込む手順を説明します。
読み込んだ報告書データは、新しい報告書として追加されます。既存の各報告書にファイル内容が上書きされることはありません。
  1. 読み込み可能なレコード数の上限など、CSVファイルを読み込む際の注意点を確認します。
    詳細は、CSVファイル読み込み時の注意点を参照してください。
  2. CSVファイルで管理できる項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、報告書のCSVフォーマットを参照してください。
  3. 次のどちらかの方法で、報告書データをCSVファイルで準備します。
    • Excelなどを使って、CSVファイルを作成する。
      CSVファイルを準備する際には、CSVファイル作成時の注意点を確認してください。
    • サイボウズ Office 10から書き出したCSVファイルを編集する。
      CSVファイルに書き出す方法を参照して、データをCSVファイルに書き出してください。
  4. 準備したファイルを「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」形式で保存します。
  5. 報告書をクリックします。
  6. 運用管理をクリックします。
  7. CSVファイルからの読み込みをクリックします。
  8. 手順4で保存したファイルを選択します。
  9. CSVファイルの文字コードをドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • 自動判定
      システムが、読み込むファイルの文字コードを自動的に判別します。
      文字コードの種類が不明な場合は、「自動判定」を選択します。
    • シフトJIS
    • UTF-8
    CSVファイルからの読み込み画面の画像
  10. 読み込むファイルと文字コードが設定されていることを確認し、次に、ファイルの中身を確認するをクリックします。
  11. 次の項目を設定します。
    • CSVファイルのデータと報告書の項目との関連付け:
      CSVファイルのどの列のデータを、報告書のどの項目に登録するのかを設定します。
    • CSVファイルの先頭行を項目名として無視するかどうか:
      ファイルの1行目に項目名を入力している場合は、「先頭行を項目名として無視する」を選択します。
  12. プレビューで、読み込むデータを確認し、読み込むをクリックします。
    プレビューには、ファイルの先頭から5行分のデータが表示されます。

CSVファイルに書き出す

報告書のデータをCSVファイルに書き出す手順を説明します。バックアップデータとして保管できます。
補足
  • 次のデータは、CSVファイルに書き出されません。
    • 入力タイプが「ファイル」の項目に添付したファイル
    • 使用を停止した項目
      停止する前に登録済みのデータのみ、ファイルに書き出せます。
  1. CSVファイルに書き出せる項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、報告書のCSVフォーマットを参照してください。
  2. 報告書をクリックします。
  3. 運用管理をクリックします。
  4. CSVファイルへの書き出しをクリックします。
  5. 書き出す対象を選択します。
    書き出す対象を選択している画像
  6. 手順5で設定した対象に合わせて条件を設定し、次に、書き出す項目を確認するをクリックします。
    • すべての報告書を書き出す場合
      設定する条件はありません。
    • 書き出す報告書を選択する場合
      1. 絞り込む条件の組み合わせ方法を選択します。
        絞り込みの組み合わせ方法を選択している画像
      2. どのような条件でデータを絞り込むかを設定します。
        絞り込み条件を設定している画像
  7. 画面右側の一覧から書き出す項目を選択し、追加をクリックします。
    削除する場合は、画面左側の書き出すリストから項目を選択し、削除をクリックします。
  8. CSVファイルの1行目に項目名を書き出す場合は、「先頭行に項目名を書き出す」のチェックボックスを選択します。
  9. CSVファイルの文字コードを、ドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • シフトJIS
    • UTF-8(BOMなし)
    • UTF-8(BOMあり)
    CSVファイルへの書き出し画面の画像
  10. 設定内容を確認し、次に、書き出す内容を確認するをクリックします。
  11. ファイルの中身をプレビューで確認して、書き出すをクリックします。
  12. Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。