アプリの更新通知の追加

アプリごとに、更新通知の条件や表示内容の組み合わせを追加します。
  1. アプリを表示します。
    • ステータス管理機能が無効なアプリ(通常アプリ)の場合:
      1. カスタムアプリをクリックします。
      2. アプリを保存しているフォルダを選択します。
      3. アプリ名をクリックします。
        通常アプリが選択された画像
    • ステータス管理機能が有効なアプリの場合:
      1. アプリケーションメニューで、アプリ名をクリックします。
        ステータス管理機能が有効なアプリが選択された画像
  2. アプリ名の右横の運用管理をクリックします。
  3. 「詳細設定」タブをクリックします。
  4. 通知をクリックします。
  5. 「更新通知の設定」セクションで、追加するをクリックします。
  6. 更新通知名を入力します。
    登録済みの更新通知と重複する名前は設定できません。
    更新通知名は、100文字まで入力できます。
  7. 通知条件を選択します。
    通知条件の種類
    通知条件の種類は、次のとおりです。
    通知のタイミングの詳細は、通知のタイミングについてを参照してください。
    種類 説明
    レコード追加 レコードが追加されると通知が送信されます。
    レコード編集 レコードが編集されると通知が送信されます。
    レコード削除 レコードが削除されると通知が送信されます。
    指定レコード値 項目と値が指定した条件に一致すると、通知が送信されます。
    • 入力タイプが「カウントボタン」の場合:
      カウントボタンは、ボタンをクリックしたユーザー数をカウントする項目です。絞り込みの条件には、ボタン名ではなく、半角で数字を入力してください。
    • 日付に関する項目の場合
      条件には、日付を直接入力したり、「今日」から「3日後」、「今月」、「来月」、「先月」の「15日以降」などを指定したりできます。
      日付に関する項目は、次のとおりです。
      • 入力タイプが「日付」の項目
      • 入力タイプが「日付時刻」の項目
      • 入力タイプが「時間計算」の項目
        計算結果が日付、または日付時刻の形式である場合に限ります。

      条件値に「今月」、「来月」、または「先月」を選択した場合は、ドロップダウンリストから日付を選択します。選択できる日付は次のとおりです。
      • 「すべて」
        初期値は「すべて」です。「1日」から「末日」までのすべての日が指定されます。
      • 1日~31日
        1日~31日のいずれかの日付を選択できます。暦の上で選択した日付が存在しない場合は、末日が指定されます。
      • 「末日」
    指定レコード値の設定項目の画像
    指定する項目の入力タイプによって、通知条件に指定できる演算子が異なります。
    詳細は、指定レコード値に使用できる演算子を参照してください。
    指定項目更新 指定する項目の内容が更新されると、通知が送信されます。
    入力タイプが「期間計算(現在日時)」の項目は、指定項目更新の項目に設定できません。
    指定項目更新の設定項目の画像
    コメント書き込み コメントが書き込まれると、通知が送信されます。
    レコード処理者の割り当て ステータス管理が有効の場合に利用できます。
    レコードの処理者が割り当てられると、通知が送信されます。
    通知条件を設定したあと、手順9で通知先を設定します。
  8. 必要に応じて、絞込条件を設定します。
    通知条件で指定したレコードを、さらに条件を指定して絞り込みます。
    絞込条件の設定項目の画像
    絞り込み条件は、1,000件まで設定できます。
    設定項目の詳細は、絞込条件の設定項目を参照してください。
    補足
    • 絞込条件を設定していても、次の通知条件とユーザーの操作の組み合わせでは、絞込条件が無視されます。
      通知条件 ユーザー操作
      レコード追加
      • CSVファイルの読み込みによる、レコードの追加
      • メール読み込みによる、レコードの追加
      • データコピーによる、レコードの追加
      レコード編集
      • 再ルックアップによる、レコードの編集
      • レコードの一括編集
      レコード削除
      • レコードの削除
      • レコードの一括削除
  9. トップページの通知先を選択します。
    メール通知だけを設定する場合は、手順10に進みます。
    右側の選択欄の項目に表示されるのは、「登録者」および入力タイプが「メニュー(ユーザー)」の項目です。
    通知先は、次の操作で設定できます。
    • 通知先に追加する
