会社情報の絞込の設定

ブックごとに、会社データの一覧表示を絞り込むメニューの設定ができます。
一定の条件に該当する会社だけを表示させたり、特定の日付以降に登録された会社だけを表示させたりできます。
絞り込みは、使用するユーザーを制限することもできます。
注意
  • 人名データに絞込は設定できません。
絞込のイメージ図

絞込を追加する

絞込を追加します。
  1. アドレス帳をクリックします。
  2. 絞込を設定するブックを選択します。
    ブックを選択できる操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  3. 運用管理をクリックします。
  4. 「会社」セクションの絞り込みをクリックします。
  5. 手順2で選択したブックを選択し直す場合は、絞り込みを追加するブックを選択し、追加するをクリックします。
    ブックを選択し直すことができる操作リンクと追加する操作リンクが表示された画像
  6. 絞り込み名を入力します。
    絞り込み名を入力している画像
  7. 絞り込み条件を設定します。
    絞り込み条件は、1,000件まで追加できます。
    • 条件の組み合わせ方法:
      • 次のすべての条件を満たす
        指定したすべての条件を満たすアドレスデータだけを絞込結果に表示します。
      • 次のいずれかの条件を満たす
        指定した条件のうち、1つでも条件を満たしているアドレスデータを絞込結果に表示します。
    • 絞り込みに使用する項目:
      ドロップダウンリストから、絞り込みに使用する項目を選択します。
    • 条件と演算子:
      絞り込む条件と演算子を設定します。
      条件を増やすをクリックすると、条件を追加できます。
      削除をクリックすると、条件を1つずつ削除できます。
      条件をすべて削除するをクリックすると、設定済みの条件をすべて削除できます。
      指定できる条件と選択できる演算子は、絞り込みに使用する項目によって、異なります。
      詳細は、項目の絞込条件を参照してください。
      絞り込み条件設定のイメージ
  8. 絞込の利用ユーザーを選択します。
    次のどちらかを選択します。
    • 全員が利用する:
      サイボウズ Officeの利用ユーザー全員に絞込の利用を許可します。
    • 特定のユーザーを指定する:
      指定したユーザーにのみ、絞込の利用を許可します。
      利用を許可されていないユーザーの画面には、権限がない絞込は表示されません。
      • 利用ユーザーに追加する
        右側の選択欄で、ドロップダウンリストから組織を選択して、利用ユーザーに設定するユーザーを選択し、追加をクリックします。
      • 利用ユーザーから削除する
        左側の一覧で、ユーザーを選択し、削除をクリックします。
    絞り込みの利用ユーザーを設定している画像
  9. 内容を確認して、追加するをクリックします。
補足
  • 絞り込みは、絞込を追加したブック内でのみ使用できます。別のブックには移動できません。
    別のブックに同じ設定の絞込を複製する場合は、絞込を再利用する方法を参照してください。

項目の絞込条件

絞り込みに使用する項目を選択し、項目ごとにどのような条件でアドレスデータを絞り込むかを設定します。
ただし、次の項目は絞込条件に設定できません。
  • システム管理者が使用を許可していない項目
  • 標準の項目の「路線」項目
  • 入力タイプが「ファイル」の項目
絞り込む条件
絞り込む条件を入力する箇所を示した画像
  • 会社Tel、会社Fax、郵便番号
    絞り込む条件は、半角数字で入力してください。
  • URL
    絞り込む条件は、半角英数字で入力してください。
  • 会社コード、会社名、会社よみ、部課、住所、「文字列(1行)」項目、「文字列(複数行)」項目、「メニュー」項目、登録者、更新者
    絞り込む条件は、文字列または数字で入力してください。英数字は半角で入力します。大文字と小文字は絞り込み時には区別されません。
  • 登録日時、更新日時
    日時を選択してください。
演算子
選択できる演算子は、絞り込みに使用する項目によって異なります。
標準の項目とは、路線を除いた、会社コード、会社名、会社よみ、部課、郵便番号、住所、会社Tel、会社Fax、URLの項目のことを指します。
カスタマイズ可能な項目とは、ファイル項目を除いた、文字列(1行)、文字列(複数行)、メニュー、IP電話の項目のことを指します。
更新情報とは、登録者、登録日時、更新者、更新日時のことを指します。
絞り込みに使用する項目と演算子の位置を示した画像
演算子 標準の項目 カスタマイズ可能な項目 更新情報を示す項目
を含む 登録者と更新者の場合のみ選択できます。
を含まない 登録者と更新者の場合のみ選択できます。
と同じ
と異なる
以降     登録日時と更新日時の場合のみ選択できます。
以前     登録日時と更新日時の場合のみ選択できます。
より大きい(数値) 会社コードの場合のみ選択できます。  
以上(数値) 会社コードの場合のみ選択できます。  
より小さい(数値) 会社コードの場合のみ選択できます。  
以下(数値) 会社コードの場合のみ選択できます。  

絞込の表示順を変更する

絞込の表示順を変更します。
  1. アドレス帳をクリックします。
  2. 絞込を設定するブックを選択します。
    ブックを選択できる操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  3. 運用管理をクリックします。
  4. 「会社」セクションの絞り込みをクリックします。
  5. 手順2で選択したブックを選択し直す場合は、ブックを選択します。
  6. 順番変更するをクリックします。
  7. 順番を変更する項目を選択し、順番変更ボタンを使用して順番を変更します。
  8. 変更した順番を確認し、変更するをクリックします。

絞込を再利用する

既存の絞込を複製して、新しい絞込を作成します。
  1. アドレス帳をクリックします。
  2. 絞込を設定するブックを選択します。
    ブックを選択できる操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  3. 運用管理をクリックします。
  4. 「会社」セクションの絞り込みをクリックします。
  5. 手順2で選択したブックを選択し直す場合は、ブックを選択し、複製する絞込の再利用するをクリックします。
  6. 次のセクションで、必要な項目を設定します。
    • ブック名
      絞り込みを追加するブックを選択します。
    • 絞り込み名
    • 条件の組み合わせ方法
    • 項目の絞り込み条件
    • 絞り込みの利用を許可するユーザー
  7. 内容を確認して、追加するをクリックします。

絞込を変更する

絞込の設定内容を変更します。
  1. アドレス帳をクリックします。
  2. 絞込を設定するブックを選択します。
    ブックを選択できる操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  3. 運用管理をクリックします。
  4. 「会社」セクションの絞り込みをクリックします。
  5. 手順2で選択したブックを選択し直す場合は、ブックを選択し、変更する絞込の変更するをクリックします。
  6. 次のセクションで、必要な項目を設定します。
    • 絞り込み名
    • 条件の組み合わせ方法
    • 項目の絞り込み条件
    • 絞り込みの利用を許可するユーザー
  7. 内容を確認して、変更するをクリックします。

絞込を削除する

絞込を削除します。
  1. アドレス帳をクリックします。
  2. 絞込を設定するブックを選択します。
    ブックを選択できる操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  3. 運用管理をクリックします。
  4. 「会社」セクションの絞り込みをクリックします。
  5. 手順2で選択したブックを選択し直す場合は、ブックを選択し、削除する絞込の削除するをクリックします。
  6. 確認画面で、削除するをクリックします。