ユーザーのメールアカウントの設定

メールアカウントの設定について説明します。

メールアカウントを登録する

メールサーバーへアクセスするためのアカウントとパスワードを、ユーザーごとに設定します。
メールアカウントは、1ユーザーに複数登録できます。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのメールをクリックします。
  5. メールアカウントの登録をクリックします。
  6. ユーザーの所属組織をドロップダウンリストから選択します。
    所属組織を選択している画像
  7. ユーザーの設定するをクリックします。
  8. 追加するをクリックします。
  9. 使用するメールサーバーを選択します。
    詳細をクリックすると、メールサーバーの設定内容を確認できます。
    詳細リンクから表示される内容を示した画像
  10. 「E-mail」セクションに、メールアドレスを入力します。
    E-mailにメールアドレスを入力している画像
  11. 受信メールサーバー(POP3)のアカウントとパスワードを入力します。
    POP3アカウントとパスワードを入力している画像
  12. 必要に応じて、送信メールサーバー(SMTP)のアカウントとパスワードを入力します。
    送信メールサーバーの設定で、認証方法に「認証に使用するユーザー名とパスワードを個別に設定する」を選択している場合のみ表示されます。
    【メールアカウントの設定画面】
    SMTPアカウントとパスワードを入力している画像
    【メールサーバーの設定画面】
    メールサーバーの設定画面の画像
  13. 受信メールをメールサーバーに残すかどうかを設定します。
    メールをサーバーに残す設定にする場合は、期限を設定します。
    期限の初期値は14日後にサーバーから削除される設定です。期限の入力欄には、1~100までの整数値を半角で入力してください。
    2017年10月のアップデートより前に、メールをサーバーに残す設定にしていた場合、期限は「無制限」になります。
    メールデータの設定項目の画像
    • 受信メールをサーバーに残すと
      メールの受信後もメールサーバーにデータが残るため、サイボウズ Office以外のメールソフトで同じメールを再度受信できます。
      ただし、メールサーバーにデータが蓄積されるため、メール受信に時間がかかったり、メールサーバーの容量に問題が発生したりする可能性があります。
      メールサーバーにメールを残す場合は、定期的にメールサーバーからデータを削除する必要があります。
    補足
    • 受信メールをメールサーバーに残す場合は、必ず「ユーザーの権限」「受信メール(POP3)サーバーにメールを残す設定を許可する」の設定を有効にしておく必要があります。
      ユーザーの権限の設定画面の画像
  14. メールアカウントの使用を許可するかどうかを設定します。
    登録後、すぐにメールアカウントの使用を許可しない場合は、「メールアカウントの使用を停止する」を選択します。
    メールアカウントの使用状況を設定している画像
    使用状況は、「メールアカウントの設定」画面に表示されます。
    使用状況設定後のイメージ
  15. 設定内容を確認し、追加するをクリックします。
    追加したメールアドレスは、一覧の末尾に表示されます。
    メールアドレスの表示順を変更する場合は、「メールアカウントの設定」の設定画面で、順番変更するをクリックします。

メールアカウントの設定を変更する

メールアカウントの情報を変更する手順を説明します。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのメールをクリックします。
  5. メールアカウントの登録をクリックします。
  6. ユーザーの所属組織をドロップダウンリストから選択します。
  7. ユーザーの設定するをクリックします。
  8. メールアカウントの変更するをクリックします。
  9. 必要な項目を変更し、変更するをクリックします。
    設定項目の詳細は、メールアカウントを登録する方法を参照してください。
    2017年10月のアップデートで、サーバーにメールを残す期限を設定する機能が搭載されています。アップデート前に、メールをサーバーに残す設定にしていた場合、期限に「無制限」と入力されています。期限の入力欄には、1~100までの整数値を半角で入力する必要があるため、メールアカウントの設定変更時には、「無制限」を削除して、有効な値を入力してください。

メールアカウントを削除する

メールアカウントを削除する手順を説明します。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのメールをクリックします。
  5. メールアカウントの登録をクリックします。
  6. ユーザーの所属組織をドロップダウンリストから選択します。
  7. ユーザーの設定するをクリックします。
  8. メールアカウントの削除するをクリックします。
  9. 確認画面で、削除するをクリックします。

CSVファイルでメールアカウントデータを管理する

メールアカウントデータをCSVファイルから読み込んだり、CSVファイルに書き出したりできます。

CSVファイルから読み込む

CSVファイルからデータを読み込み、メールアカウントとして設定します。
  1. 読み込み可能なレコード数の上限など、CSVファイルを読み込む際の注意点を確認します。
    詳細は、CSVファイル読み込み時の注意点を参照してください。
  2. CSVファイルから読み込める項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、メールアカウントのCSVフォーマットを参照してください。
  3. 次のどちらかの方法で、メールアカウントデータのCSVファイルを準備します。
    • Excelなどを使って、CSVファイルを作成する。
      CSVファイルを準備する際には、CSVファイル作成時の注意点を確認してください。
    • サイボウズ Officeから書き出したCSVファイルを編集する。
      CSVファイルに書き出す方法を参照して、メールアカウントのデータをCSVファイルに書き出してください。
  4. 準備したファイルを「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」の形式で保存します。
  5. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  6. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  7. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  8. 「各アプリケーション」セクションのメールをクリックします。
  9. メールアカウントの登録をクリックします。
  10. CSVファイルから読み込むをクリックします。
  11. 手順4で保存したファイルを選択します。
  12. CSVファイルの文字コードをドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • 自動判定
      システムが、読み込むファイルの文字コードを自動的に判別します。
      文字コードの種類が不明な場合は、「自動判定」を選択します。
    • シフトJIS
    • UTF-8
    CSVファイルからの読み込み画面の画像
  13. 読み込むファイルと文字コードが設定されていることを確認し次に、ファイルの中身を確認するをクリックします。
  14. CSVファイルの1行目に項目名を入力している場合は、「先頭行を項目名として無視する」のチェックボックスを選択します。
  15. プレビューで、読み込むデータを確認し、読み込むをクリックします。
    プレビューには、ファイルの先頭から5行分のデータが表示されます。

CSVファイルに書き出す

メールアカウントデータをCSVファイルに書き出します。バックアップデータとして保管できます。
  1. CSVファイルに書き出せる項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、メールアカウントのCSVフォーマットを参照してください。
  2. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  3. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  4. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  5. 「各アプリケーション」セクションのメールをクリックします。
  6. メールアカウントの登録をクリックします。
  7. CSVファイルへの書き出しをクリックします。
  8. CSVファイルの1行目に項目名を書き出す場合は、「先頭行に項目名を書き出す」のチェックボックスを選択します。
  9. CSVファイルの文字コードを、ドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • シフトJIS
    • UTF-8(BOMなし)
    • UTF-8(BOMあり)
    CSVファイルへの書き出し画面の画像
  10. 項目名を書き出すかどうかと文字コードが設定されていること確認し、次に、書き出す内容を確認するをクリックします。
  11. ファイルの中身をプレビューで確認して、書き出すをクリックします。
  12. Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。