      右側の選択欄で、通知先に設定する、ユーザー、グループ、または項目を選択し、追加をクリックします。
      「通知するユーザー/グループ」の欄に追加されます。
    • 自分宛てとして通知する
      自分宛てとして通知したい場合は、左側の「通知するユーザー/グループ」の欄で、ユーザー、グループ、または項目を選択し、宛先指定にするをクリックします。
      ユーザー、グループ、および項目の先頭に「@」がつきます。
      もう一度宛先指定にするをクリックすると、「@」を外すことができます。
    • 通知先から削除する
      左側の一覧で、ユーザー、グループ、または項目を選択し、リストから削除をクリックします。
    トップページの通知先を設定している画像
    メール通知を設定する場合は、手順10に進みます。
    メール通知が不要な場合は、手順11に進みます。
  10. メール通知の宛先を選択します。
    メール通知が不要な場合は、手順11に進みます。
    メール通知に必要な準備が完了していない場合、メール通知の設定項目は表示されません。
    詳細は、アプリの更新通知の種類のメール通知を参照してください。
    右側の選択欄の項目に表示されるのは、ユーザー情報のE-mailを登録しているユーザーです。
    通知先は、次の操作で設定できます。
    • 通知先に追加する
      右側の選択欄で、通知先に設定する、メールアドレスまたはユーザーを設定し、追加をクリックします。
      「通知するアドレス」の欄に追加されます。
    • 通知先から削除する
      左側の一覧で、メールアドレス、またはユーザーを選択し、リストから削除をクリックします。
    • レコード登録者に通知する
      「レコード登録者に通知する」のチェックボックスを選択すると、レコード登録者のユーザー情報のメールアドレスにメール通知が送信されます。
    • 現在の処理者に通知する
      ステータス管理機能が有効なアプリの場合にのみ表示されます。
      「現在の処理者に通知する」のチェックボックスを選択すると、現在の処理者のユーザー情報のメールアドレスにメール通知が送信されます。
    メールでの通知先を設定している画像
  11. 次に、通知内容を設定するをクリックします。
  12. トップページの通知に表示する項目を設定します。
    1. 「トップページで通知する内容」セクションで、通知の見出しを選択します。
      トップページで通知する見出しを設定している画像
      選択肢には、入力フォームの項目名が表示されます。
    2. 続けて、メール通知に表示する項目を設定する場合は、手順12に進みます。
      メール通知を設定していない場合は、手順13に進みます。
  13. メール通知に表示する項目を設定します。
    メール通知が不要の場合は、手順14に進みます。
    メール通知に必要な準備が完了していない場合、メール通知の設定項目は表示されません。
    1. 「メールの見出し」欄で、メール通知のタイトルとして表示する項目を選択し、追加をクリックします。
      初期値は、「[Office]アプリ名- 操作内容」です。
      初期化をクリックすると、設定内容を初期化できます。
      メールの見出しを設定している画像
    2. 「通知内容」欄で、メールの本文に表示する情報を選択します。
      メールの本文に表示する情報を設定している画像
      • イベント内容:
        通知が発生した日時や操作した内容を表示します。
        例:
        2012/10/25 11:46 に高橋健太 さんが
        アプリ名」のレコード(No.1)にコメント(No.1)を追加しました
      • レコードのURL:
        システムメールアカウントのメール通知URLで設定したURLが表示されます。
      • レコード内容:
        通知条件が「レコード削除」の場合、「レコード内容」は選択肢に表示されません。
      • コメント内容:
        通知条件が「コメントの書き込み」の場合に選択できます。
    3. 必要に応じて、通知項目や署名を設定します。
      「通知項目」は、手順2の「通知内容」の設定で、「レコード内容」を選択している場合のみ有効です。
      通知項目や署名を設定している画像
  14. 設定内容を確認し、追加するをクリックします。
  15. 設定を適用する場合は、有効にするをクリックします。
    有効にするボタンが赤枠で囲まれた画像
    この設定を切り替えるボタンは、次の条件をすべて満たす場合に表示されます。
    • システムメールアカウントを使用する機能として、アプリの更新通知が選択されている。
    • 1つ以上の更新通知の条件が設定されている。