アドレス帳のひな型の設定

アドレスデータを登録するときの入力項目、および項目の設定方法を説明します。

ひな型のイメージ

アドレス帳のひな型には、情報を入力する「初期設定の項目」と「カスタマイズ可能な項目」を設定できます。
初期状態では、「初期設定の項目」のみ、ひな型として表示されます。
ひな型のイメージ図
  • 初期設定の項目
    • 標準の項目:
      アドレスデータの種類によって異なります。
      項目ごとに入力を必須にしたり、項目を使用できないようにしたりできます。
      人名データの標準の項目は、次のとおりです。
      • 名前
      • よみ
      • 役職
      • Tel
      • E-mail
      • 画像
      • メモ
      会社データの標準の項目は、次のとおりです。
      • 会社コード
      • 会社名
      • 会社よみ
      • 部課
      • 郵便番号
      • 住所
      • 路線
      • 会社Tel
      • 会社Fax
      • URL
    • 更新情報を示す項目:
      データの登録や更新に合わせて自動的に値が入力されます。詳細画面や変更画面で確認できます。
      更新情報を示す項目は、次のとおりです。
      • 登録者
      • 登録日時
      • 更新者
      • 更新日時
  • カスタマイズ可能な項目
    システム管理者が必要に応じて追加、または削除できる項目です。
    人名データと会社データで、異なる項目を設定できます。

人名の場合

人名の項目を設定します。

標準の項目を変更する

標準の項目とは、初期状態で設定されている項目です。
項目ごとに、項目を使用するかどうかや、入力を必須にするかどうかを変更できます。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのアドレス帳をクリックします。
  5. 人名の項目をクリックします。
  6. 「標準の項目」セクションで、変更する項目の変更するをクリックします。
  7. 項目に応じて、必要な項目を設定します。
    「名前」と「よみ」は設定を変更できる項目はありません。
    • 役職、Tel、メモ
      項目を使用するかどうか、および入力を必須にするかどうかを設定します。
    • E-mail
      入力を必須にするかどうかを設定します。
    • 画像
      項目を使用するかどうかを設定します。
  8. 設定内容を確認し、変更するをクリックします。
補足
  • 項目の使用を停止すると
    使用を停止した項目は、次のセクションに表示されません。
    • 人名の詳細画面での個人情報セクション
    • CSVファイルへの書き出し画面の項目一覧セクション
    また、項目の設定(人名)画面でグレー表示になります。

カスタマイズ可能な項目を追加する

カスタマイズ可能な項目とは、システム管理者が任意で追加できる項目です。
訪問履歴や担当業務など、必要な項目を人名の項目に追加できます。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのアドレス帳をクリックします。
  5. 人名の項目をクリックします。
  6. 「カスタマイズ可能な項目」セクションで、追加するをクリックします。
  7. 項目名を入力し、ドロッダウンリストから項目の入力タイプを選択します。
  8. 入力タイプの種類に応じて必要な項目を設定します。
    カスタマイズ可能な項目で、選択できる入力タイプの種類は、次のとおりです。
    • 文字列(1行)
      1列のテキスト入力欄を表示できます。
      文字列(1行)のイメージ画像
    • 文字列(複数行)
      複数行のテキスト入力欄を表示できます。
      文字列(複数行)のイメージ画像
    • メニュー
      ドロップダウンリストを表示できます。
      設定時に、ドロップダウンリストに表示するメニューを1行1項目で入力します。
      メニューのイメージ画像
    • IP電話
      1行のテキスト入力欄を表示できます。
      IP電話アプリケーションに必要な電話番号やIPアドレスなどを入力する項目です。
      IP電話のイメージ画像
    • ファイル
      ファイルを添付できます。
      ファイルのイメージ画像
  9. 入力を必須にする場合は、「必須項目である」のチェックボックスを選択します。
    必須項目の設定画像
  10. 設定内容を確認し、追加するをクリックします。
カスタマイズ可能な項目の表示順について
「カスタマイズ可能な項目」は、「標準の項目」の下に表示されます。「標準の項目」より上には表示できません。
カスタマイズ可能な項目の中で表示順を変更する場合は、項目の設定画面で、順番変更するをクリックします。

カスタマイズ可能な項目を変更する

カスタマイズ可能な項目の項目名と設定内容を変更します。項目の入力タイプは変更できません。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのアドレス帳をクリックします。
  5. 人名の項目をクリックします。
  6. 「カスタマイズ可能な項目」セクションで、変更したい項目の変更するをクリックします。
  7. 入力タイプの種類に応じて、必要な項目を変更し、変更するをクリックします。

