ユーザーデータを削除する

cybozu.com共通管理でユーザーを削除すると、Garoonのユーザーも削除されます。削除されたユーザーが送受信したメールやメッセージなど、そのユーザーに関するGaroonのデータ(ユーザーデータ)も削除されます。削除されたユーザーやそのユーザーデータは復旧できません。
削除されたユーザーのユーザーデータは、Garoonで設定している削除時間に削除されます。即時に削除することもできます。

削除されたユーザーに関するデータの処理

削除されたユーザーに関するデータや、ユーザーが作成したデータは、次のように処理されます。
削除されるデータ
次のデータは、ユーザーデータの削除時間に削除されます。
  • メール、タイムカード、メモ、個人リンク集など、ユーザー個人に関するデータ
  • ほかのユーザーと共有していないデータ
    例:自分だけを宛先に設定しているメッセージ
  • 下書きの申請やレポートなど、公開されていないデータ
削除されないデータ
次のユーザーデータは削除の対象外です。
  • ほかのユーザーと共有しているデータ
    例:宛先にGaroonを使用中のユーザーを設定しているメッセージ、提出済みのワークフローなど
  • 公開、または公開先を指定している予定
  • 公開待ち、または公開された掲示
  • 共有アドレス帳に登録したアドレス
  • アップロードしたファイル
差出人や最終更新者の欄には、削除されたユーザーの名前の後ろに「(削除されたユーザー)」が表示されます。
ユーザー名の後ろに「(削除されたユーザー)」と表示された画像 Click to zoom this image
注意
  • ワークフローで、ユーザーが削除される前にそのユーザーの代理人が申請した申請は、ユーザー(委任者)が削除されたあとも、代理申請者が変更、取り消し、および削除できます。
削除されるまで閲覧可能なユーザーデータ
削除されたユーザーが作成した次のデータは、完全に削除されるまではシステム管理画面で閲覧できます。
  • 削除されたユーザーが、宛先に自分だけを設定しているメッセージ
  • 宛先に設定されているすべてのユーザーが削除されたメッセージ
  • メッセージに添付されているファイル
補足

ユーザーデータの削除時間を設定する

削除されたユーザーのユーザーデータを、自動的に削除する時間帯を設定します。
初期設定では、データを削除する時間帯は23時から翌日3時(UTC14:00からUTC18:00)に設定されています。

ユーザーデータの削除処理中はGaroonへの負荷が高くなり、業務に支障をきたす場合があります。
ユーザーデータを削除する時間帯は、次の時間帯を避けて設定することを推奨します。
  • ユーザーがGaroonを使用する時間帯
注意
  • ユーザーデータの削除時間の設定にかかわらず、cybozu.com共通管理で削除したユーザーとそのユーザーのデータは復旧できません。
  • ユーザーデータを削除する時間帯に、24時間以上の時間帯は設定できません。
  • 大量のデータを削除する場合、設定した時間帯を過ぎてから処理が完了する場合があります。
操作手順:
  1. [基本システムの管理] > [ユーザー] > [ユーザーデータの削除時間の設定]をクリックします。
  1. 「ユーザーデータの削除時間の設定」画面で、[変更する]をクリックします。
    「変更する」が赤枠で囲まれた画像 Click to zoom this image
  1. ユーザーデータを削除する時間帯を設定し、[変更する]をクリックします。
    「ユーザーデータの削除時間の設定」画面 Click to zoom this image
    「削除しない」のチェックボックスを選択すると、削除時間の設定が無効になります。ユーザーデータは削除されません。

ユーザーデータをすぐに削除する

選択したユーザーのユーザーデータを即時に削除します。
操作手順:
  1. [基本システムの管理] > [ユーザー] > [ユーザーデータの削除時間の設定]をクリックします。
  1. 「ユーザーデータの削除時間の設定」画面で、すぐにユーザーデータを削除するユーザーのチェックボックスを選択し、[削除する]をクリックします。
    「ユーザーデータの削除時間の設定」画面 Click to zoom this image
  1. 「ユーザーの一括削除」画面で、[はい]をクリックします。
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