CSVファイルでのレコードデータの管理

アプリの運用管理者と一般ユーザーで、CSVファイルでレコードデータを管理する操作や手順は異なります。
ここでは、登録データ名が「レコード」の場合を例に説明します。
運用管理者の設定によって、「レコード」の部分の名称は異なります。
登録データ名の確認および変更方法の詳細は、アプリ名など基本情報の変更を参照してください。
補足
  • アプリの更新通知や絞込などのアプリの設定は、CSVファイルで管理できません。
  • CSVファイルを使ってアプリを作成する場合は、CSVファイルからのアプリの作成を参照してください。

運用管理者が操作する場合

アプリの運用管理者は、アプリのレコードのデータをCSVファイルから読み込んだり、CSVファイルに書き出したりできます。また、アプリのコメントのデータをCSVファイルに書き出すことができます。

CSVファイルから読み込む

CSVファイルからレコードのデータを読み込みます。
読み込むデータと既存レコードのレコード番号が同じであれば、CSVファイルのデータで既存レコードのデータが上書きされます。
読み込むデータのレコード番号が空欄であったり、レコード番号が既存レコードと異なっていたりすると、新しいレコードとして追加されます。
  1. 読み込み可能なレコード数の上限など、CSVファイルを読み込む際の注意点を確認します。
    詳細は、CSVファイル読み込み時の注意点を参照してください。
  2. CSVファイルで管理できる項目を確認します。
    メニュー(文字列)メニュー(ユーザー)ラジオボタン、およびチェックボックスリストの項目をCSVファイルから読み込む際は、CSVファイルの読み込みを実行する前に、アプリの運用管理者が項目の設定で設定済みのメニュー項目の値を、CSVファイルで指定しているかどうかを確認してください。
    CSVファイルで管理できる項目については、カスタムアプリのCSVフォーマットのレコードを参照してください。
  3. 次のどちらかの方法で、レコードデータをCSVファイルで準備します。
    • Excelなどを使って、CSVファイルを作成する。
      CSVファイルを準備する際には、CSVファイル作成時の注意点を確認してください。
    • サイボウズ Officeから書き出したCSVファイルを編集する。
      CSVファイルに書き出す方法を参照して、データをCSVファイルに書き出してください。
  4. 準備したファイルを「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」の形式で保存します。
  5. データを読み込むアプリを表示します。
  6. アプリ名の右横の運用管理をクリックします。
  7. 「詳細設定」タブをクリックします。
  8. データの入出力をクリックします。
  9. CSVファイルの読み込みをクリックします。
  10. 手順4で保存したファイルを選択します。
  11. CSVファイルの文字コードをドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • 自動判定
      システムが、読み込むファイルの文字コードを自動的に判別します。
      文字コードの種類が不明な場合は、「自動判定」を選択します。
    • シフトJIS
    • UTF-8
    ファイルと文字コードを選択している画像
  12. 読み込むファイルと文字コードが設定されていることを確認し、次に、ファイルの中身を確認するをクリックします。
  13. 次の項目を設定します。
    • CSVファイルの各項目を読み込む項目:
      CSVファイルの項目と読み込む項目が一致している必要があります。
    • CSVファイルの先頭行を項目名として無視するかどうか:
      ファイルの1行目に項目名を入力している場合は、「先頭行を項目名として無視する」を選択します。
    読み込む項目を設定している画像
  14. 読み込む項目が設定されていることを確認し、次に、データの割り当てを確認するをクリックします。
  15. プレビューで、読み込むデータを確認し、読み込むをクリックします。
    プレビューには、ファイルの先頭から5行分のデータが表示されます。
    CSVファイルを読み込むと、現在のレコードデータが変更されるため、ファイルを読み込む前の状態に戻せません。次の画面の「ファイル」欄でbkアプリID.csvをクリックし、現時点のレコードデータをCSVファイルに保存してから、ファイルを読み込むことを推奨します。書きだされたCSVファイルの文字コードは、個人設定のCSVファイルで指定した文字コードです。
    読み込む前にCSVファイルの書き出しを推奨している画像

CSVファイルに書き出す

レコードとコメントのデータをCSVファイルに書き出します。
書き出したファイルは、バックアップデータとして保管できます。
  1. CSVファイルに書き出せる項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、カスタムアプリのCSVフォーマットのレコードを参照してください。
  2. データを書き出すアプリを表示します。
  3. アプリ名の右横の運用管理をクリックします。
  4. 「詳細設定」タブをクリックします。
  5. データの入出力をクリックします。
  6. CSVファイルの書き出しをクリックします。
  7. 画面右側の一覧から書き出す項目を選択し、書き出すをクリックします。
    削除する場合は、画面左側の書き出すリストから項目を選択し、書き出さないをクリックします。
  8. CSVファイルの1行目に項目名を書き出す場合は、「先頭行に項目名を書き出す」のチェックボックスを選択します。
  9. CSVファイルの文字コードを、ドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • シフトJIS
    • UTF-8(BOMなし)
    • UTF-8(BOMあり)
    CSVファイルへの書き出し画面の画像
  10. 設定項目を確認し、次に、書き出す内容を確認するをクリックします。
  11. 書き出す内容を確認し、書き出すをクリックします。
  12. Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。

一般ユーザーが操作する場合

アプリの運用管理者ではないユーザーは、アプリのレコードとコメントのデータをCSVファイルに書き出す操作のみ可能です。

CSVファイルに書き出す

画面に表示するレコードと、レコードのコメントのデータをCSVファイルに書き出します。
書き出したファイルは、バックアップデータとして保管できます。
注意
  • CSVファイルに書き出すが表示されていない場合は、アプリの運用管理者に次の設定を依頼してください。
    • 表示するメニューに操作リンクを追加する。
      詳細は、アプリに表示するメニューの設定のツールメニューを参照してください。
    • 操作メニューの利用を許可する。
      詳細は、ツールメニューのアクセス権を参照してください。
  1. CSVファイルに書き出せる項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、カスタムアプリのCSVフォーマットのレコードを参照してください。
  2. データを書き出すアプリを表示します。
  3. 必要に応じて次の操作をし、目的のレコード一覧画面、または集計結果を表示します。
    画面に表示するレコードと、表示項目が、CSVファイルに書き出されます。
    ビューを切り替える場合は、ビューの切替の一覧画面のビューを参照してください。
    表示するレコードを絞り込む場合は、次のページを参照してください。
    レコードを絞り込む
    レコードの検索
    集計結果を表示する場合は、レコードの集計を参照してください。
  4. 次のどちらかの方法でファイルを書き出します。
    • レコードの一覧画面の場合:
      その他の操作CSVファイルに書き出すをクリックします。
    • 集計結果の画面の場合:
      CSVファイルに書き出すをクリックし、手順10に進みます。
      集計表、クロス集計表、および旧バージョンで設定した集計のみ、書き出し可能です。
  5. 画面右側の一覧から書き出す項目を選択し、書き出すをクリックします。
    削除する場合は、画面左側の書き出すリストから項目を選択し、書き出さないをクリックします。
  6. CSVファイルの1行目に項目名を書き出す場合は、「先頭行に項目名を書き出す」のチェックボックスを選択します。
  7. CSVファイルの文字コードを、ドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • シフトJIS
    • UTF-8(BOMなし)
    • UTF-8(BOMあり)
    CSVファイルへの書き出し画面の画像
  8. 設定項目を確認し、次に、書き出す内容を確認するをクリックします。
  9. 書き出す内容を確認し、書き出すをクリックします。
  10. Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。