メールの振り分け保存

振り分け保存は、メールの受信時に条件ごとに指定したフォルダへメールを分類する機能です。
メールの振り分け保存を設定する手順を説明します。

振り分け保存の仕様

振り分け保存が適用されるデータや適用順を説明します。
振り分け保存が適用されるデータ
振り分け保存は、振り分け保存が設定された後に受信するメールに対して適用されます。
設定前に受信したメールには適用されません。手動でメールを目的のフォルダに移動してください。
振り分け保存が適用される順番
振り分け保存が複数登録されている場合、一覧で上位に表示されている設定から順に適用されます。
順番を変更する場合は、一覧に表示する振り分け保存の順番を変更します。
振り分け保存が適用される順番のイメージ
振り分け条件の上限値
振り分け条件とは、振り分け保存に設定する条件のことを指します。
振り分け条件のイメージ
1つの振り分け保存に対して、設定できる振り分け条件の上限値は、1000件です。
上限値を超える条件を設定しようとすると、エラーが表示されます。

振り分け保存を追加する

振り分け保存の設定を追加する手順を説明します。
  1. ヘッダーの右側の[ユーザー名]をクリックします。
  2. [個人設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. 「各アプリケーション」セクションのメールをクリックします。
  4. 振り分け保存をクリックします。
  5. 追加するをクリックします。
  6. 振り分け保存名を入力します。
  7. 振り分け条件の組み合わせ方法を選択します。
    振り分け条件の組み合わせ方法を選択している画像
    条件の組み合わせ方法は、次のとおりです。
    • 次のすべての条件を満たす
      設定した条件項目をAND検索します。指定したすべての条件を満たすデータを絞り込む場合に選択します。
    • 次のいずれかの条件を満たす
      設定した条件項目をOR検索します。どれかの条件を満たすデータを絞り込む場合に選択します。
  8. 振り分け条件と保存先を設定し、追加するをクリックします。
    条件には、標題、差出人、宛先、CCを利用できます。
    差出人、宛先、CCを選択する場合は、次のいずれかをキーワードとして入力してください。
    • From行に使用されている文字列
    • サイボウズ Officeの利用ユーザー名
    • メールアドレス

    各項目に設定できる演算子は次のとおりです。
    • を含む
    • を含まない
    • と同じ
    • と異なる
    • で始まる
    例:
    振り分け保存の設定イメージ
補足
  • 保存先フォルダの選択時に「(新規作成)」を選択すると、手順6で入力した振り分け保存名と同名のフォルダが作成されます。
    また、作成されたフォルダは、振り分けたデータの保存先に自動的に設定されます。

振り分け保存を変更する

振り分け保存の設定内容を変更する手順を説明します。
  1. ヘッダーの右側の[ユーザー名]をクリックします。
  2. [個人設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. 「各アプリケーション」セクションのメールをクリックします。
  4. 振り分け保存をクリックします。
  5. 変更する振り分け保存の変更するをクリックします。
  6. 必要な項目を設定し、変更するをクリックします。
    振り分け条件では、登録済みの条件を変更するセクションと、新しい条件を追加するセクションが表示されます。
    振り分け保存を変更している画像

振り分け保存を削除する

振り分け保存を削除する手順を説明します。初期設定で登録されている「迷惑メール」は削除できません。
  1. ヘッダーの右側の[ユーザー名]をクリックします。
  2. [個人設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. 「各アプリケーション」セクションのメールをクリックします。
  4. 振り分け保存をクリックします。
  5. 削除する振り分け保存の削除するをクリックします。
  6. 確認画面で、削除するをクリックします。