報告書の絞込の設定

絞込は、左ペインで、「全報告書一覧」を選択した際に表示されます。設定する条件に応じて、ユーザーが作成した報告書のみを表示させたり、特定の日付以降に作成された報告書のみを表示させたりできます。
また、各絞込で利用ユーザーが設定できるため、部長のみ利用を許可する、といった設定が可能です。
注意
  • 絞り込み条件を設定する場合
    システム管理者が設定する「カスタマイズ項目」により、表示される項目は異なります。
    入力タイプが「ファイル」の「カスタマイズ可能な項目」は、条件に設定できません。
絞込のイメージ図

絞込を追加する

初期設定では、全報告書が絞り込める「(すべて)」の絞込が設定されています。
初期設定の画像
用途に応じた条件を設定して絞込を追加します。
ここでは、出張報告書を絞り込む場合を例に説明します。
  1. 報告書をクリックします。
  2. 運用管理をクリックします。
  3. 絞り込みをクリックします。
  4. 追加するをクリックします。
  5. 絞り込み名を入力します。
    絞り込み名を入力している画像
  6. 絞り込み条件を設定します。
    絞り込み条件は、1,000件まで追加できます。
    • 条件の組み合わせ方法:
      • 次のすべての条件を満たす
        指定したすべての条件を満たす報告書データだけを絞込結果に表示します。
      • 次のいずれかの条件を満たす
        指定した条件のうち、1つでも条件を満たしている報告書データを絞込結果に表示します。
    • 絞り込みに使用する項目:
      ドロップダウンリストから、絞り込みに使用する項目を選択します。
    • 条件と演算子:
      絞り込む条件と演算子を設定します。
      条件を増やすをクリックすると、条件を追加できます。
      削除をクリックすると、条件を1つずつ削除できます。
      条件をすべて削除するをクリックすると、設定済みの条件をすべて削除できます。
      指定できる条件と選択できる演算子は、絞り込みに使用する項目によって、異なります。
      詳細は、項目の絞込条件を参照してください。
    絞り込み条件設定のイメージ
  7. 絞込の利用ユーザーを選択します。
    次のどちらかを選択します。
    • 全員が利用する
      サイボウズ Officeの利用ユーザー全員に絞込の利用を許可します。
    • 特定のユーザーを指定する
      指定したユーザーにのみ、絞込の利用を許可します。
      利用を許可されていないユーザーの画面には、権限がない絞込は表示されません。
      • 利用ユーザーに追加する
        右側の選択欄で、ドロップダウンリストから組織を選択して、利用ユーザーに設定するユーザーを選択し、追加をクリックします。
      • 利用ユーザーから削除する
        左側の一覧で、ユーザーを選択し、削除をクリックします。
      利用ユーザーを設定している画像
  8. 内容を確認して、追加をクリックします。
絞込の表示順を変更する
絞込の表示順を変更する場合は、絞り込みの設定画面で、順番変更するをクリックします。

項目の絞込条件

絞り込みに使用する項目を選択し、項目ごとにどのような条件で報告書データを絞り込むかを設定します。
ただし、次の項目は絞込条件に設定できません。
  • システム管理者が使用を許可していない項目
  • 標準の項目の「時間」項目
  • 入力タイプが「ファイル」の項目
絞り込む条件
絞り込む条件を入力する箇所を示した画像
  • 標題、会社、相手参加者、参加者、「文字列(1行)」項目、「文字列(複数行)」項目、「メニュー」項目、作成者、更新者、コメント
    絞り込む条件は、文字列または数字で入力してください。英数字は半角で入力します。大文字と小文字は絞り込み時には区別されません。
  • 日付
    日付を選択してください。
  • 作成日時、更新日時
    日時を選択してください。
  • 「チェックボックス」項目
    絞り込む条件を入力する欄は表示されません。
演算子
選択できる演算子は、絞り込みに使用する項目によって異なります。
標準の項目とは、時間項目を除いた、標題、会社、相手参加者、日付の項目のことを指します。
カスタマイズ可能な項目とは、ファイル項目を除いた、文字列(1行)、文字列(複数行)、メニュー、チェックボックスの項目のことを指します。
更新情報を示す項目とは、作成者、作成日時、更新者、更新日時、コメントのことを指します。更新者とは、報告書内容の更新者ではなく、コメントを書き込んだユーザーを含めた報告書の更新者です。
絞り込みに使用する項目と演算子の位置を示した画像
演算子 標準の項目 カスタマイズ可能な項目 更新情報を示す項目
を含む
を含まない
標題、会社、相手参加者、参加者の項目で選択できます。 文字列(1行)、文字列(複数行)、メニューの項目で選択できます。 作成者、更新者、コメントの項目で選択できます。
と同じ
と異なる
文字列(1行)、文字列(複数行)、メニューの項目で選択できます。 作成者、更新者、作成日時、更新日時の項目で選択できます。
より大きい
以上
より小さい
以下
  文字列(1行)、文字列(複数行)、メニューの項目で選択できます。  
以降
以前
日付の項目でのみ選択できます。   作成日時、更新日時の項目で選択できます。
チェックON
チェックOFF
  チェックボックスの項目でのみ選択できます。  

絞込を再利用する

既存の絞込を複製して、新しい絞込を作成します。
  1. 報告書をクリックします。
  2. 運用管理をクリックします。
  3. 絞り込みをクリックします。
  4. 複製する絞込の再利用するをクリックします。
  5. 次のセクションで、必要な項目を設定します。
    • 絞込名
    • 条件の組み合わせ方法
    • 項目の絞込条件
    • 絞り込みの利用を許可するユーザー
  6. 内容を確認して、追加するをクリックします。

絞込を変更する

絞込の設定内容を変更します。
  1. 報告書をクリックします。
  2. 運用管理をクリックします。
  3. 絞り込みをクリックします。
  4. 変更する絞込の変更するをクリックします。
  5. 次のセクションで、必要な項目を設定します。
    • 絞込名
    • 条件の組み合わせ方法
    • 項目の絞込条件
    • 絞り込みの利用を許可するユーザー
  6. 内容を確認して、変更するをクリックします。

絞込を削除する

絞込を削除します。
  1. 報告書をクリックします。
  2. 運用管理をクリックします。
  3. 絞り込みをクリックします。
  4. 削除する絞込の削除するをクリックします。
  5. 確認画面で、削除するをクリックします。