申請フォームを作成する

ユーザーが申請に使用する、申請フォームを作成します。

Step 1 申請フォームを追加する

選択したカテゴリーに申請フォームを追加します。
申請フォーム名や申請フォームコードなどの申請フォーム情報を入力します。
操作手順:
  1. [各アプリケーションの管理] > [ワークフロー] > [申請フォームの一覧] の順にクリックします。
    Step1 申請フォームを追加する
  1. 申請フォームを追加するカテゴリーを選択し、 [申請フォームを追加する] をクリックします。
    「申請フォームの追加」画面
  1. 「申請フォームの追加」画面で、必要な項目を設定し、 [追加する] をクリックします。
    • 申請フォーム名:
      申請フォームの表示名を入力します。
    • 申請フォームコード:
      申請フォームを識別するための固有のコードです。
    • 説明:
      申請フォームの説明を入力します。申請フォームの説明は、ユーザーの「申請の作成(申請フォームの選択)」画面に示されます。
    • 申請データの自動書き出し:
      最終承認後、申請ごとに自動的にCSVファイルに書き出すかどうかを設定します。
      「自動的に書き出す」を選択し、次の項目を設定します。
      • 申請者のログイン名を書き出す:
        CSVファイルに申請者のログイン名を書き出すかどうかを設定します。
      • 先頭行に項目名を書き出す:
        CSVファイルの先頭行に項目名を書き出すかどうかを設定します。
      • 申請データを書き出すディレクトリ名:
        CSVファイルを保存するディレクトリーを指定します。
    「申請フォームの一覧」画面
  1. [各アプリケーションの管理] > [ワークフロー] > [「申請フォームの一覧」画面] に、追加した申請フォームが表示されていることを確認します。

Step 2 申請フォームに項目を追加する

Step 1で作成した申請フォームに、申請の内容を入力する項目を追加します。文字列、日付、数値などの項目を追加できます。
追加できる項目は、次のページを参照してください。
操作手順:
    「申請フォームの詳細」画面
  1. 「申請フォームの詳細」画面で、「申請フォームの項目一覧」の [項目を追加する] をクリックします。
    「項目の追加」画面
  1. 「項目の追加」画面で、申請フォームの項目の情報を入力し、 [追加する] をクリックします。
    • タイプ:
      項目のタイプを選択します。
    • 項目名:
      項目の表示名を入力します。
    • その他の項目
      項目のタイプに合わせて必要な項目を設定します。
Tip

申請フォームの項目一覧

次の設定画面を例に、申請フォームに追加できる項目を説明します。

項目タイプと項目の設定例:

項目タイプと項目の設定例:
番号 項目
タイプ
仕様 入力幅1 文字数2 入力制限3 初期値 説明4 必須5 書き出す6
前後の
文字7
右隣への配置8 アクセス権 経路分岐9
1 標題 初期設定の項目です。
削除と表示順の変更はできません。

初期値には次のどちらかを設定します。
  • 直接入力
  • ユーザー情報

「入力文字制限」で、入力する文字を全角または半角だけに制限できます。
× × ×
2 申請者 申請者のユーザー名が表示されます。
この項目は、項目一覧には表示されません。
× × × × × × × × × × ×
3

文字列
(1行)

