施設の管理

スケジュールで施設データを使用するために、システム管理者が行う設定について説明します。

施設を登録する目的

施設をサイボウズ Officeに登録すると、各施設の予定を登録できるようになります。
施設の空き時間や、利用状況がわかるため、施設の予約がスムーズに行えます。
また、管理する施設や備品が多い場合は、施設グループごとに登録すると便利です。
施設のイメージ

施設を登録する

会議室などの施設やプロジェクターなどの備品を施設として登録することで、施設の使用状況を確認したり、効率よく施設を使用できるようになります。
  1. 施設を割りあてる施設グループが登録されていることを確認します。
    施設は、施設グループに分類して登録します。施設を登録する前に、施設グループが登録されていることを確認してください。
  2. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  3. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  4. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  5. 「各アプリケーション」セクションのスケジュールと施設予約をクリックします。
  6. 施設をクリックします。
  7. 追加するをクリックします。
  8. 施設名を入力します。
  9. ドロップダウンリストから、施設グループを選択します。
    施設グループに「(未設定)」を選択した施設は、施設グループに未所属の施設として扱われます。
    施設グループに未設定を選択している画像
    未所属の施設は、「予定の一覧」画面で施設グループの「(全施設)」を選択すると表示されます。
    全施設を選択している画像
  10. 施設に関するメモを入力します。
    会議室の定員や使用時の注意事項などを記入しておくと便利です。
    メモを編集している画像
  11. 施設に関する情報があれば、ファイルを添付します。
    施設の画像を添付しておくと、予定を登録するときに、施設のイメージを確認できます。
  12. 設定内容を確認し、追加するをクリックします。
施設の表示順を変更する
施設グループ内の施設の表示順を変更します。
施設の設定画面で、ドロップダウンリストから施設グループを選択し順番変更するをクリックします。
「予定の一覧」画面で「(全施設)」を選択したときの、すべての施設の表示順を変更する場合は、ドロップダウンリストで(全施設)を選択し、表示順を変更します。
全施設を選択している画像

施設情報を変更する

登録した施設の情報を変更します。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのスケジュールと施設予約をクリックします。
  5. 施設をクリックします。
  6. 変更する施設の変更するをクリックします。
  7. 施設名、施設グループ、メモ、およびファイルを編集し、変更するをクリックします。

施設を削除する

登録した施設を削除します。
削除した施設は元に戻せません。施設を削除する前に、CSVファイルに書き出してデータのバックアップを取ることを推奨します。
詳細は、施設データをCSVファイルに書き出す方法を参照してください。
補足
  • 施設を削除すると、削除した施設を設定している予定の施設欄から、該当の施設の表示が削除されます。
    施設を削除しても、削除した施設が紐づいている予定自体が削除されることはありません。

1件ずつ削除する

施設を1件ずつ削除します。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのスケジュールと施設予約をクリックします。
  5. 施設をクリックします。
  6. 削除する施設の削除するをクリックします。
  7. 確認画面で、削除するをクリックします。

複数の施設を一括削除する

削除する施設を選択し、まとめて削除できます。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのスケジュールと施設予約をクリックします。
  5. 施設をクリックします。
  6. 削除する施設を選択し、削除するをクリックします。
  7. 確認画面で、一括削除するをクリックします。

全施設を削除する

登録されている施設をすべて削除します。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのスケジュールと施設予約をクリックします。
  5. 施設をクリックします。
  6. すべての施設を削除するを選択します。
  7. 確認画面で、すべて削除するをクリックします。

予約可能期間を設定する

施設の予約を何か月先まで可能にするかを設定します。
予約可能期間を短く設定すると、施設の長期予約を防げるため、施設の利用機会を増やせます。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのスケジュールと施設予約をクリックします。
  5. 一般設定をクリックします。
  6. 「施設の予約可能期間」セクションで、ドロップダウンリストから、予約可能期間を選択します。
    選択できる期間は次のとおりです。
    • 1ヶ月先
    • 2ヶ月先
    • 3ヶ月先
    • 4ヶ月先
    • 5ヶ月先
    • 6ヶ月先
    • 無期限
  7. 設定内容を確認し、設定するをクリックします。

