メールの総サイズの設定

メールの総サイズとは、1ユーザーの全メールアカウントに保存されているメールの総サイズです。
メールの総サイズを設定することで、サイボウズ Officeのデータが肥大化するのを防ぐことができます。

メールの利用状況を確認する

システム管理者は、ユーザーがサイボウズ Officeのメールアプリケーションに保存しているメールの容量を一覧で確認できます。
メールの総サイズが制限値を超えそうなユーザーに不要なメールを削除するように連絡したり、ユーザーごとに保存できる総メールサイズの制限値を変更したりできます。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「運用管理」セクションの利用状況をクリックします。
  5. メールをクリックします。
  6. 組織のドロップダウンリストから、目的の組織を選択し、メールの利用状況を確認します。
    確認できる項目は、次のとおりです。
    • 現在のメールサイズ
      ユーザーごとに、サイボウズ Officeのメールアプリケーションに保存されている総メールサイズが表示されます。
      保存しているメールの容量が1MBに満たなくても、「1MB」と表示されます。
    • 総メールサイズの上限値
      システム管理者が「サイズ制限(メール)」画面の「メールの総サイズ」セクションで設定している制限値が表示されます。
      「サイズ制限(メール)」画面は、メールのサイズを制限するをクリックすると、表示できます。
    • 利用率(%)
      ユーザーごとに保存されているメールの総サイズが、設定している上限値の何パーセントかが表示されます。
      メールの総サイズの上限値が無制限に設定されている場合は、「‐」が表示されます。
      利用率が90%以上の場合は、背景と文字色が赤色で表示されます。
    利用率が90%以上の場合の画像
  7. 総メールサイズの上限値を調整する場合は、メールのサイズを制限するをクリックし、サイズを変更します。
    メールのサイズを制限する

全員の制限値を設定する

サイボウズ Officeの利用ユーザー全員に対して、メールの総サイズの制限値を設定します。
初期値は、無制限に設定されています。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「カスタマイズ」セクションのサイズ制限をクリックします。
  5. メールをクリックします。
  6. 「全員」の編集するをクリックします。
    編集する操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  7. ドロップダウンリストから制限値を選択し、反映するをクリックします。
    制限値を設定している画像
    (直接入力)を選択した場合は、半角で整数を入力してください。

特定ユーザーの制限値を設定する

全員に対する制限値とは別に、特定のユーザーに対して制限値を設定できます。
ユーザー単位の制限値は、全員の制限値より優先されます。
全員の制限値を1000MBに設定し、派遣社員の制限値には500MBを設定する、といった運用が可能です。
制限値設定のイメージ
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「カスタマイズ」セクションのサイズ制限をクリックします。
  5. メールをクリックします。
  6. 制限値を設定するユーザーを選択し、追加をクリックします。
    ユーザーを追加している画像
  7. 制限値を設定するユーザーの編集するをクリックします。
    編集する操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  8. ドロップダウンリストから制限値を選択し、反映するをクリックします。
    制限値を設定している画像
    (直接入力)を選択した場合は、半角で整数を入力してください。

制限値を超えると

1ユーザーが保存できるメールの総サイズが制限値を超えると、ユーザーはメールを送受信できません。
制限値を超えた状態で、メールを送受信しようとすると、ユーザーのメール画面に次のメッセージが表示されます。
  • 制限値を超えた状態で、メールを送信しようとした場合
    制限値を超えた状態でメールを送信しようとした画像
  • 制限値を超えた状態で、メールを受信しようとした場合
    制限値を超えた状態でメールを受信しようとした画像
  • 運用の途中で制限値が変更され、ごみ箱に制限値を超過したメールが保存されている場合
    ごみ箱に制限値を超えたメールが保存されている場合の画像
ユーザーから相談を受けた場合は、次のどちらかの方法で対処してください。
制限値を変更できる場合
詳細は、メールの総サイズの設定を参照してください。
制限値を変更できない場合
  • メールを送信できない場合
    ユーザーに制限値内におさまるよう、受信メールや送信済みメールの削除を依頼します。
  • メールを受信できない場合
    ユーザーに、次のどちらかの操作を依頼します。

制限値を削除する

ユーザー単位で設定したメールの総サイズの制限値を削除します。全員の制限値は削除できません。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「カスタマイズ」セクションのサイズ制限をクリックします。
  5. メールをクリックします。
  6. 制限値を削除するユーザーの削除するをクリックします。
    制限値を削除している画像

CSVファイルで制限値を管理する

メールの総サイズの制限値の設定をCSVファイルから読み込んだり、CSVファイルに書き出したりできます。

CSVファイルから読み込む

CSVファイルからデータを読み込み、メールの総サイズの制限値を設定します。
「全員」の制限値は読み込めません。CSVファイルのデータと、サイボウズ Office上のユーザーIDが一致する場合に、ユーザー単位の制限値を設定できます。
  1. 読み込み可能なレコード数の上限など、CSVファイルを読み込む際の注意点を確認します。
    詳細は、CSVファイル読み込み時の注意点を参照してください。
  2. CSVファイルから読み込める項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、メールの総サイズのCSVフォーマットを参照してください。
  3. メールの総サイズの制限値のデータをCSVファイルで準備します。

    次のどちらかの方法で、CSVファイルを準備します。

    • Excelなどを使って、CSVファイルを作成する。
      CSVファイルを準備する際には、CSVファイル作成時の注意点を確認してください。
    • サイボウズ Officeから書き出したCSVファイルを編集する。
      CSVファイルに書き出す方法を参照して、データをCSVファイルに書き出してください。
  4. 準備したファイルを保存します。
    ファイルの種類に「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」を選択します。
  5. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  6. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  7. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  8. 「カスタマイズ」セクションのサイズ制限をクリックします。
  9. メールをクリックします。
  10. CSVファイルから読み込むをクリックします。
  11. 手順4で保存したファイルを選択します。
  12. CSVファイルの文字コードをドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • 自動判定
      システムが、読み込むファイルの文字コードを自動的に判別します。
      文字コードの種類が不明な場合は、「自動判定」を選択します。
    • シフトJIS
    • UTF-8
    CSVファイルからの読み込み画面の画像
  13. 読み込むファイルと文字コードが設定されていることを確認し、次に、ファイルの中身を確認するをクリックします。
  14. CSVファイルの1行目に項目名を入力している場合は、「先頭行を項目名として無視する」のチェックボックスを選択します。
  15. プレビューで、読み込むデータを確認し、読み込むをクリックします。
    プレビューには、ファイルの先頭から5行分のデータが表示されます。

CSVファイルに書き出す

メールの総サイズの制限値データをCSVファイルに書き出します。バックアップデータとして保管できます。
「全員」の制限値は書き出されません。
  1. CSVファイルに書き出せる項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、メールの総サイズのCSVフォーマットを参照してください。
  2. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  3. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  4. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  5. 「カスタマイズ」セクションのサイズ制限をクリックします。
  6. メールをクリックします。
  7. CSVファイルへ書き出すをクリックします。
  8. CSVファイルの1行目に項目名を書き出す場合は、「先頭行に項目名を書き出す」のチェックボックスを選択します。
  9. CSVファイルの文字コードを、ドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • シフトJIS
    • UTF-8(BOMなし)
    • UTF-8(BOMあり)
    CSVファイルへの書き出し画面の画像
  10. 項目名を書き出すかどうかと文字コードが設定されていること確認し、次に、書き出す内容を確認するをクリックします。
  11. ファイルの中身をプレビューで確認して、書き出すをクリックします。
  12. Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。