組織の変更や削除に伴う影響

cybozu.com共通管理で組織の変更や削除をすると、組織と紐付く次のアプリケーションのデータがあわせて更新されます。
  • 掲示板
  • ファイル管理
  • スケジュール
  • アドレス帳
  • カスタムアプリ
注意
  • 組織が削除されたタイミングで、組織と紐付くアクセス権が解除されるため注意が必要です。
    cybozu.com共通管理から削除された組織や、組織と紐付くアクセス権は元に戻せません。
    組織を操作する際は、次の注意事項と対応方法を確認してください。
組織を操作したあとは、新しい組織構成に合ったアクセス権やデータの保存先を、各アプリケーションで設定し直す必要があります。
  1. Step1
    組織の操作前データやアクセス権が影響を受けるアプリケーションで、次の対処をします。
    • 必要なデータを書き出す
    • データを別のフォルダやカテゴリに退避する
    • アクセス権の設定状況をメモする
    詳細は、アプリケーションで注意することを参照してください。
  2. Step2
    組織を操作します。
  3. Step3
    組織の操作後Step 1で確認したアプリケーションで、アクセス権やデータの保存先などを設定し直します。
組織と紐付くデータで注意することは、アプリケーションによって異なります。
掲示板
掲示板での注意点は、次のとおりです。
組織の変更時
  • 組織カテゴリのアクセス権が、新しい組織に合わせて変更される。
  • 組織カテゴリの名前や位置が変更される。
組織の削除時
  • 組織カテゴリのアクセス権が無効になる。
  • 組織カテゴリが削除される。
    組織カテゴリ内の掲示は削除されません。「未分類のデータ」として、最新一覧に表示されます。
組織を変更したり、削除したりしたあとは、アクセス権の設定を確認してください。
詳細は、掲示板のアクセス権を参照してください。
システム管理者は、組織カテゴリが削除され「未分類データ」となった掲示を、別のカテゴリへ移動できます。
詳細は、掲示を移動する方法を参照してください。
補足
  • 組織カテゴリとは、cybozu.com共通管理の組織と同じ名前で、自動的に作成されるカテゴリです。
    例:
    組織カテゴリのイメージ
ファイル管理
ファイル管理での注意点は、次のとおりです。
組織の変更時
  • 組織フォルダのアクセス権が、新しい組織に合わせて変更される。
  • 組織フォルダの名前や位置が変更される。
組織の削除時
  • 組織フォルダのアクセス権が無効になる。
  • 組織フォルダが削除される。
    組織フォルダ内のファイルは削除されません。(削除された組織名)フォルダに保存されます。
    ただし、(削除された組織名)フォルダ内のファイルデータが0件になると、(削除された組織名)フォルダは、自動で削除されます。
組織を変更したり、削除したりしたあとは、アクセス権の設定を確認してください。
詳細は、ファイル管理のアクセス権を参照してください。
必要に応じて、ファイルを移動させてください。
詳細は、ファイルの移動を参照してください。
補足
  • 組織フォルダとは、cybozu.com共通管理の組織と同じ名前で、自動的に作成されるフォルダです。
    例:
    組織フォルダのイメージ
スケジュール
スケジュール管理での注意点は、次のとおりです。
組織の変更時
  • 組織の予定のアクセス権が、新しい組織に合わせて変更される。
組織の削除時
  • 組織の予定のアクセス権が無効になる。
  • 組織の予定が削除される。
組織を変更したり、削除したりしたあとは、アクセス権の設定を確認してください。
詳細は、スケジュールのアクセス権を参照してください。
予定にコメントがある場合、次のどちらかの方法で対応します。
  • 必要なコメントをコピーして、予定のメモ欄に転記したあとに、CSVファイルに書き出す。
  • 予定のコメントが削除される旨をユーザーに周知した上で、CSVファイルに書き出す。
詳細は、CSVファイルに書き出す方法を参照してください。
補足
  • 組織の予定とは、cybozu.com共通管理の組織を元に表示される予定です。システム設定によっては表示されない場合があります。
    例:
    組織の予定のイメージ
    組織の予定を表示する設定は、予定の表示形式を設定する方法を参照してください。
アドレス帳
アドレス帳での注意点は、次のとおりです。
組織の変更時
  • 組織に紐付くアクセス権が、新しい組織に合わせて変更される。
組織の削除時
  • 組織に紐付くアクセス権が無効になる。
組織を変更したり、削除したりしたあとは、アクセス権の設定を確認してください。
詳細は、ブックのアクセス権を参照してください。
カスタムアプリ
カスタムアプリでの注意点は、次のとおりです。
組織の変更時
  • 組織に紐付く次の設定が、新しい組織に合わせて変更される。
    • アプリやフォルダの作成権限
    • アクセス権
    • 更新通知の設定
組織の削除時
  • 組織に紐付く次の設定が無効になる。
    • アプリやフォルダの作成権限
    • アクセス権
    • 更新通知の設定
組織を変更したり、削除したりしたあとは、作成権限、アクセス権、および更新通知の設定を確認してください。
詳細は、次のページを参照してください。
アプリやフォルダの作成制限
カスタムアプリのフォルダのアクセス権
カスタムアプリのアクセス権
アプリの更新通知の設定