ほかのアプリケーションとの連携

スケジュールでは、アドレス帳から訪問先の会社情報を引用したり、ToDoの〆切日を表示したりするなど、ほかのアプリケーションと連携して操作できます。

アドレス帳を利用する

予定の会社情報欄に、アドレス帳のデータを取り込めます。
アドレス帳のデータをスケジュールで利用する方法や、会社情報をアドレス帳に登録する方法などを説明します。

アドレス帳を利用すると

アドレス帳を利用すると、次のような利用方法があります。
アドレス帳の会社情報を予定に表示する
アドレス帳に登録されている会社の住所や電話番号などを、予定に表示できます。
路線情報を登録し、予定に表示しておけば、往訪時に調べる手間が省けます。
予定の会社情報欄に、アドレス帳の会社情報を取り込むと、次のように表示されます。
アドレス帳の情報が表示された画像
予定一覧を、営業活動の履歴として利用する
アドレス帳から特定の会社情報を取り込んでいる予定を、一覧で表示できます。
この予定一覧で、その会社に対する活動状況を時系列で確認できます。
アドレス帳と連携している画像
報告書と連携する
報告書の「会社」項目と、予定の「会社情報」項目の両方に、アドレスデータが用いられている場合、報告書とスケジュールを連携できます。
作成済みの報告書は、活動報告としてアドレスデータの詳細画面から確認できます。
報告書と連携している画像
会社に関連した報告書を閲覧する
報告書から関連する予定や報告書を表示できるため、往訪や出張などの過去の活動履歴を確認できます。
また、アドレス帳のデータが用いられている予定のうち、報告書が作成されていない予定は、「未作成一覧」に表示されるため、報告書の作成漏れの防止にも役立ちます。
未作成一覧に予定が表示されている画像

会社情報を予定に取り込む

アドレス帳に登録されているデータを、予定に取り込みます。
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 予定を登録するをクリックします。
  3. 「会社情報」セクションで、アドレス帳から取り込むをクリックします。
    アドレス帳から取り込むボタンが表示された画像
  4. データを取り込む会社が登録されているブックを選択します。
  5. 絞込や索引を利用して、会社名を絞り込みます。
  6. データを取り込む会社名の左横にある利用するをクリックします。
    アドレス帳のデータを取り込もうとしている画像

会社情報を登録する

予定に取り込む会社情報をアドレス帳に登録してから、登録された会社情報を取り込みます。
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 予定を登録するをクリックします。
  3. 「会社情報」セクションで、アドレス帳から取り込むをクリックします。
    アドレス帳から取り込むボタンが表示された画像
  4. 新規に会社を登録するをクリックします。
    新規に会社を登録する操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  5. 会社データを入力し、登録するをクリックします。
    手順の詳細は、会社データを追加する方法を参照してください。
  6. 利用するをクリックします。
    アドレス帳のデータを取り込もうとしている画像

ToDoを操作する

ToDoを確認したり、完了したりできます。

ToDoを確認する

予定の一覧に、〆切日が設定されたToDoが表示されます。
ToDoの表示を無効に設定している場合は、表示されません。
ToDoの表示を有効にする
予定の一覧にToDoを表示する場合は、個人設定で、ToDoの表示を有効にします。
手順の詳細は、ToDoを表示する方法を参照してください。
ToDoの詳細を確認する
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 「グループ週」タブをクリックします。
  3. ToDo名をクリックします。
    ToDoが表示されたイメージ
  4. ToDoの詳細を確認します。
ToDoの一覧を確認する
カスタムアプリを利用できるユーザーのみ、この操作が可能です。
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 「グループ日」または「グループ週」タブをクリックします。
  3. 担当確認ToDoリストをクリックします。
    ToDoリストの操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  4. ToDoの一覧を確認します。

