掲示データの管理

システム管理者は、ユーザーが作成した掲示の移動や削除などができます。

掲示内容を変更する

掲示の更新は通常、掲示の作成者が行えます。
システム管理者が掲示内容を変更するには、掲示の作成者以外のユーザーに、掲示の変更を許可する設定が必要です。
更新通知を設定しているカテゴリ内の掲示を変更すると、更新情報がユーザーに通知されます。
掲示開始待ちの掲示は、システム管理者が掲示開始待ちの掲示内容を変更しても、掲示の作成者に変更したことは通知されません。
  1. 掲示の作成者以外のユーザーに、掲示の変更を許可します。
    1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
    2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
      ヘッダーの画像
    3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
    4. 「各アプリケーション」セクションの掲示板をクリックします。
    5. 一般設定をクリックします。
    6. 「差出人とシステム管理者の掲示内容の変更を許可する」を選択し、設定するをクリックします。
      詳細は、掲示の編集の許可を参照してください。
  2. 「システム設定(掲示板)」画面で、掲示の管理をクリックします。
  3. 掲示の管理画面で、掲示内容を変更する掲示の標題をクリックします。
  4. 掲示の詳細画面で、変更するをクリックします。
  5. 掲示の内容を変更し、変更するをクリックします。

掲示を移動する

掲示を別のカテゴリに移動できるのはシステム管理者だけです。
移動した掲示には、移動先のカテゴリのアクセス権が適用されます。掲示の移動はユーザーに通知されません。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションの掲示板をクリックします。
  5. 掲示の管理をクリックします。
  6. 掲示の管理画面で、移動する掲示をチェックボックスで選択します。
  7. 掲示の一覧の下のドロップダウンリストから移動先のカテゴリを選択し、移動するをクリックします。

掲示を削除する

掲示を削除します。
掲示の削除はユーザーに通知されません。
削除した掲示は、元に戻せません。運用に支障がないかどうかを十分確認してから掲示を削除してください。

1件ずつ削除する

掲示を1件ずつ削除します。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションの掲示板をクリックします。
  5. 掲示の管理をクリックします。
  6. 掲示の管理画面で、削除する掲示の標題をクリックします。
  7. 掲示の詳細画面で、削除するをクリックします。
  8. 確認画面で、削除するをクリックします。

複数の掲示を一括削除する

削除する掲示を選択し、まとめて削除します。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションの掲示板をクリックします。
  5. 掲示の管理をクリックします。
  6. 掲示の管理画面で、削除する掲示をチェックボックスで選択し、削除するをクリックします。
  7. 確認画面で、一括削除するをクリックします。

更新されていない掲示を削除する

指定した日付以降に更新されていない掲示をまとめて削除します。この操作はカテゴリ単位で行います。
一定期間更新のない掲示を古い掲示として削除するなどの運用管理ができます。
更新されていない掲示とは、次の条件を満たす掲示です。
  • 指定した日付より前に作成されている。
  • 指定した日付以降に、掲示内容の更新やコメントの書き込みがない。
注意
  • 掲示を一括削除する場合の注意:
    • 掲示開始待ちの掲示も一括削除の対象です。
    • 削除した掲示は、元に戻せません。運用に支障がないかどうか十分確認してから削除してください。
    • 一括削除の処理には、時間がかかる場合があります。処理中に Web ブラウザーの「中止」ボタンや「戻る」ボタンをクリックしたり、他のページへ移動したりしないでください。
    • 一括削除の処理中は、掲示を使用できません。掲示の一括削除は、業務終了後などユーザーの利用が少ない時間帯に実施してください。
    • 削除対象の掲示が多いときは、一度の操作で削除されず、処理を続けるかどうかを確認するメッセージが表示される場合があります。確認メッセージはすべての掲示が削除されるまで表示されます。一括削除するをクリックし、残りの掲示を削除してください。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションの掲示板をクリックします。
  5. 掲示の一括削除をクリックします。
  6. ドロップダウンリストから、削除する掲示が含まれるカテゴリを選択します。
  7. 削除の基準の日付を選択し、削除するをクリックします。
    指定した日付以降に更新された掲示は削除されません。
    基準日に、2016年11月2日を指定した場合の例:
    最終更新日が2016年11月1日の掲示:削除されます。
    最終更新日が2016年11月2日の掲示:削除されません。
  8. 確認画面で、一括削除するをクリックします。

