ブックと共有アドレス帳の特徴

アドレス帳は、目的別にアドレスデータをまとめた「ブック」から構成されます。
アドレス帳のイメージ図
  • アドレスデータ
    アドレスデータは、アドレス帳に登録されているデータです。
    「人(人名)」を主体に登録する方法と、「会社」を主体に登録する方法があります。それぞれ、サイボウズ Officeでは、人名データ、会社データと呼びます。
    人名データは、すでに登録されている会社データに、所属している人として紐付けることもできます。
  • 共有アドレス帳とは?
    サイボウズ Officeのすべてのユーザーが共有で使用するブックです。ブック名の変更や削除はできません。
    共有アドレス帳に対してアクセス権は設定できません。人名データに含まれる個人情報の公開・非公開の設定は、人名データの登録時や編集時に設定します。
  • ブックとは?
    アドレスデータを分類するグループです。必要に応じて、システム管理者が作成します。
    部署単位や業種ごとに作成するなど、目的に応じて作成できます。
    人名データに含まれる個人情報を公開したくない場合は、ブックにアクセス権を設定し、ブック内の全データを非公開にします。人名データ単位では、公開・非公開の設定はできません。
    ブックを示している画像
補足
  • サイボウズ Office 7以前のパッケージ版から、クラウド版に移行している場合、移行元製品のアドレスデータは、すべて共有アドレス帳に登録されています。