ワークフロー

申請フォームのサンプルを利用したい

製品サイトのワークフロー サンプルフォームからXML形式のサンプルフォームをダウンロードできます。
サンプルフォームを読み込む手順は、XMLファイルから読み込む方法を参照してください。

申請の処理者に自動的に申請者の上長が設定できるようにしたい

申請フォームの経路の初期値に上長を設定しておきます。申請時に、申請者の上長を自動的に処理者に含めることができます。
詳細は、次のページを参照してください。

処理が必要な申請を受信した時に通知をメールで受信したい

次の2つの設定を行うと、通知をメールで受信できるようになります。

  • システムメールアカウント
    システム管理者が設定します。
    システムメールアカウントは、通知メールの差出人として使用されるメールアカウントです。
    詳細は、システムメールアカウントの設定を参照してください。
  • 通知を受け取るメールアドレス
    ユーザーが個人設定で設定します。
    詳細は、メール通知の設定を参照してください。

申請者によって自動的に承認経路を変えたい

ひとつのフォームを使って、申請者によって異なる経路の指定をすることはできません。
承認経路ごとに異なる申請フォームを作成し、承認経路を設定してください。

最終承認者が承認した申請の内容を変更したい

最終承認者が承認した申請は、変更できません。

申請者や処理者以外のユーザーも申請を閲覧できるようにしたい

申請データの公開設定をすると、申請者や処理者以外のユーザーも、最終承認者の処理が完了した申請を閲覧できます。
詳細は、申請データの公開設定を参照してください。

フォルダーを追加して申請を分類したい

任意のフォルダーを追加し、申請を分類することはできません。

退職したユーザーが処理者に設定されている未承認の申請を処理したい

次のいずれかの方法で対応します。

ユーザーが申請の処理者を変更する

システム管理者が、申請フォームの経路変更を許可している場合、申請経路の処理者を変更できるユーザーが、申請の処理者を変更できます。
詳細は、申請経路の変更を参照してください。

退職したユーザーの代理人が申請を処理する

システム管理者が退職したユーザーの代理人を設定し、代理人が申請を処理します。
詳細は、次のページを参照してください。
代理人の設定
申請の代理処理

システム管理者、または運用管理者が申請の処理者を変更する
操作手順:
  1. システム管理者、または運用管理者に経路の変更を許可します。

  2. システム管理者、または運用管理者が、処理者を変更します。

    • システム管理者の場合:
      システム管理者が処理者を変更する方法は、申請データの管理の経路ステップの変更を参照してください。
    • 運用管理者の場合:
      運用管理者が処理者を変更する方法は、[オプション]から操作します。
      詳細は、カテゴリーの運用管理権限の設定を参照してください。

申請フォームに入力した値によって承認経路を変更したい

「経路分岐」を設定すると、申請フォームに入力した値によって、承認経路を変更できます。

操作手順:
  1. 申請フォームに次の項目を設定します。

    • 項目名:上長承認
    • タイプ:ラジオボタン
    • ラジオ項目:必要/不要

  2. 手順1で設定した項目に経路分岐を設定します。

    上記の場合、設定した申請フォームの上長承認で「必要」を選択した場合にだけ、承認経路に上長が含まれるようになります。
    経路分岐の詳細は、経路分岐の設定を参照してください。

ワークフローの申請をスケジュールに自動登録したい

「スケジュールへの自動登録」を設定すると、承認された申請データの内容を、自動的にスケジュールに登録できます。
詳細は、スケジュールへの自動登録を参照してください。