改行できない入力欄です。

初期値には次のどちらかを設定します。
  • 直接入力
  • ユーザー情報

入力幅の文字数は目安です。実際の入力幅は、Webブラウザーや入力する文字によって異なります。
「入力文字制限」で、入力する文字を全角または半角だけに制限できます。
×
4 文字列
(複数行)
改行できる入力欄です。
入力欄の桁(幅)と行(高さ)を指定します。
入力幅の桁数は目安です。実際の入力幅は、Webブラウザーや入力する文字によって異なります。
× × ×
5 メニュー ドロップダウンリスト形式のメニューです。
選択肢や初期値などを設定します。
「メニュー項目」には、次のどちらかを設定します。
  • 直接入力:
    1行に1つ、項目を記入します。初期値を設定できます。
  • 所属する組織: 申請時に、ユーザー情報の所属組織が読み込まれます。初期値を設定できません。
× × × ×
6 ラジオ
ボタン
ラジオボタン形式のメニューです。
選択肢や初期値などを設定します。
1行に1つ、項目を記述します。
× × × ×
7 チェック
ボックス
チェックボックスで選択する項目や初期値などを設定します。
「初期値」を選択すると、ユーザー画面に、チェックボックスが選択された状態で表示されます。
× × × × ×
8 数値 数値のみの入力欄です。
最大値や最小値、小数点以下の桁数、マイナス値の表示方法などを設定します。
次の表示方法を選択できます。
  • 右寄せで表示
  • 桁区切りを表示
× × ×
9 自動計算 選択した方法で自動的に計算した値を設定します。
小数点以下の桁数やマイナス値の表示方法、計算方法などを設定します。
次のどちらかの計算方法を選択します。
  • 四則演算:
    指定された項目か定数を演算します。
  • 合計:
    この項目より上に表示されている項目の値を合計します。計算の対象に「数値」「自動計算」「路線ナビ連携」の運賃を使用できます。

次の表示方法を選択できます。
  • 右寄せで表示する
  • 桁区切りを表示する
  • 申請フォームに計算結果を表示しない
× × × × × ×
10 日付 日付を設定します。日付カレンダーで日付を選択します。

「初期値」は次の項目から選択します。
  • 入力時の現在日付にする:
    申請の提出日が設定されます。
  • 特定の日付
  • 指定しない:
    申請時に空欄が表示されます。
× × × ×
11 ファイル添付 申請にファイルを添付するための項目です。添付できるファイル数を設定します。

「イメージを本文と一緒に表示する」のチェックボックスを選択すると、本文と画像が表示されます。画像は指定した大きさ(ピクセル)に縮小されます。
× × × × ×
12 路線ナビ連携 路線ナビ連携サービスの路線検索の結果から、経路や運賃を取り込みます。次のいずれかの項目を選択します。
  • 経路/運賃
  • 経路
  • 運賃

運賃は「自動計算」で合計できます。
このサービスは日本語のみの提供です。日本国内の路線が表示されます。
× × × × × × ×

○:設定可能

×:設定不可

1:半角の文字数を入力します。

2:入力できる最大の文字数を入力します。全角と半角の区別はありません。

3:入力する文字、または入力値を制限します。

4:項目の説明を入力します。書式編集を使用できます。説明を別の画面で表示する場合は、「アイコンで表示する」のチェックボックスを選択します。

5:項目への入力を必須にするには、「必須項目にする」のチェックボックスを選択します。

6:承認された申請データを自動的にCSVファイルに書き出すとき、項目を書き出さない場合はチェックボックスの選択を外します。
初期設定ではすべての項目が自動的にCSVファイルに書き出されます。

7:項目の前後に文字列を配置できます。

8:「直前の項目につづけて、右隣に配置する」のチェックボックスを選択すると、1つ前の項目の右に配置されます。

9:経路分岐の条件に使用できます。

Tip
  • 「直前の項目につづけて右隣に配置する」を有効にし、複数の項目を1行に配置した場合、次の制限があります。
    • 「項目名」と「説明」は先頭(左端)の項目のみ表示されます。
    • ユーザーが誤った値を入力し、エラーが発生した場合、エラーメッセージには、エラー対象の項目ではなく先頭(左端)の項目名が表示されます。
  • 「路線ナビ連携」を使用するには、ネット連携サービスを有効にします。
  • 「項目の条件」の「書き出す項目にする」の選択を外していても、次の場合はすべての項目がCSVファイルに書き出されます。
    • 「申請データの管理」画面からCSVファイルへ書き出す操作を行った場合
    • コマンドラインで申請データを書き出した場合

