アドレスデータの管理

アドレスデータは、各ブックの運用管理者が管理します。
運用管理者は、ブック内の絞込の設定やファイルを使ったアドレスデータの管理ができます。
詳細は、運用管理者を設定する方法を参照してください。

人名データの公開方法の初期値を設定する

「人名の登録」画面で表示される、「公開」か「非公開」かの初期値を設定します。
公開非公開のイメージ
実際に人名データを公開するかどうかは、各ユーザーがデータを登録する際に選択できます。
非公開に設定された人名データは、データを登録した本人のみ閲覧可能になり、ほかのユーザーからは閲覧できません。
補足
  • 公開方法の初期値は、共有アドレス帳に人名データを登録する際に表示されます。
    ほかのブックに人名データを登録する場合には表示されません。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのアドレス帳をクリックします。
  5. 一般設定をクリックします。
  6. 公開方法を選択し、設定するをクリックします。
    チェックボックスを選択すると、初期の状態で「非公開」が選ばれた状態になります。

ブック内のアドレスデータを一括削除する

ブック内のアドレスデータをまとめて削除します。
システム管理者と運用管理者では、一括削除できる対象が異なります。
注意
  • アドレスデータを一括削除すると、削除対象のブックに登録されたアドレスデータがすべて削除されます。削除されたデータは、元に戻せません。
    アドレスデータを一括削除する前に、CSVファイルに書き出してデータのバックアップを取ることを推奨します。
    詳細は、CSVファイルでアドレスデータを管理する方法を参照してください。
  • 共有アドレス帳のアドレスデータを一括削除する場合
    システム管理者や運用管理者は、公開されているアドレスデータのみ削除できます。非公開のアドレスデータは削除できません。
    非公開のアドレスデータは、データを登録したユーザーのみ削除可能です。
  • 削除対象のアドレスデータが多いときは、一度の操作で削除されず、処理を続けるかどうかを確認するメッセージが表示される場合があります。確認メッセージはすべてのアドレスデータが削除されるまで表示されます。削除するをクリックし、残りのアドレスデータを削除してください。

システム管理者の場合

システム管理者は、すべてのブックのデータを一括削除できます。
  1. ヘッダーの右側の歯車アイコンをクリックします。
  2. [サイボウズ Officeシステム設定]をクリックします。
    ヘッダーの画像
  3. [+]詳細設定を開くをクリックします。
  4. 「各アプリケーション」セクションのアドレス帳をクリックします。
  5. アドレスデータの一括削除をクリックします。
  6. ドロップダウンリストから、削除対象のブックを選択し、削除するをクリックします。
    (全ブック)を選択すると、共有アドレス帳を含む、すべてのブックのデータを一括で削除できます。
  7. 確認画面で、一括削除するをクリックします。

運用管理者の場合

運用管理者は、運用管理権限があるブックのアドレスデータをまとめて削除できます。
運用管理権限がないブック内のアドレスデータは削除できません。
  1. アドレス帳をクリックします。
  2. 運用管理をクリックします。
  3. 「アドレス帳」セクションのアドレスデータの一括削除をクリックします。
  4. ドロップダウンリストから、削除対象のブックを選択し、削除するをクリックします。
  5. 確認画面で、一括削除するをクリックします。

CSVファイルでアドレスデータを管理する

次のアドレスデータをCSVファイルから読み込んだり、CSVファイルに書き出したりします。
  • 人名データ
  • 会社データ

運用管理者は非公開の人名データにアクセスできません。
非公開の人名データをCSVファイルに書き出したり、CSVファイルから読み込んだりする場合は、データを登録したユーザーの個人設定で操作する必要があります。

