アプリの更新通知の注意点

更新通知を設定する際の注意点を説明します。

ステータス管理が有効の場合

ステータス管理を、アプリ作成時に有効にした場合と、運用中に有効にした場合とでは、更新通知の初期設定が異なります。
  • アプリ作成時に、ステータス管理を有効にした場合:
    次の更新通知が自動的に設定されます。
    • レコード処理者割り当て
    • レコード編集
    • コメント書き込み
  • 運用の途中で、ステータス管理を有効にした場合:
    自動で設定される更新通知はありません。必要な更新通知を手動で設定します。

ステータス管理が無効の場合

ステータス管理アプリでステータス管理を無効にすると、処理者の項目が表示されなくなります。
このため、通知の設定画面で、「レコード処理者割り当て」に関する項目や設定が非表示になります。
ステータス管理を無効にすると、更新通知に関して次の影響があります。
  • 影響1:
    通知条件に「レコード処理者割り当て」を設定している更新通知の設定が無効になります。
    更新通知の設定が無効になってしまった画像
  • 影響2:
    更新通知の追加または変更画面で、「レコード処理者割り当て」の通知条件が選択できません。
    レコード処理者割り当ての通知条件が選択できなくなってしまった画像
  • 影響3:
    「メールでの通知先」の設定セクションに、「現在の処理者に通知する」オプションが表示されません。
    現在の処理者に通知するオプションが表示されなくなってしまった画像

通知条件が重複する場合

レコードの登録や編集の結果、「指定レコード値」と「指定項目更新」の両方の通知条件に一致する場合は、それぞれの通知条件にしたがって通知が送信されます。
ただし、両方の通知条件に同じ通知先が含まれている場合は、「更新通知条件の設定」画面の一覧で上位に表示されている通知条件が適用されます。

メール通知の宛先を設定する場合

メール通知の宛先を設定する場合は、次の点に注意してください。
  • メール通知の宛先に指定したメールアドレスは、メールのTo欄に設定されます。CcやBccでは送信できません。
  • ユーザーの個人メールアドレスにメール通知を送信したくない場合は、メーリングリストを通知の宛先に利用することを推奨します。
  • 設定したメールアドレスの中に無効なメールアドレスが含まれる場合、メールサーバーの設定によっては、すべての宛先にメール通知が送信されないことがあります。
通知先項目について
「メールでの通知先」の設定セクションで「レコード登録者に通知する」と「現在の処理者に通知する」を設定する場合は、それぞれ次の点に注意してください。
  • レコード登録者に通知する:
    「メールでの通知先」欄の「通知するアドレス」に、100件以上のメールアドレスが設定されている場合は、「レコード登録者に通知する」を選択できません。
    また、「通知するアドレス」にレコード登録者が設定されている場合は、「レコード登録者に通知する」の選択を外しても、レコード登録者にメール通知が送信されます。
  • 現在の処理者に通知する:
    ステータス管理アプリの場合に選択できます。自分がアプリを操作した場合の更新通知は送信されません。
    通知先項目が表示された画像

更新通知のヒント

ここでは、アプリの更新通知で困ったことを解決するヒントをまとめて紹介します。
質問・困ったこと 答え・対策
複数のレコードを一括編集すると、通知も複数回送信されますか? 1件の通知に操作内容が集約されて通知されます。
通知メールの本文には、ユーザーの操作内容と、操作したレコードの件数が表示されます。
  • 通知の例: 2013/8/6 10:30 に高橋健太さん が
    「アプリ名」の「処理者」フィールドで「加藤美咲」を
    「高橋健太」に9個置換しました

次の操作では、上記のように通知を1件に集約して通知されます。
  • CSVファイル読み込み
  • レコード一括編集
  • 再ルックアップ
  • レコード一括削除
「指定レコード値」と「指定項目更新」の設定に該当する操作をしても、通知が送信されません。 次の操作でレコードを更新した場合は、「指定レコード値」と「指定項目更新」の通知は送信されません。
  • CSVファイル読み込み
  • メール読み込み
  • データコピー
  • レコード一括編集
  • 再ルックアップ
通知先に「レコード登録者」、「処理者」、または「メニュー(ユーザー)」項目を設定していても、通知が送信されません。 次の操作でレコードを更新した場合は、レコードの更新通知は送信されません。
  • CSVファイル読み込み
  • メール読み込み
  • データコピー
  • レコード一括編集
  • 再ルックアップ
  • レコード一括削除

通知先に「レコード登録者」、「処理者」、または「メニュー(ユーザー)」項目を設定しているとは、次の状態を指します。
  • トップページでの通知先の場合:
    「通知するユーザー/グループ」に、[登録者]、[処理者]、または入力タイプが「メニュー(ユーザー)」の項目を設定している。
  • メールでの通知先の場合:
    「レコード登録者に通知する」と「現在の処理者に通知する」のチェックボックスが選択されている。
レコードを一括編集すると、通知内容にレコードの詳細画面ではなく、レコードの一覧画面へのURLが案内されます。

レコードを一括編集すると、メール通知を設定している通知項目が表示されません。

レコードを一括編集した場合は、レコードの詳細画面ではなく、一覧画面のURLが通知されます。
また、通知項目は無視されます。
次の操作でレコードを更新した場合は、レコードの一括編集に該当します。

  • CSVファイル読み込み
    CSVファイルを読み込むと、レコードが追加されたかどうかにかかわらず、 「レコードの追加」の通知が送信されます。
  • 再ルックアップ
  • レコード一括編集
  • メール読み込み
  • データコピー
  • レコード一括削除
通知条件に「レコード追加」を選択していても、レコードを追加した際に通知が送信されません。 次の操作で追加されたレコードが0件の場合、通知は送信されません。
  • メール読み込み
  • データコピー
  • CSVファイル読み込み
    空のCSVファイルを読み込んだ場合に限ります。