Step 3 申請フォームの表示を確認する

申請フォームのタイトルと項目を、プレビュー画面で確認します。
ユーザーを選択し、選択したユーザーの画面ではどのように表示されるかを確認できます。
操作手順:
    「申請フォームの詳細」画面
  1. 「申請フォームの詳細」画面で、「申請フォームの項目一覧」の [申請フォームのプレビュー] をクリックします。
    「申請フォームのプレビュー(ユーザー一覧)」画面
  1. 「申請フォームのプレビュー(ユーザー一覧)」画面で、表示を確認するユーザーを選択します。
  1. 申請フォームのプレビュー画面で、申請フォーム名や項目が正しく設定されていることを確認します。
  1. 「申請フォームのプレビュー」画面の左下の [閉じる] をクリックして、プレビュー画面を閉じます。
    タブを閉じるかどうか確認するダイアログが表示された場合は、 [はい] をクリックします。
  1. [申請フォームの詳細へ] をクリックします。
Tip
  • 「申請フォームのプレビュー」画面で、 [経路を設定する] や [キャンセルする] などのボタンは使用できません。
  • 項目にアクセス権を設定していると、選択したユーザーによって表示される項目が異なります。

Step 4 申請経路を設定する

処理者に回覧または承認を依頼するための経路を設定します。
申請経路には、この申請フォームだけで使用する「専用経路」と、複数の申請フォームで使用できる「共有経路」の2種類があります。
「共有経路」はあらかじめ作成しておく必要があります。

専用経路を設定する

この申請フォームだけで使用する経路を作成し、設定します。
操作手順:
    「申請フォームの詳細」画面
  1. 「申請フォームの詳細」画面で、「経路情報」の [専用経路を設定する] をクリックします。
    「経路の設定」画面
  1. 「専用経路の設定」画面で、必要な項目を設定し、 [設定する] をクリックします。

共有経路を設定する

登録されている共有経路から目的の経路を選択し、申請フォームに適用します。
操作手順:
    「申請フォームの詳細」画面
  1. 「申請フォームの詳細」画面で、「経路情報」の [共有経路を設定する] をクリックします。
    <画像:workflow_create_form_12.gif>
  1. 共有経路を選択し、 [適用する] をクリックします。
  1. Step9に進みます。

Step 5 承認経路に経路ステップを追加する

専用経路の承認経路に経路ステップを追加します。
承認経路を設定せず、回覧経路だけを設定する場合は、Step7に進みます。
承認経路には、複数の経路ステップを追加できます。また、1つの経路ステップに複数の処理者を設定できます。
操作手順:
    「申請フォームの詳細」画面
  1. 「申請フォームの詳細」画面で、「承認経路」の [追加する] をクリックします。
    「経路ステップの追加」画面
  1. 「経路ステップの追加」画面で、必要な項目を設定し、 [追加する] をクリックします。

Step 6 承認経路の経路ステップに初期値を設定する

承認経路の経路ステップに、処理者の初期値を設定します。
ユーザーが申請を作成する際、ここで設定した処理者が初期値として表示されるため、処理者を選択する手間が省けます。
申請者による初期値の変更を禁止することもできます。
操作手順:
    Step6 承認経路の経路ステップに初期値を設定する
  1. 「申請フォームの詳細」画面で、初期値を設定する承認経路の経路ステップを選択します。
    「経路ステップの詳細」画面
  1. 「経路ステップの詳細」画面で、 [初期値を設定する] をクリックします。
    初期値に「(省略)」や申請者の上長を設定できます。「初期値の設定」画面で設定できる項目については、次のページを参照してください。
    「初期値の設定」画面
  1. 「初期値の設定」画面で、 [追加する] をクリックします。
    「初期値の追加」画面
  1. 「初期値の追加」画面で、初期値に設定する組織、ユーザー、またはロールを選択し、 [↓追加] をクリックします。
    組織を選択すると、申請時の申請フォームの経路ステップには、組織に所属するすべてのユーザーが表示されます。
    複数の組織、ユーザー、およびロールを設定できます。
    <画像:workflow_create_form_18.gif>
  1. [追加する] をクリックします。
  1. [経路ステップの詳細へ] > [申請フォームの詳細へ] の順にクリックします。