ToDoを登録する

予定の一覧画面から、ToDoを登録します。
カスタムアプリを利用できるユーザーのみ、この操作が可能です。
〆切日を設定して登録する
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 「グループ週」タブをクリックします。
  3. ToDoの〆切日として設定する日付の枠内にカーソルを合わせます。
  4. 下向き矢印アイコンToDoをクリックします。
    ToDoの操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  5. ToDoを登録します。
    手順の詳細は、ToDoを登録する方法を参照してください。
〆切日を設定せずに登録する
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 「グループ日」または「グループ週」タブをクリックします。
  3. 担当確認のToDoリストの操作リンク横のToDoを追加するアイコンをクリックします。
    ToDoを追加するアイコンが赤枠で囲まれた画像
  4. ToDoを登録します。
    手順の詳細は、ToDoを登録する方法を参照してください。

電話メモを操作する

予定の一覧画面から、自分宛ての電話メモの履歴を確認したり、ほかのユーザー宛ての電話メモを登録したりできます。

電話メモ履歴を確認する

自分宛ての電話メモを確認します。
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 「グループ日」または「グループ週」タブをクリックします。
  3. 電話メモ履歴をクリックします。
    表示されているアイコンによって、未確認の電話メモがあるかどうかを確認できます。
    • 未確認の電話メモがある場合
      未確認の電話メモがあるイメージ
    • すべて確認済みの場合
      すべて確認済みのイメージ
  4. 自分宛ての電話メモを確認します。
    自分宛ての電話メモを確認している画像

電話メモを登録する

ほかのユーザー宛ての電話メモを登録します。
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 「グループ日」または「グループ週」タブをクリックします。
  3. 電話メモ登録をクリックします。
  4. ポップアップ画面で、必要な項目を入力し、登録するをクリックします。
    電話メモの登録画面の画像

在席情報を設定する

予定の一覧画面から、自分の在席情報を設定します。
  1. スケジュールをクリックします。
  2. その他の操作電話メモ(在席確認)をクリックします。
    電話メモ(在席確認)の操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  3. 在席情報を設定します。
    手順の詳細は、在席情報を変更する方法を参照してください。

報告書を作成する

予定の詳細画面から、予定に関連する報告書を作成します。
打ち合わせの前に要点をまとめた報告書を下書きしておくと便利です。
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 報告書を作成する予定のタイトルをクリックします。
  3. その他の操作報告書(議事録)を書くをクリックします。
    報告書(議事録)を書く操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  4. 報告書を作成します。
    報告書を作成すると、予定の参加者に更新情報が通知されます。ただし、報告書を作成したユーザー自身には、更新情報は通知されません。
    手順の詳細は、報告書の作成を参照してください。
補足
  • 報告書に利用される項目は、次のとおりです。
    • 予定の会社情報
    • 予定の参加者
    • 予定の日時

メッセージを送信する

予定の詳細画面から、予定の参加者宛てにメッセージを送信します。
  1. スケジュールをクリックします。
  2. メッセージを送信する予定のタイトルをクリックします。
  3. その他の操作メッセージを送るをクリックします。
    メッセージを送る操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  4. メッセージを送信します。
    手順の詳細は、メッセージ送信を参照してください。 
補足
  • 予定からメッセージを作成する際に利用できるのは、参加者の情報のみです。

メールを送信する

予定の詳細画面から、予定の登録情報が書き込まれたテキストファイル(schedule.vcs)を添付したメールを送信します。
サイボウズ Officeを利用しているユーザーが、このメールを受信すると、schedule.vcsに設定された内容で予定を登録できます。
ただし、予定の本文に添付したファイル情報は、schedule.vcsに含まれません。
  1. スケジュールをクリックします。
  2. メールを送信する予定のタイトルをクリックします。
  3. その他の操作メールで送るをクリックします。
    メールで送る操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  4. メールを送信します。
    手順の詳細は、メールの送信を参照してください。

申請を作成する

予定の詳細画面から、予定に関連するワークフローの申請を作成します。
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 申請を作成する予定のタイトルをクリックします。
  3. その他の操作予定に関する申請をするをクリックします。
    予定に関する申請をする操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  4. 申請を作成します。
    手順の詳細は、申請を提出するまでの流れを参照してください。

