予定データの管理

予定データを管理するために、システム管理者が行う設定について説明します。

予定を一括削除する

指定したユーザーの予定を一括削除します。
組織が変更になった場合や、ユーザーが異動した場合などに、ユーザーは削除せずに、予定のみを削除する場合にこの操作を行います。
ただし、参加者にほかのユーザーが登録されている予定は削除できません。参加者が指定したユーザーのみであれば、施設が設定されていても、削除できます。
注意
  • 予定データを一括削除する場合
    • 予定データの削除中は、すべてのユーザーがスケジュールを使用できなくなります。業務終了後など、ユーザーの利用が少ない時間帯に実施してください。
    • 予定データの削除処理には、時間が掛かる場合があります。処理中にWebブラウザーの「中止」ボタンや「戻る」ボタンをクリックしたり、ほかのページへ移動したりしないでください。
    • 削除した予定データは元に戻せません。削除する前に、CSVファイルに書き出してデータのバックアップを取ることを推奨します。
      詳細は、予定データをCSVファイルに書き出す方法を参照してください。
    • 削除対象の予定データが多いときは、一度の操作で削除されず、処理を続けるかどうかを確認するメッセージが表示される場合があります。確認メッセージはすべての予定データが削除されるまで表示されます。削除するをクリックし、残りの予定データを削除してください。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのスケジュールと施設予約をクリックします。
  5. スケジュールの一括削除をクリックします。
  6. 予定データを一括削除するユーザーを選択し、削除するをクリックします。
  7. 確認画面で、一括削除するをクリックします。

CSVファイルで予定データを管理する

予定データをCSVファイルから読み込んだり、CSVファイルに書き出したりできます。

CSVファイルから読み込む

CSVファイルで作成した予定データを読み込み、新規の予定として登録します。既存の予定データにファイルの内容が上書きされることはありません。
注意
補足
  • CSVファイルを読み込んで予定を登録すると、自動的に「リアクションを許可する」設定が有効になります。
    「リアクションを許可する」設定を無効にしたい場合は、予定の変更画面で、「リアクションを許可する」設定を無効にしてください。無効にする方法の詳細は、リアクション機能の有効化/無効化を参照してください。 
  1. 読み込み可能なレコード数の上限など、CSVファイルを読み込む際の注意点を確認します。
    詳細は、CSVファイル読み込み時の注意点を参照してください。
  2. CSVファイルから読み込める項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、予定のCSVフォーマットを参照してください。
  3. 次のどちらかの方法で、予定データをCSVファイルで準備します。
    • Excelなどを使って、CSVファイルを作成する。
      CSVファイルを準備する際には、CSVファイル作成時の注意点を確認してください。
    • サイボウズ Officeから書き出したCSVファイルを編集する。
      CSVファイルに書き出す方法を参照して、予定のデータをCSVファイルに書き出してください。
  4. 準備したファイルを「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」の形式で保存します。
  5. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  6. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  7. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  8. 「各アプリケーション」セクションのスケジュールと施設予約をクリックします。
  9. CSVファイルからの読み込みをクリックします。
  10. 手順4で保存したファイルを選択します。
  11. CSVファイルの文字コードをドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • 自動判定
      システムが、読み込むファイルの文字コードを自動的に判別します。
      文字コードの種類が不明な場合は、「自動判定」を選択します。
    • シフトJIS
    • UTF-8
    CSVファイルからの読み込み画面の画像
  12. 読み込むファイルと文字コードが設定されていることを確認し、次に、ファイルの中身を確認するをクリックします。
  13. 次の項目を設定します。
    • CSVファイルのデータとスケジュールの項目との関連付け:
      CSVファイルのどの列のデータを、スケジュールのどの項目に登録するのかを設定します。
    • CSVファイルの先頭行を項目名として無視するかどうか:
      ファイルの1行目に項目名を入力している場合は、「先頭行を項目名として無視する」を選択します。
  14. プレビューで、読み込むデータを確認し、読み込むをクリックします。
    プレビューには、ファイルの先頭から5行分のデータが表示されます。

CSVファイルに書き出す

予定データをCSVファイルに書き出します。バックアップデータとして保管できます。
  1. CSVファイルに書き出せる項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、予定のCSVフォーマットを参照してください。 
  2. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  3. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  4. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  5. 「各アプリケーション」セクションのスケジュールと施設予約をクリックします。
  6. CSVファイルへの書き出しをクリックします。
  7. 画面右側の一覧から書き出す参加者と施設を選択し、追加をクリックします。
    削除する場合は、画面左側の書き出す参加者と施設のリストから項目を選択し、削除をクリックします。
    施設情報の表示をクリックすると、施設情報の詳細を確認することができます。
  8. 書き出す期間を指定します。
    書き出す期間に予定の開始日が含まれている予定データのみが書き出されます。
  9. CSVファイルの1行目に項目名を書き出す場合は、「先頭行に項目名を書き出す」のチェックボックスを選択します。
  10. CSVファイルの文字コードを、ドロップダウンリストから選択します。
     選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • シフトJIS
    • UTF-8(BOMなし)
    • UTF-8(BOMあり)
    CSVファイルへの書き出し画面の画像
  11. 書き出す内容を確認し、書き出すをクリックします。
  12. Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。