CSVファイルでの非公開の人名データの管理

非公開の人名データをCSVファイルから読み込んだり、CSVファイルに書き出したりできます。
非公開の人データにアクセスできるのは、データを登録したユーザーだけです。
システム管理者や運用管理者は、ほかのユーザーが登録した非公開データにアクセスできません。

CSVファイルから読み込む

CSVファイルから非公開の人名データを読み込み、アドレス帳に登録します。
  1. 読み込み可能なレコード数の上限など、CSVファイルを読み込む際の注意点を確認します。
    詳細は、CSVファイル読み込み時の注意点を参照してください。
  2. CSVファイルから読み込める項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、アドレス帳のCSVフォーマットの非公開の人名データを参照してください。
  3. 非公開の人名データをCSVファイルで準備します。
    • Excelなどを使って、CSVファイルを作成する。
      CSVファイルを準備する際には、CSVファイル作成時の注意点を確認してください。
    • サイボウズ Officeから書き出したCSVファイルを編集する。
      CSVファイルに書き出す方法を参照して、データをCSVファイルに書き出してください。
    アドレス帳のデータをCSVファイルから読み込む際の注意点については、よくあるご質問のCSVファイルからアドレスデータを読み込む際の注意点を教えてください。という記事を参照してください。
  4. 準備したファイルを「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」の形式で保存します。
  5. ヘッダーの右側の[ユーザー名]をクリックします。
  6. [個人設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  7. 「各アプリケーション」セクションのアドレス帳クリックします。
  8. CSVファイルからの読み込み(非公開の人名データ)をクリックします。
  9. 手順4で保存したファイルを選択します。
  10. CSVファイルの文字コードをドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • 自動判定
      システムが、読み込むファイルの文字コードを自動的に判別します。
      文字コードの種類が不明な場合は、「自動判定」を選択します。
    • シフトJIS
    • UTF-8
    CSVファイルからの読み込み画面の画像
  11. 読み込むファイルと文字コードが設定されていることを確認し、次に、ファイルの中身を確認するをクリックします。
  12. 次の項目を設定します。
    • CSVファイルのデータとアドレス帳の項目との関連付け:
      CSVファイルのどの列のデータを、アドレス帳のどの項目に登録するのかを設定します。
    • CSVファイルの先頭行を読み込むかどうか:
      ファイルの1行目に項目名を入力している場合は、「先頭行を項目名として無視する」を選択します。
  13. プレビューで、読み込むデータを確認し、読み込むをクリックします。
    プレビューには、ファイルの先頭から5行分のデータが表示されます。

CSVファイルに書き出す

非公開の人名データをCSVファイルに書き出します。バックアップデータとして保管できます。
補足
  • 入力タイプが「ファイル」の項目に添付したファイルは、CSVファイルに書き出せません。
  1. CSVファイルから読み込める項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、アドレス帳のCSVフォーマットの非公開の人名データを参照してください。
  2. ヘッダーの右側の[ユーザー名]をクリックします。
  3. [個人設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  4. 「各アプリケーション」セクションのアドレス帳クリックします。
  5. CSVファイルへの書き出し(非公開の人名データ)をクリックします。
  6. 画面右側の一覧から書き出す項目を選択し、追加をクリックします。
    削除する場合は、画面左側の書き出すリストから項目を選択し、削除をクリックします。
  7. CSVファイルの1行目に項目名を書き出す場合は、「先頭行に項目名を書き出す」のチェックボックスを選択します。
  8. CSVファイルの文字コードを、ドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • シフトJIS
    • UTF-8(BOMなし)
    • UTF-8(BOMあり)
    CSVファイルへの書き出し画面の画像
  9. 設定内容を確認し、次に、書き出す内容を確認するをクリックします。
  10. ファイルの中身をプレビューで確認して、書き出すをクリックします。
  11. Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。