掲示をファイルに出力する

掲示の本文やコメントをテキストファイルに出力します。
ただし、本文やコメントの添付ファイルは、ファイル名だけが出力されます。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションの掲示板をクリックします。
  5. 掲示の管理をクリックします。
  6. 掲示の管理画面で、ファイルに出力する掲示の標題をクリックします。
  7. ファイルに出力するをクリックします。
  8. Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。

CSVファイルで掲示データを管理する

掲示データをCSVファイルから読み込んだり、CSVファイルに書き出したりできます。

CSVファイルから読み込む

CSVファイルで作成した掲示データを読み込み、新規の掲示として、選択したカテゴリに追加します。
既存の掲示データに、ファイルの内容が上書きされることはありません。
補足
  • 次のデータは、CSVファイルから読み込まれません。
    • コメントの内容
    • リアクション
    • 添付ファイル
  • 書式設定は反映されません。
  • 掲示の最終更新者はシステム管理者、更新日時はCSV読み込みを実行した日時が適用されます。
  1. 読み込み可能なレコード数の上限など、CSVファイルを読み込む際の注意点を確認します。
    詳細は、CSVファイル読み込み時の注意点を参照してください。
  2. CSVファイルから読み込める項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、掲示板のCSVフォーマットを参照してください。
  3. 次のどちらかの方法で、掲示データをCSVファイルで準備します。
    • Excelなどを使って、CSVファイルを作成する。
      CSVファイルを準備する際には、CSVファイル作成時の注意点を確認してください。
    • サイボウズ Officeから書き出したCSVファイルを編集する。
      CSVファイルに書き出す方法を参照して、データをCSVファイルに書き出してください。
  4. 準備したファイルを「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」形式で保存します。
  5. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  6. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  7. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  8. 「各アプリケーション」セクションの掲示板をクリックします。
  9. CSVファイルからの読み込みをクリックします。
  10. ドロップダウンリストから読み込むカテゴリを選択します。
  11. 手順4で保存したファイルを選択します。
  12. CSVファイルの文字コードをドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • 自動判定
      システムが、読み込むファイルの文字コードを自動的に判別します。
      文字コードの種類が不明な場合は、「自動判定」を選択します。
    • シフトJIS
    • UTF-8
    CSVファイルからの読み込み画面の画像
  13. 設定内容を確認し、次に、ファイルの中身を確認するをクリックします。
  14. 先頭行を項目名として無視するかどうかを設定します。
    ファイルの1行目に項目名を入力している場合は、「先頭行を項目名として無視する」を選択します。
  15. プレビューで、読み込むデータを確認し、読み込むをクリックします。
    プレビューには、ファイルの先頭から5行分のデータが表示されます。

CSVファイルに書き出す

掲示データをCSVファイルに書き出します。書き出したファイルは、バックアップデータとして保管できます。
補足
  • 次のデータは、CSVファイルに書き出されません。
    • 更新日時
    • 最終更新者
    • リアクション
    • 添付ファイルの実ファイル
  • 書式設定は反映されません。
  • コメントは、コメント番号の降順に、1つのセルにまとめて書き出されます。
    ただし、コメントへの返信マーク(>>○への返信、という表記)は書き出されません。
  1. CSVファイルに書き出せる項目を確認します。
    CSVファイルで管理できる項目については、掲示板のCSVフォーマットを参照してください。
  2. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  3. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  4. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  5. 「各アプリケーション」セクションの掲示板をクリックします。
  6. CSVファイルへの書き出しをクリックします。
  7. ドロップダウンリストから書き出すカテゴリを選択します。
  8. 書き出す期間を設定します。
  9. CSVファイルの1行目に項目名を書き出す場合は、「先頭行に項目名を書き出す」のチェックボックスを選択します。
  10. CSVファイルの文字コードを、ドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • シフトJIS
    • UTF-8(BOMなし)
    • UTF-8(BOMあり)
    CSVファイルへの書き出し画面の画像
  11. 設定内容を確認して、書き出すをクリックします。
  12. Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。