絞込のアクセス権

絞り込みは、指定した条件に合致するレコードを検索し、一覧に表示する機能です。
アクセス権を設定し、絞り込みを利用できるユーザーを制限します。

絞込のアクセス権について

絞込を追加した直後は、カスタムアプリのすべての利用ユーザーに利用が許可されています。
アクセス権を設定すると、自分が利用できる絞込に含まれるレコードのみ閲覧できるようになります。
利用が許可されていない絞込に含まれるレコードは表示されません。これは、検索時やレコードに直接アクセスした場合も同様です。
レコードの操作を許可されていないユーザーが、処理者に割り当てられても、絞込のアクセス権が優先されるため、ユーザーに権限がないレコードは表示されず、ユーザーが担当するレコード数にもカウントされません。

ただし、次のどちらかの条件を満たすユーザーは、絞込の利用が制限されていても、全レコードを閲覧できます。
  • アプリの運用管理者
  • 「(すべて)」の絞込の利用が許可されているユーザー
例:クレーム管理をアプリで行っている場合
絞り込みのアクセス権のイメージ

絞込のアクセス権の設定

絞込にアクセス権を設定します。
複数の絞込に同じアクセス権を一括で設定できます。

絞込ごとにアクセス権を設定する

絞込ごとにアクセス権を設定します。
  • 「個別対応が必要」以外の絞込: すべての利用ユーザーに許可
  • 「個別対応が必要」絞込: 部長と指定するメンバーにのみ許可
  1. アクセス権を設定するアプリを表示します。
  2. アプリ名の右横の運用管理をクリックします。
  3. 「詳細設定」タブをクリックします。
  4. アクセス権をクリックします。
  5. 絞り込みをクリックします。
  6. 部長と指定するメンバーに、「個別対応が必要」絞込の利用を許可します。
    1. 「個別対応が必要」絞込のアクセス権をクリックします。
    2. 画面右側の選択欄で[部長]を選択し、追加をクリックします。
      部長を選択している画像
    3. 画面左側の一覧で[全員]を選択し、削除をクリックします。
      全員を削除している画像
  7. 設定内容を確認し、変更するをクリックします。
  8. アクセス権を設定した絞込を確認します。
    初期設定のアクセス権を変更している場合のみ、絞り込み名の右側に「制限あり」と表示されます。
    設定したアクセス権を確認している画像
  9. 「(すべて)」の絞込に、必要なアクセス権を設定します。
    「(すべて)」の絞込の利用が許可されているユーザーは、ほかの絞込のアクセス権の設定にかかわらず、全レコードが閲覧できるため、「(すべて)」の絞込の利用を許可するユーザーを制限する必要があります。
    (すべて)の絞込にアクセス権が設定されたことを示している画像
  10. 必要に応じて、最初に選択される絞り込みを変更します。
  11. 正しく権限が設定されていることを確認します。
    次の点を確認します。
    • 部長の高橋健太さんは、「個別対応が必要」絞込を利用できる。
    • 部長ではない加藤美咲さんは、「個別対応が必要」絞込を利用できない。

複数の絞込に、まとめてアクセス権を設定する

複数の絞込に同じアクセス権を一括で設定します。
「お客様からのご意見箱」アプリで、初期設定から、次のように権限を変更する場合を例に説明します。
  • 「今年の受付」と「昨年の受付」の絞込:営業部のメンバーにのみ利用を許可
  1. アクセス権を設定するアプリを表示します。
  2. アプリ名の右横の運用管理をクリックします。
  3. 「詳細設定」タブをクリックします。
  4. アクセス権をクリックします。
  5. 絞り込みをクリックします。
  6. 同じアクセス権を設定する絞込のチェックボックスを選択し、一括設定するをクリックします。
    ここでは「今年の受付」と「昨年の受付」を選択します。
    アクセス権を設定する絞込を選択している画像
  7. 右側の選択欄で、絞込の利用を許可する、ユーザーおよびグループを選択し、追加をクリックします。
    ここでは、[営業部]を選択します。左側の一覧に追加されます。
    営業部を選択している画像
    削除する場合は、左側の一覧で、ユーザーおよびグループを選択し、削除をクリックします。
  8. 設定内容を確認し、変更するをクリックします。
  9. アクセス権を設定した絞込を確認します。
    初期設定のアクセス権を変更している場合のみ、絞り込み名の右側に「制限あり」と表示されます。
    設定されたアクセス権を確認している画像
  10. 「(すべて)」の絞込に、必要なアクセス権を設定します。
    「(すべて)」の絞込の利用が許可されているユーザーは、ほかの絞込のアクセス権の設定にかかわらず、全レコードが閲覧できるため、「(すべて)」の絞込の利用を許可するユーザーを制限する必要があります。
    (すべて)の絞込にアクセス権が設定されたことを示している画像
  11. 必要に応じて、最初に選択される絞り込みを変更します。
  12. 正しく権限が設定されていることを確認します。
    次の点を確認します。
    • 営業部に所属する高橋健太さんは、「今年の受付」と「昨年の受付」の絞込を利用できる。
    • 営業部に所属していない加藤美咲さんは、「今年の受付」と「昨年の受付」の絞込を利用できない。

最初に選択される絞込とアクセス権の関係

最初に選択される絞込は、ユーザーがアプリにアクセスした際に、表示するレコード一覧画面に適用する絞込です。
最初に選択される絞込に、アクセス権が設定された絞込が設定されている場合、その絞込を利用できないユーザーに対し代用できる絞込が適用されます。
代用できる絞込は、絞込の一覧で上位に表示されているものから順に適用されます。
例:高橋さんが利用できる絞込が「自分が登録」と「今月中に対応」のみの場合
最初に選択される絞込との関係を示した画像