Step 7 回覧経路に経路ステップを追加する

専用経路の回覧経路に経路ステップを追加します。
承認経路を設定せず、回覧経路だけを設定する場合は、Step9に進みます。
承認経路には、複数の経路ステップを追加できます。また、1つの経路ステップに複数の処理者を設定できます。
操作手順:
    「申請フォームの詳細」画面
  1. 「申請フォームの詳細」画面で、「回覧経路」の [追加する] をクリックします。
    「経路ステップの追加」画面
  1. 「経路ステップの追加」画面で、必要な項目を設定し、 [追加する] をクリックします。

Step 8 回覧経路の経路ステップに初期値を設定する

回覧経路の経路ステップに、処理者の初期値を設定します。
ユーザーが申請を作成する際、ここで設定した処理者が初期値として表示されるため、処理者を選択する手間が省けます。
申請者による初期値の変更を禁止することもできます。
    Step8 回覧経路の経路ステップに初期値を設定する
  1. 「申請フォームの詳細」画面で、初期値を設定する回覧経路の経路ステップを選択します。
    「経路ステップの詳細」画面
  1. 「経路ステップの詳細」画面で、 [初期値を設定する] をクリックします。
    初期値に「(省略)」や申請者の上長を設定できます。「初期値の設定」画面で設定できる項目については、次のページを参照してください。
    「初期値の設定」画面
  1. 「初期値の設定」画面で、 [追加する] をクリックします。
    「初期値の追加」画面
  1. 「初期値の追加」画面で、初期値に設定する組織、ユーザー、またはロールを選択し、 [↓追加] をクリックします。
    組織を選択すると、申請時の申請フォームの経路ステップには、組織に所属するすべてのユーザーが表示されます。
    複数の組織、ユーザー、およびロールを設定できます。
    [追加する]画面
  1. [追加する] をクリックします。
  1. [経路ステップの詳細へ] > [経路ステップの詳細へ] の順にクリックします。

Step 9 申請経路をプレビューする

設定した申請経路をプレビューします。
ユーザーを選択し、選択したユーザーが申請するとどのような経路が設定されるかを確認できます。
操作手順:
    「申請フォームの詳細」画面
  1. 「申請フォームの詳細」画面で、「経路情報」の [経路のプレビュー] をクリックします。
    Step9 申請経路をプレビューする
  1. 「申請経路のプレビュー(ユーザー一覧)」画面で、表示を確認するユーザーを選択します。
    「申請経路のプレビュー」画面
  1. 「申請経路のプレビュー」画面で、申請経路を確認します。
    • 経路ステップに初期値を設定している場合は、各経路ステップの処理者に初期値のユーザーが表示されることを確認します。
    • 「申請経路のプレビュー」画面で、 [← 追加] や [キャンセルする] などのボタンは使用できません。
    • ユーザー選択のドロップダウンリストに、操作しているユーザーの優先する組織が表示されます。
  1. 「申請経路のプレビュー」画面の左下の [閉じる] をクリックして、プレビューを終了します。
    タブを閉じるかどうか確認するダイアログが表示された場合は、 [はい] をクリックします。
  1. [申請フォームの詳細へ] をクリックして、「申請フォームの詳細」画面に戻ります。

Step 10 申請フォームを有効にする

作成した申請フォームをユーザーが使用できるようにするために、申請フォームを有効にします。
申請経路が設定されていない申請フォームは、有効にできません。
操作手順:
    「申請フォームの詳細」画面
  1. 「申請フォームの詳細」画面で、「申請フォーム情報」の [有効にする] をクリックします。
  1. 確認画面で、 [はい] をクリックします。
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