CSVファイルから読み込む

CSVファイルからアドレスデータを読み込みます。
  1. 読み込み可能なレコード数の上限など、CSVファイルを読み込む際の注意点を確認します。
    詳細は、CSVファイル読み込み時の注意点を参照してください。 
  2. CSVファイルから読み込める項目を確認します。
    データの種類(人名データ、会社データ、非公開の人名データ)によって、CSVファイルで管理できる項目が異なります。
    CSVファイルで管理できる項目については、アドレス帳のCSVフォーマットを参照してください。
  3. 次のどちらかの方法で、アドレスデータをCSVファイルで準備します。
    • Excelなどを使って、CSVファイルを作成する。
      CSVファイルを準備する際には、CSVファイル作成時の注意点を確認してください。
    • サイボウズ Officeから書き出したCSVファイルを編集する。
      CSVファイルに書き出す方法を参照して、データをCSVファイルに書き出してください。
    アドレス帳のデータをCSVファイルから読み込む際の注意点については、よくあるご質問のCSVファイルからアドレスデータを読み込む際の注意点を教えてください。という記事を参照してください。
  4. 準備したファイルを「CSV(カンマ区切り)(*.csv)」形式で保存します。
  5. アドレス帳をクリックします。
  6. ブックを選択します。
    ブックを選択できる操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  7. 運用管理をクリックします。
  8. 「人名」または「会社」セクションのCSVファイルからの読み込みをクリックします。
  9. 手順6で選択したブックを選択し直す場合は、データの読み込み先のブックをドロップダウンリストから選択します。
  10. 手順4で保存したファイルを選択します。
  11. CSVファイルの文字コードをドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • 自動判定
      システムが、読み込むファイルの文字コードを自動的に判別します。
      文字コードの種類が不明な場合は、「自動判定」を選択します。
    • シフトJIS
    • UTF-8
    CSVファイルからの読み込み画面の画像
  12. 読み込むファイルと文字コードが設定されていることを確認し、次に、ファイルの中身を確認するをクリックします。
  13. 次の項目を設定します。
    • CSVファイルのデータとアドレス帳の項目との関連付け:
      CSVファイルのどの列のデータを、アドレス帳のどの項目に登録するのかを設定します。
    • CSVファイルの先頭行を項目名として無視するかどうか:
      ファイルの1行目に項目名を入力している場合は、「先頭行を項目名として無視する」を選択します。
  14. プレビューで、読み込むデータを確認し、読み込むをクリックします。
    プレビューには、ファイルの先頭から5行分のデータが表示されます。
    • エラー番号15110が発生した場合の対処:
      ほかのブックに、同じ会社コードが登録されています。読み込むCSVファイルを開いて、重複しない会社コードに変更するか、会社コード欄を空欄にして、再度読み込んでください。
      会社コードを自動連番にすると、会社コードが重複しません。
      詳細は、標準の項目を変更する方法を参照してください。

CSVファイルに書き出す

アドレスデータをCSVファイルに書き出します。バックアップデータとして保管できます。
補足
  • 次のデータは、CSVファイルに書き出されません。
    • 非公開に設定されている人名データ
      運用管理者は非公開の人名データにアクセスできません。非公開の人名データは、データを登録したユーザーの個人設定画面からCSVファイルに書き出します。
    • 入力タイプが「ファイル」の項目に添付したファイル
    • 使用を停止した項目
  1. CSVファイルに書き出せる項目を確認します。
    データの種類(人名データ、会社データ、非公開の人名データ)によって、CSVファイルで管理できる項目が異なります。
    CSVファイルで管理できる項目については、アドレス帳のCSVフォーマットを参照してください。
  2. アドレス帳をクリックします。
  3. ブックを選択します。
    ブックを選択できる操作リンクが赤枠で囲まれた画像
  4. 運用管理をクリックします。
  5. 「人名」または「会社」セクションのCSVファイルへの書き出しをクリックします。
  6. 手順3で選択したブックを選択し直す場合は、データを書き出すブックをドロップダウンリストから選択します。
  7. 画面右側の一覧から書き出す項目を選択し、追加をクリックします。
    削除する場合は、画面左側の書き出すリストから項目を選択し、削除をクリックします。
  8. CSVファイルの1行目に項目名を書き出す場合は、「先頭行に項目名を書き出す」のチェックボックスを選択します。
  9. CSVファイルの文字コードを、ドロップダウンリストから選択します。
    選択できる文字コードは、次のとおりです。
    • シフトJIS
    • UTF-8(BOMなし)
    • UTF-8(BOMあり)
    CSVファイルへの書き出し画面の画像
  10. 設定内容を確認し、次に、書き出す内容を確認するをクリックします。
  11. ファイルの中身をプレビューで確認し、書き出すをクリックします。
  12. Webブラウザーのファイル保存機能を使って、ファイルを保存します。