カスタマイズ可能な項目を削除する

カスタマイズ可能な項目を削除します。
注意
  • カスタマイズ可能な項目を削除すると 、項目に登録されている内容も、アドレス帳から削除されます。
    削除したデータは元に戻せません。削除する前にCSVファイルに書き出してデータのバックアップを取ることを推奨します。
    詳細は、アドレスデータをCSVファイルに書き出す方法を参照してください。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのアドレス帳をクリックします。
  5. 人名の項目をクリックします。
  6. 「カスタマイズ可能な項目」セクションで、削除する項目の削除するをクリックします。
  7. 確認画面で、削除するをクリックします。

会社情報の場合

会社の項目を設定します。

標準の項目を変更する

標準の項目とは、初期状態で設定されている項目です。
項目ごとに、項目を使用するかどうかや、入力を必須にするかどうかを変更できます。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのアドレス帳をクリックします。
  5. 会社の項目をクリックします。
  6. 「標準の項目」セクションで、変更する項目の変更するをクリックします。
  7. 項目に応じて、必要な項目を設定します。
    「会社名」と「会社よみ」は設定を変更できる項目はありません。
    • 会社コード
      自動連番を設定するかどうか、および入力を必須にするかどうかを設定します。
      自動連番とは、会社データを登録した順に、システムが自動的に会社コードの番号を連番で設定する機能です。自動連番を有効にすると、「会社の登録」画面に「会社コード」の項目は表示されません。
      自動連番を有効にする場合は、「自動で連番を設定する」のチェックボックスを選択します。
      連番の桁数は、ドロップダウンリストから選択します。初期値は「5桁」です。
      手動で会社コードを設定する場合は、「自動で連番を設定する」のチェックボックスの選択を外します。
    • 部課、郵便番号、住所、会社Tel、会社Fax、URL
      項目を使用するかどうか、および入力を必須にするかどうかを設定します。
    • 路線
      項目を使用するかどうかを設定します。
  8. 設定内容を確認し、変更するをクリックします。
補足
  • 項目の使用を停止すると
    使用を停止した項目は、次のセクションに表示されません。
    • 会社の詳細画面の会社情報セクション
    • CSVファイルへの書き出し画面の項目一覧セクション
    また、項目の設定(会社)画面でグレー表示になります。

カスタマイズ可能な項目を追加する

カスタマイズ可能な項目とは、システム管理者が任意で追加できる項目です。
訪問履歴や創業年月日など、必要な項目を会社の項目に追加できます。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのアドレス帳をクリックします。
  5. 会社の項目をクリックします。
  6. 「カスタマイズ可能な項目」セクションで追加するをクリックします。
  7. 項目名を入力し、ドロッダウンリストから項目の入力タイプを選択します。
  8. 入力タイプの種類に応じて必要な項目を設定します。
    カスタマイズ可能な項目で、選択できる入力タイプの種類は、次のとおりです。
    • 文字列(1行)
      1列のテキスト入力欄を表示できます。
      文字列(1行)のイメージ画像
    • 文字列(複数行)
      複数行のテキスト入力欄を表示できます。
      文字列(複数行)のイメージ画像
    • メニュー
      ドロップダウンリストを表示できます。
      設定時に、ドロップダウンリストに表示するメニューを1行1項目で入力します。
      メニューのイメージ画像
    • IP電話
      1行のテキスト入力欄を表示できます。
      IP電話アプリケーションに必要な電話番号やIPアドレスなどを入力する項目です。
      IP電話のイメージ画像
    • ファイル
      ファイルを添付できます。
      ファイルのイメージ画像
  9. 入力を必須にする場合は、「必須項目である」のチェックボックスを選択します。
    必須項目の設定画像
  10. 設定内容を確認し、追加するをクリックします。
カスタマイズ可能な項目の表示順について
「カスタマイズ可能な項目」は、「標準の項目」の下に表示されます。「標準の項目」より上には表示できません。
カスタマイズ可能な項目の中で表示順を変更する場合は、項目の設定画面で、順番変更するをクリックします。

カスタマイズ可能な項目を変更する

カスタマイズ可能な項目の項目名と設定内容を変更します。項目の入力タイプは変更できません。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのアドレス帳をクリックします。
  5. 会社の項目をクリックします。
  6. 「カスタマイズ可能な項目」セクションで、変更する項目の変更するをクリックします。
  7. 入力タイプの種類に応じて、必要な項目を変更し、変更するをクリックします。

カスタマイズ可能な項目を削除する

カスタマイズ可能な項目を削除します。
注意
  • カスタマイズ可能な項目を削除すると 、項目に登録されている内容も、アドレス帳から削除されます。
    削除したデータは元に戻せません。削除する前にCSVファイルに書き出してデータのバックアップを取ることを推奨します。
    詳細は、アドレスデータをCSVファイルに書き出す方法を参照してください。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのアドレス帳をクリックします。
  5. 会社の項目をクリックします。
  6. 「カスタマイズ可能な項目」セクションで、削除する項目の削除するをクリックします。
  7. 項目の削除の確認画面で、削除するをクリックします。