予定の表示内容を設定する

「予定の一覧」画面に表示される、施設予定の表示内容を設定します。
たとえば、登録者を表示するように設定しておくと、非公開の予定でも、誰が会議室を登録したのかがわかるため、急きょ会議室を変更したい場合にも、スムーズに連絡できます。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのスケジュールと施設予約をクリックします。
  5. 一般設定をクリックします。
  6. 「施設予約の表示内容」セクションで、表示する内容を選択します。
    選択できる表示内容は次のとおりです。
    • 予定内容を表示する場合:
      予定内容を表示する場合のイメージ
    • 登録者を表示する場合:
      登録者を表示する場合のイメージ
    • 予定内容と登録者の両方を表示する場合:
      予定内容と登録者の両方を表示する場合のイメージ
  7. 設定内容を確認し、設定するをクリックします。

CSVファイルで施設データを管理する

施設データをCSVファイルから読み込んだり、CSVファイルに書き出したりできます。

CSVファイルから読み込む

CSVファイルから施設データを読み込み、施設情報として登録します。
施設IDが現在登録されている施設と一致する場合、CSVファイルの内容で施設情報が更新されます。新規に施設を追加する場合は、施設IDを空にしてください。
  1. 読み込み可能なレコード数の上限など、CSVファイルを読み込む際の注意点を確認します。
    詳細は、CSVファイル読み込み時の注意点を参照してください。
  2. CSVファイルから読み込める項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、施設のCSVフォーマットを参照してください。
  3. 次のどちらかの方法で、施設のデータをCSVファイルで準備します。
    • Excelなどを使って、CSVファイルを作成する。
      CSVファイルを準備する際には、CSVファイル作成時の注意点を確認してください。
    • サイボウズ Officeから書き出したCSVファイルを編集する。
      CSVファイルに書き出す方法を参照して、施設のデータをCSVファイルに書き出してください。
  4. 準備したファイルを「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」の形式で保存します。
  5. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  6. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  7. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  8. 「各アプリケーション」セクションのスケジュールと施設予約をクリックします。
  9. 施設をクリックします。
  10. 画面下部にあるCSVファイルから読み込むをクリックします。
  11. 手順4で保存したファイルを選択します。
  12. CSVファイルの文字コードをドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • 自動判定
      システムが、読み込むファイルの文字コードを自動的に判別します。
      文字コードの種類が不明な場合は、「自動判定」を選択します。
    • シフトJIS
    • UTF-8
    CSVファイルからの読み込み画面の画像
  13. 読み込むファイルと文字コードが設定されていることを確認し、次に、ファイルの中身を確認するをクリックします。
  14. CSVファイルの1行目に項目名を入力している場合は、「先頭行を項目名として無視する」のチェックボックスを選択します。
  15. プレビューで、読み込むデータを確認し、読み込むをクリックします。
    プレビューには、ファイルの先頭から5行分のデータが表示されます。

CSVファイルに書き出す

施設データをCSVファイルに書き出します。バックアップデータとして保管できます。
  1. CSVファイルに書き出せる項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、施設のCSVフォーマットを参照してください。
  2. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  3. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  4. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  5. 「各アプリケーション」セクションのスケジュールと施設予約をクリックします。
  6. 施設をクリックします。
  7. 画面の下部にあるCSVファイルへ書き出すをクリックします。
  8. CSVファイルの1行目に項目名を書き出す場合は、「先頭行に項目名を書き出す」のチェックボックスを選択します。
  9. CSVファイルの文字コードを、ドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • シフトJIS
    • UTF-8(BOMなし)
    • UTF-8(BOMあり)
    CSVファイルへの書き出し画面の画像
  10. 項目名を書き出すかどうかと文字コードが設定されていること確認し、次に、書き出す内容を確認するをクリックします。
  11. ファイルの中身をプレビューで確認して、書き出すをクリックします。
  12. Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。