Myグループを作成する

予定に設定されている参加者や施設をMyグループとして登録できます。
予定の参加メンバーが決まっている場合に、参加者や施設をMyグループとして登録しておくと、予定の登録時に対象を選択する手間が省けて便利です。
  1. スケジュールをクリックします。
  2. Myグループに追加する対象を含む予定のタイトルをクリックします。
  3. その他の操作Myグループに追加するをクリックします。
    Myグループに追加する操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  4. Myグループの情報を設定し、追加するをクリックします。
    Myグループの追加画面の画像
    Myグループの操作の詳細は、Myグループの設定を参照してください。

カスタムアプリと連携する

予定の一覧で、カスタムアプリのレコードを確認したり、登録したりできます。
カスタムアプリを利用できるユーザーのみ、この機能を利用できます。
連携できるアプリは、ステータス管理機能が有効なアプリのみです。

担当レコードを確認する

レコードの〆切日や開始日を基準に、自分やほかのユーザーが担当するレコードを確認します。

〆切日を過ぎたレコードや当日が〆切のレコードを確認する

予定の一覧画面で、〆切日を過ぎたレコードや、当日が〆切日のレコードを確認します。
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 「グループ週」タブをクリックします。
  3. 予定の一覧から、アプリ名をクリックします。
  4. レコードの一覧を確認します。
    次の条件で絞り込まれたレコードが一覧で表示されます。
    今日の日付でアプリ名をクリックした場合 今日より後の日付でアプリ名をクリックした場合
    次のすべての条件を満たすレコードを確認できます。
    • アプリのメンバーに含まれている。
    • 〆切日が過ぎている。
    • 未完了のレコードである。
    • 自分が処理者に設定されている。
    次のすべての条件を満たすレコードを確認できます。
    • アプリのメンバーに含まれている。
    • 〆切日が当日に設定されている。
    • 未完了のレコードである。
    • 自分が処理者に設定されている。
    担当レコードを確認するイメージ

未完了のレコードを確認する

自分が処理者に設定された未完了のレコードを確認します。
レコードに開始日を設定している場合は、開始日を経過したレコードの中で、自分が処理者の未完了レコードが表示されます。
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 「グループ日」または「グループ週」タブをクリックします。
  3. 担当確認アプリ名をクリックします。
    アプリ名の操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  4. レコードの一覧を確認します。
    次の条件で絞り込まれたレコードが一覧で表示されます。
    開始日を利用している場合 開始日を利用していない場合
    次のすべての条件を満たすレコードを確認できます。
    • アプリのメンバーに含まれている。
    • 開始日を過ぎている。
    • 未完了のレコードである。
    • 自分が処理者に設定されている。
    次のすべての条件を満たすレコードを確認できます。
    • アプリのメンバーに含まれている。
    • 未完了のレコードである。
    • 自分が処理者に設定されている。

レコードを登録する

予定の一覧画面から、処理者を自分やほかのユーザーに設定して、レコードを登録します。<

〆切日と処理者を設定する場合

〆切日と処理者を設定したレコードを登録します。
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 「グループ週」タブをクリックします。
  3. レコードの〆切日として設定する日付の枠内にカーソルを合わせます。
  4. 下向き矢印アイコンアプリ名をクリックします。
    アプリ名の操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  5. レコードを登録します。
    手順の詳細は、レコードを登録する方法を参照してください。

処理者のみ設定する

〆切日を設定せずに、処理者を設定したレコードを登録します。
自分を処理者に設定する
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 「グループ日」または「グループ週」タブをクリックします。
  3. 担当確認のカスタムアプリ名の操作リンク横のレコードを登録するアイコンをクリックします。
    レコードを登録するアイコンが赤枠で囲まれた画像
  4. レコードを登録します。
    手順の詳細は、レコードを登録する方法を参照してください。
ほかのユーザーを処理者に設定する
  1. スケジュールをクリックします。
  2. 「グループ日」または「グループ週」タブをクリックします。
  3. レコード登録アプリ名をクリックします。
    アプリ名の操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  4. レコードを登録します。
    手順の詳細は、レコードを登録する方法を参照してください。