予定の調整

参加者や施設の空き時間を検索し、開催日や時間帯を調整しながら予定を登録します。

仮予定を登録する

予定の期間や時間帯などの条件を指定し、参加者や施設の空き時間を検索します。検索結果のなかから、候補日を絞り込み、仮予定として登録します。仮予定は、最大10件まで登録できます。
アクセス権が「閲覧のみ」に設定されているユーザーや施設の空き時間は検索できません。
  1. スケジュールまたは施設予約をクリックします。
  2. その他の操作予定を調整するをクリックします。
    予定を調整する操作リンクが赤枠で囲まれた画像
    補足
    • アプリケーションメニューにスケジュールまたは施設予約が表示されていない場合は、ヘッダーの[リンク]メニューから、「予定の調整」画面を表示できます。
  3. 空き時間を確認する参加者や施設を選択し、条件を指定するをクリックします。
    参加者や施設は、複数選択できます。
    「施設一覧」で施設を選択して、施設情報の表示をクリックすると、施設情報の詳細が表示されます。施設情報にファイルが添付されている場合は、ファイルをクリックするとダウンロードできます。
    ただし、システム管理者によってアクセス権が設定されている施設は「施設一覧」に表示されません。
    空き時間を確認する参加者と施設を選択している画像
    予定を表示するをクリックすると、選択した参加者や施設の予定がグループ週表示で表示されます。
  4. 手順3で複数の施設を選択している場合、施設の検索条件を選択します。
    • 1つの施設だけを使用する
    • 選択したすべての施設を使用する
      施設の検索条件を設定している画像
  5. 予定の候補日を設定します。
    指定できる期間は1か月です。
    予定の候補日を設定している画像
  6. 予定の候補時間を設定します。
    予定の候補時間を設定している画像
  7. 候補から除外する時間帯を設定します。
    すでに登録されている予定の前後の時間帯と、昼休憩の時間帯を除外できます。
    ただし、昼休憩を除外する設定を有効にするには、手順3で参加者を指定する必要があります。
    候補から除外する時間帯を設定している画像
  8. 設定内容を確認し、空き時間を確認するをクリックします。
    予定の閲覧のみ許可されている、ユーザーや施設の空き時間は検索できません。
  9. 検索結果を確認します。
    空き時間の検索結果には、直近10件の候補が表示されます。
  10. 予定を登録する日時を選択します。
    予定を登録する日時を選択している画像
    前後の予定をクリックすると、別ウィンドウが開き、検索した参加者や施設の予定がグループ日表示で表示されます。
    前後の予定を表示した画像
  11. 予定のタイトルとメモを設定します。
  12. 予定を公開するかどうかを選択します。
  13. 「仮予定として登録する」を選択します。
    仮予定として登録するかどうかを設定している画像
    「仮予定として登録する」の選択を外した場合、手順10で選択したすべての候補日が通常の予定として登録されます。
  14. 設定内容を確認し、予定を登録するをクリックします。
    仮予定では、次の機能を使用できません。
    • ファイルの添付
    • アンケート機能
    • リアクション機能
    • 宛先指定機能

仮予定を確定する

仮予定として登録されている予定を確定させます。
仮予定を確定すると、参加者に設定されているユーザーに更新情報が通知されます。
注意
  • 仮予定を確定する場合
    一度確定した予定は、仮予定には戻せません。仮予定を確定すると、残りの候補の予定は自動的に削除されます。
    予定の参加者のうち、ひとりでも仮予定を確定すると、確定した予定が通常予定になります。コメント機能などを利用し、参加者とコミュニケーションしながら、予定を確定してください。
  1. スケジュールまたは施設予約をクリックします。
  2. 仮予定のタイトルをクリックします。
    仮予定は、ほかの予定とは違う色で予定のタイトルが表示されます。表示される色は個人設定で選択するデザインによって異なります。
    仮予定のタイトルが同じであれば、どの予定をクリックしても、共通の詳細画面が表示されます。
    仮予定のイメージ
  3. コメント欄などで開催日時を調整します。
    仮予定調整のイメージ
  4. 日付候補から、確定する日時の確定するをクリックします。
    仮予定を確定するボタンが赤枠で囲まれた画像
    仮予定を確定すると、自動的に「リアクションを許可する」設定が有効になります。
    「リアクションを許可する」設定を無効にする場合は、仮予定を確定したあと、予定の変更画面で「リアクションを許可する」設定を無効にします。
    リアクション機能を無効にする方法は、リアクション機能の有効化/無効化を参照してください。
補足
  • 仮予定を確定するには、その予定に参加しているか、いずれかの参加者または施設に対して「閲覧・変更・追加・削除が可能」のアクセス権が必要です。確定するが表示されていないユーザーには、アクセス権がありません。
    仮予定を確定する場合は、確定するが表示されているユーザーに、予定の確定を依頼してください。
    【確定ボタンが表示されない画面例】
    仮予定を確定するボタンが表示されていない画像