ファイル管理のアクセス権

ファイル管理に保存するデータの中には、決裁報告書や個人情報を含むファイルなど、扱いに注意が必要なファイルが含まれる場合があります。
そのような場合に、セキュリティを強化したいフォルダにアクセス権を設定すると、フォルダ内のファイル操作を制限できます。
フォルダを作成した直後は、すべてのユーザーにすべての操作が許可されています。
アクセス権は、すべてのフォルダに設定できます。
ただし、サブフォルダのアクセス権は、親フォルダのアクセス権が自動的に適用されます。サブフォルダ単位でアクセス権を設定することはできません。
アクセス権を設定したフォルダは、削除や移動ができません。

ルートフォルダにアクセス権を設定する

ルートフォルダにアクセス権を設定しておくと、ルートフォルダの直下に、ファイルを追加できるユーザーを、限定することができます。
ルートフォルダのアクセス権が適用されるのは、ルートフォルダの直下に追加されたファイルだけです。
組織フォルダやユーザーが任意に追加したフォルダに、ルートフォルダのアクセス権は適用されません。
ルートフォルダのアクセス権のイメージ
注意
  • ルートフォルダに対するアクセス権が「閲覧のみ」に設定されているユーザーは、ルートフォルダの直下に、ファイルを追加できないだけではなく、フォルダを作成することもできません。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのファイル管理をクリックします。
  5. フォルダの設定をクリックします。
  6. (ルートフォルダ)のアクセス権を変更するをクリックします。
    アクセス権を変更する操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  7. [全員]のアクセス権を設定します。
    [全員]をアクセス権の対象から削除することはできません。
    [全員]に対するアクセス権を、「閲覧のみ」、または「閲覧・変更・追加・削除が可能」のどちらかに設定します。
    [全員]の初期値は「閲覧・変更・追加・削除が可能」です。
    全員のアクセス権を設定している画像
  8. 必要に応じて、[全員]以外の組織やユーザーにアクセス権を設定します。
    全員以外にアクセス権を設定している画像
  9. 設定内容を確認し、設定するをクリックします。
    「フォルダの設定」画面で、(ルートフォルダ)のアクセス制限欄に「制限あり」と表示されていれば、ルートフォルダに対するアクセス権の設定は完了です。
    設定したアクセス権を確認している画像

組織フォルダや任意のフォルダにアクセス権を設定する

次のようなアクセス権を設定する場合を例に説明します。
例:
人事に関するファイルの操作を制限する場合
  • ファイルの保存先:「人事部」フォルダ
  • 想定するファイルの操作範囲:
    • 人事部に所属するユーザーのみ、閲覧を許可する。
    • ファイルの更新や削除は、人事部の特定のユーザー(直木さん)のみ許可する。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのファイル管理をクリックします。
  5. フォルダの設定をクリックします。
  6. 「人事部」のアクセス権を変更するをクリックします。
    アクセス権を変更する操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  7. [全員]を選択し、削除をクリックします。
    全員を削除している画像
    これで、全ユーザーの閲覧が禁止になりました。
    選択肢の詳細は、アクセス権で許可できる操作を参照してください。
  8. 画面右側のドロップダウンリストから「人事部」を選択し、追加をクリックします。
    特定の組織を選択している画像
  9. [人事部]の設定欄で、「閲覧のみ」を選択します。
    特定の組織のアクセス権を設定している画像
    これで、「人事部」に所属するユーザーのみ、「人事部」フォルダのファイルの閲覧が可能になります。
  10. 画面右側のドロップダウンリストから人事部の特定のユーザー(直木さん)を選択し、追加をクリックします。
    特定のユーザーを選択している画像
  11. 特定のユーザー(直木さん)の設定欄で、「閲覧・変更・追加・削除が可能」を選択します。
    特定のユーザーのアクセス権を設定している画像
    これで、直木さんは、「人事部」フォルダのファイルに対し、閲覧、変更、追加、削除が可能になります。
  12. 正しく権限が設定されていることを確認し、設定するをクリックします。

アクセス権で許可できる操作

各項目によって許可する操作が異なります。
「閲覧のみ」が許可されているユーザーができる操作
  • ファイルの閲覧およびダウンロード
  • 「トップに出す」操作
「閲覧・変更・追加・削除が可能」が許可されているユーザーができる操作
  • ファイルの閲覧、ダウンロード、変更、追加、および削除
  • 「トップに出す」操作
  • フォルダの追加、変更、および削除

アクセス権を確認する

アクセス権の設定内容は、ファイル管理の一覧画面で、アクセス権の確認をクリックすると確認できます。
アクセス権の確認の操作リンクが赤枠で囲まれた画像
アクセス権を設定したフォルダは、「アクセス権の設定(フォルダ)」画面の「アクセス制限」欄に「制限あり」と表示されます。
アクセス権を確認している画像
操作が何も許可されていないユーザーには、フォルダ自体が画面に表示されません。